Conformità sul Trasferimento internazionale dei dipendenti

Arletti & Partners assiste aziende italiane ed estere nella gestione delle trasferte e assegnazioni internazionali, supportando HR, mobility team e legal department nella valutazione degli aspetti giuslavoristici, fiscali, previdenziali e migratori connessi allo svolgimento dell’attività lavorativa in un Paese diverso da quello del datore di lavoro. 

L’assistenza è rivolta a società italiane con dipendenti che lavorano all’estero, società estere con dipendenti che operano dall’Italia e gruppi multinazionali che intendono trasferire il proprio personale a livello internazionale. 

Come viene gestito il servizio 

L’approccio dello Studio è operativo e personalizzato. Ogni caso viene analizzato singolarmente, considerando elementi quali: 

• Paesi coinvolti;  

• durata prevista della permanenza all’estero;  

• cittadinanza e residenza fiscale del lavoratore;  

• modalità di assegnazione e organizzazione del lavoro;  

• ruolo del dipendente e struttura aziendale del gruppo.  

L’obiettivo è fornire al cliente una valutazione chiara dei rischi e degli obblighi di compliance applicabili prima dell’avvio della trasferta o assegnazione internazionale, consentendo di determinare se il trasferimento possa essere autorizzato e a quali condizioni. 

Il processo di assistenza inizia generalmente con la compilazione di un questionario dedicato, utile a raccogliere tutte le informazioni rilevanti per l’analisi. Successivamente, il team effettua una valutazione integrata degli aspetti giuslavoristici, fiscali, previdenziali, migratori e di compliance internazionale. 

Al termine dell’analisi, il cliente riceve una sintesi operativa o memorandum contenente: 

• i principali rischi identificati;  

• gli obblighi di compliance applicabili;  

• raccomandazioni operative per la gestione conforme della trasferta o del trasferimento internazionale.  

Quando necessario, Arletti & Partners coordina anche il supporto di consulenti locali nei Paesi coinvolti e assiste il cliente nell’implementazione pratica degli adempimenti identificati. 

Principali aree di assistenza 

Diritto del lavoro 

Supportiamo aziende e lavoratori nella valutazione della legge applicabile al rapporto di lavoro e delle eventuali norme imperative del Paese ospitante. L’analisi può riguardare aspetti quali orario di lavoro, ferie, salute e sicurezza, condizioni minime di impiego e obblighi documentali. 

Supportiamo inoltre nella predisposizione di: 

• accordi individuali di trasferimento o relocation;  

• clausole contrattuali specifiche;  

• lettere di assegnazione;  

• accordi intercompany.  

Fiscalità internazionale 

Dal punto di vista fiscale, analizziamo la residenza fiscale del lavoratore, l’allocazione del reddito da lavoro e l’applicazione delle Convenzioni contro le doppie imposizioni. 

Per le aziende, l’assistenza include anche la valutazione del rischio di stabile organizzazione e la verifica di eventuali obblighi di payroll o ritenute fiscali nel Paese ospitante. 

Sicurezza sociale 

In materia previdenziale, Arletti & Partners valuta: 

• la legislazione di sicurezza sociale applicabile;  

• eventuali obblighi contributivi locali;  

• l’applicabilità di accordi bilaterali extra-UE;  

• la possibilità di ottenere certificati A1 o documentazione equivalente.  

Immigrazione 

Per gli aspetti migratori, valutiamo i requisiti di ingresso, soggiorno e autorizzazione al lavoro nel Paese in cui l’attività verrà svolta. 

L’assistenza può includere la verifica della necessità di: 

• visti;  

• permessi di lavoro;  

• registrazioni locali;  

• ulteriori autorizzazioni amministrative.  

Policy aziendali e compliance 

Oltre alla gestione dei singoli casi, Arletti & Partners supporta le aziende nello sviluppo di procedure interne per la gestione delle trasferte e assegnazioni internazionali. 

L’assistenza può includere la predisposizione di: 

• policy aziendali;  

• workflow autorizzativi;  

• checklist HR;  

• sistemi di monitoraggio delle giornate lavorate all’estero;  

• procedure di risk assessment multi-Paese.  

L’obiettivo è aiutare le aziende a gestire le richieste di trasferimento internazionale in modo strutturato, conforme e controllato. 

Attraverso un approccio multidisciplinare e una gestione operativa coordinata, Arletti & Partners supporta aziende e lavoratori nell’organizzazione dei trasferimenti internazionali, aiutandoli a prevenire rischi, garantire la compliance e gestire efficacemente le attività lavorative cross-border.