Conformità sulle Trasferte internazionali nell’UE, SEE e Svizzera

Arletti & Partners assiste aziende italiane ed estere nella gestione delle trasferte e assegnazioni internazionali nell’UE, SEE e Svizzera, supportando HR, mobility team e legal department nella valutazione degli aspetti giuslavoristici, fiscali, previdenziali e migratori connessi allo svolgimento dell’attività lavorativa nell’UE, SEE e Svizzera, in un Paese diverso da quello del datore di lavoro.

L’assistenza è rivolta a società italiane con dipendenti che lavorano nell’UE, SEE e Svizzera, società estere con dipendenti che operano dall’Italia e gruppi multinazionali che intendono trasferire il proprio personale nell’UE, SEE e Svizzera.

Come viene gestito il servizio

L’approccio dello Studio è operativo e personalizzato. Ogni caso viene analizzato singolarmente, considerando elementi quali:

· Paesi coinvolti;
· durata prevista della permanenza nell’UE, SEE e Svizzera;
· cittadinanza e residenza fiscale del lavoratore;
· modalità di assegnazione e organizzazione del lavoro;
· ruolo del dipendente e struttura aziendale del gruppo.

L’obiettivo è fornire al cliente una valutazione chiara dei rischi e degli obblighi di compliance applicabili prima dell’avvio della trasferta o assegnazione nell’UE, SEE e Svizzera, consentendo di determinare se il trasferimento possa essere autorizzato e a quali condizioni.

Il processo di assistenza inizia generalmente con la compilazione di un questionario dedicato, utile a raccogliere tutte le informazioni rilevanti per l’analisi. Successivamente, il team effettua una valutazione integrata degli aspetti giuslavoristici, fiscali, previdenziali, migratori e di compliance internazionale.

Al termine dell’analisi, il cliente riceve una sintesi operativa o memorandum contenente:

· i principali rischi identificati;
· gli obblighi di compliance applicabili;
· raccomandazioni operative per la gestione conforme della trasferta o del trasferimento nell’UE, SEE e Svizzera.

Quando necessario, Arletti & Partners coordina anche il supporto di consulenti locali nei Paesi coinvolti e assiste il cliente nell’implementazione pratica degli adempimenti identificati.

Principali aree di assistenza

Diritto del lavoro

Supportiamo aziende e lavoratori nella valutazione della legge applicabile al rapporto di lavoro e delle eventuali norme imperative del Paese ospitante. L’analisi può riguardare aspetti quali orario di lavoro, ferie, salute e sicurezza, condizioni minime di impiego e obblighi documentali.

Supportiamo inoltre nella predisposizione di:

· accordi individuali di trasferimento o relocation;
· clausole contrattuali specifiche;
· lettere di assegnazione;
· accordi intercompany.

Fiscalità internazionale

Dal punto di vista fiscale, analizziamo la residenza fiscale del lavoratore, l’allocazione del reddito da lavoro e l’applicazione delle Convenzioni contro le doppie imposizioni.

Per le aziende, l’assistenza include anche la valutazione del rischio di stabile organizzazione e la verifica di eventuali obblighi di payroll o ritenute fiscali nel Paese ospitante.

Sicurezza sociale

In materia previdenziale, Arletti & Partners valuta:

· la legislazione di sicurezza sociale applicabile;
· eventuali obblighi contributivi locali;
· l’applicabilità di accordi bilaterali extra-UE;
· la possibilità di ottenere certificati A1 o documentazione equivalente.

Immigrazione

Per gli aspetti migratori, valutiamo i requisiti di ingresso, soggiorno e autorizzazione al lavoro nel Paese in cui l’attività verrà svolta.

L’assistenza può includere la verifica della necessità di:

· visti;
· permessi di lavoro;
· registrazioni locali;
· ulteriori autorizzazioni amministrative.

Policy aziendali e compliance

Oltre alla gestione dei singoli casi, Arletti & Partners supporta le aziende nello sviluppo di procedure interne per la gestione delle trasferte e assegnazioni nell’UE, SEE e Svizzera.

L’assistenza può includere la predisposizione di:

· policy aziendali;
· workflow autorizzativi;
· checklist HR;
· sistemi di monitoraggio delle giornate lavorate nell’UE, SEE e Svizzera;
· procedure di risk assessment multi-Paese.

L’obiettivo è aiutare le aziende a gestire le richieste di trasferimento nell’UE, SEE e Svizzera in modo strutturato, conforme e controllato.

Attraverso un approccio multidisciplinare e una gestione operativa coordinata, Arletti & Partners supporta aziende e lavoratori nell’organizzazione dei trasferimenti nell’UE, SEE e Svizzera, aiutandoli a prevenire rischi, garantire la compliance e gestire efficacemente le attività lavorative cross-border.