Conformità sulle strutture di assunzione all’estero

Arletti & Partners supporta aziende italiane ed estere nella gestione delle assunzioni internazionali e dell’attivazione del payroll a livello globale, con particolare riferimento a lavoratori che operano in un Paese diverso da quello del datore di lavoro o che svolgono attività cross-border.

L’instaurazione di un rapporto di lavoro internazionale può avvenire attraverso diverse strutture giuridiche e organizzative, tra cui assunzione diretta, distacco mediante lettera di assegnazione, contratti di appalto o accordi di fornitura di servizi. La scelta della soluzione più appropriata dipende dalla configurazione del rapporto, dalle parti coinvolte e dalla modalità effettiva di svolgimento dell’attività.

Approccio e metodologia operativa

Il nostro servizio si basa su un’analisi preliminare strutturata che include:

• profilazione del rapporto contrattuale di assunzione (home/host country approach a livello internazionale);
• identificazione e analisi delle parti contraenti (datore di lavoro formale, soggetto utilizzatore della prestazione, eventuale entità del gruppo coinvolta);
• valutazione della struttura operativa e organizzativa del progetto internazionale.

Questa fase consente di determinare la soluzione contrattuale più idonea e conforme, riducendo i rischi legali, fiscali e previdenziali.

Soluzioni giuslavoristiche applicabili

Sulla base delle specifiche del caso, possiamo supportare la strutturazione del rapporto di lavoro attraverso:

• lettera di assegnazione; 
• contratti di appalto;
• fornitura di servizi (service agreement);
• schemi di somministrazione o temporary agency (ove applicabili);
• assunzione diretta con attivazione del payroll locale nel Paese di destinazione.

Sicurezza sociale

In materia previdenziale, il servizio include la valutazione del regime di sicurezza sociale applicabile a livello internazionale, tenendo conto della struttura del rapporto di lavoro e delle modalità di svolgimento dell’attività all’estero.

L’analisi comprende, ove applicabile:

• individuazione della legislazione di sicurezza sociale competente;
• verifica degli obblighi contributivi nel Paese ospitante;
• applicazione delle normative internazionali e dei sistemi di coordinamento tra Stati, ove esistenti;
• gestione dei certificati di copertura previdenziale (ove previsti);
• analisi degli obblighi contributivi in assenza di accordi bilaterali o multilaterali.

Fiscalità e adempimenti continuativi

L’instaurazione di un rapporto di lavoro all’estero comporta inevitabilmente la gestione di adempimenti fiscali e contributivi ricorrenti, che possono includere, a seconda del caso:

• predisposizione e gestione delle buste paga locali o shadow payroll; 
• supporto agli adempimenti per il pagamento di imposte e contributi;
• assistenza nelle fasi di assunzione e cessazione del rapporto di lavoro;
• monitoraggio degli obblighi dichiarativi nel Paese ospitante;
• coordinamento degli adempimenti tra più giurisdizioni.

Immigrazione

Per gli aspetti migratori, viene effettuata la valutazione dei requisiti di ingresso, soggiorno e autorizzazione al lavoro nel Paese in cui l’attività verrà svolta, tenendo conto della tipologia di incarico, della durata e della struttura del rapporto di lavoro.

L’analisi consente di individuare in via preventiva gli adempimenti necessari per garantire la piena conformità dell’assegnazione internazionale.

L’assistenza può includere la verifica e gestione di:

• visti di ingresso e autorizzazioni di soggiorno, ove applicabili;
• permessi di lavoro e relative procedure di rilascio;
• registrazioni presso autorità locali competenti;
• ulteriori autorizzazioni amministrative richieste dal Paese ospitante.

Focus sul timesheet del lavoratore

La nostra analisi e il supporto operativo si basano anche sulla gestione dei timesheet dei dipendenti, strumento essenziale per:

• la corretta qualificazione del rapporto di lavoro e della sua effettiva modalità di svolgimento;
• la verifica della presenza fisica nei diversi Paesi;
• il monitoraggio degli obblighi fiscali e previdenziali applicabili;
• la gestione e mitigazione del rischio di stabile organizzazione.

Il nostro processo operativo

Il servizio si basa su un processo strutturato che consente di raccogliere le informazioni rilevanti, effettuare un’analisi multidisciplinare del caso e individuare la soluzione giuridica e operativa più idonea.

L’attività prende avvio attraverso la raccolta delle informazioni relative al lavoratore, al datore di lavoro e al progetto internazionale tramite i nostri canali dedicati. I dati raccolti vengono successivamente analizzati dai team specializzati in diritto del lavoro, fiscalità internazionale, sicurezza sociale e immigrazione.

Sulla base dell’analisi effettuata, predisponiamo una proposta di inquadramento e di servizi personalizzata, che viene illustrata nel corso di una call di approfondimento finalizzata a condividere le possibili soluzioni operative e i relativi adempimenti.

Obiettivo del servizio

L’obiettivo è garantire alle aziende una gestione strutturata, conforme e sostenibile dei rapporti di lavoro internazionali a livello globale, assicurando:

• corretta individuazione della struttura contrattuale più idonea;
• compliance giuslavoristica, fiscale e previdenziale;
• riduzione dei rischi di contestazioni multi-giurisdizionali;
• gestione operativa continuativa degli obblighi connessi alla mobilità internazionale.