Embauches et gestion de la paie en Italie

Arletti & Partners accompagne les entreprises italiennes et étrangères dans la gestion des embauches internationales et la mise en place de la paie en Italie, en particulier pour les travailleurs opérant dans un pays différent de celui de leur employeur ou exerçant des activités transfrontalières. 

Structures juridiques et organisationnelles 

L’établissement d’une relation de travail internationale peut se faire par le biais de différentes structures juridiques et organisationnelles, telles que : 

• l’embauche directe, 

• le détachement via une lettre d’affectation, 

• les contrats de sous-traitance ou les accords de prestation de services. 

Le choix de la solution la plus adaptée dépend de la configuration de la relation, des parties impliquées et de la manière dont l’activité est effectivement exercée. 

Approche et méthodologie opérationnelle 

Notre service repose sur une analyse préliminaire structurée, incluant:

• le profilage de la relation contractuelle d’embauche (analysant le pays du quartier général de l’entreprise v. le pays de résidence de l’employé) ; 

• l’identification et l’analyse des parties contractantes (employé, employeur formel, entité utilisatrice de la prestation, éventuelle autre entité) ; 

• l’évaluation de la structure opérationnelle et organisationnelle du projet international. 

Cette phase permet de déterminer la solution contractuelle la plus adaptée et conforme, tout en réduisant les risques juridiques, fiscaux et sociaux. 

Solutions en droit du travail applicable 

En fonction des spécificités du cas, nous pouvons accompagner la structuration de la relation de travail via : 

• une lettre d’affectation (détachement / assignment letter)  ; 

• des contrats de sous-traitance ou de prestation de services (procurement/service agreement) ; 

• des schémas de mise à disposition ou d’intérim (lorsqu’applicables) ; 

• une embauche directe avec activation de la paie locale. 

Sécurité sociale 

En matière de protection sociale, notre service inclut l’évaluation du régime applicable, en tenant compte de la structure de la relation de travail et des modalités d’exercice de l’activité à l’étranger. L’analyse couvre, le cas échéant : 

• l’identification de la législation de sécurité sociale compétente ; 

• la vérification des obligations cotisatives dans le pays d’accueil ; 

• l’application des règlements UE (Règlement 883/2004) en cas de mobilité intra-UE et la gestion des certificats de couverture (ex. : formulaire A1) ; 

• l’application des accords bilatéraux de sécurité sociale pour les relations hors UE ; 

• l’analyse des obligations cotisatives en l’absence d’accords internationaux. 

Fiscalité et obligations continues 

L’établissement d’une relation de travail à l’étranger implique inévitablement la gestion d’obligations fiscales et sociales récurrentes, qui peuvent inclure, selon le cas : 

• la préparation et la gestion des bulletins de paie locaux ou shadow payroll ; 

• l’accompagnement pour le paiement des impôts et des cotisations sociales ; 

• l’assistance lors des phases d’embauche et de fin de contrat ; 

• le suivi des obligations déclaratives dans le pays d’accueil ; 

• la coordination pour conformer à multiples obligations entre plusieurs juridictions. 

Immigration 

Pour les aspects migratoires, nous évaluons les exigences d’entrée, de séjour et d’autorisation de travail dans les pays où l’activité sera exercée, en tenant compte du type de mission, de sa durée et de la structure de la relation du travail.

L’analyse permet d’identifier à l’avance les démarches nécessaires pour garantir la pleine conformité de l’affectation internationale. Notre assistance peut inclure : 

• la vérification et la gestion des visas d’entrée et des autorisations de séjour ; 

• les permits de travail et les procédures associées ; 

• les enregistrements auprès des autorités locales compétentes ; 

• les autorisations administratives supplémentaires requises par le pays d’accueil. 

Focus sur les feuilles de temps (timesheet) 

Notre analyse et notre soutien opérationnel s’appuient également sur la gestion des feuilles de temps des employés, outil essentiel pour:

• la qualification correcte de la relation de travail et de son mode d’exécution ; 

• la vérification de la présence physique de l’employé dans les différents pays ; 

• le suivi des obligations fiscales et sociales applicables ; 

• la gestion et la réduction du risque de stable establishment (établissement stable).

Notre processus opérationnel 

Notre service repose sur un processus structuré permettant de:

1. Collecter les informations pertinentes (sur le travailleur, l’employeur et le projet international) via nos canaux dédiés. 

1. Analyser le cas de manière pluridisciplinaire (droit du travail, fiscalité internationale, sécurité sociale, immigration). 

1. Proposer un cadre juridique et opérationnel personnalisé, présenté lors d’un appel d’approfondissement pour partager les solutions opérationnelles possibles et les obligations associées. 

 Objectif du service 

Notre objectif est de garantir aux entreprises une gestion structurée, conforme et durable des relations de travail internationales, en assurant : 

• l’identification correcte de la structure contractuelle la plus adaptée ; 

• la conformité en matière de droit du travail, de fiscalité et de protection sociale ; 

• la réduction des risques de contestations multi-juridictionnelles ; 

• la gestion opérationnelle continue des obligations liées à la mobilité internationale.

Nous pouvons vous accompagner dans : 

• Le recrutement international et la mise en place de la paie en Italie.  

• La conformité liée à l’emploi transfrontalier et à la mobilité internationale.  

• Les analyses en droit du travail, fiscalité, sécurité sociale et immigration.  

• La gestion de la paie, des obligations déclaratives et de la conformité continue.  

• La structuration des missions internationales et des relations de travail.  

• La réduction des risques juridiques, fiscaux et sociaux.