Vai al contenuto Questa sezione è dedicata al sistema di legalizzazione dei documenti in Italia, come funziona, quali sono i tipi disponibili ed i corpi di giurisdizione che la regolano.
Legalizzazione dei documenti in Italia: quali tipi?
La legalizzazione dei documenti in Italia riguarda generalmente i seguenti casi:
- Atti e documenti emessi dalle autorità italiane affinché siano legalmente validi all’estero (ad esempio Certificati di Nascita, Matrimonio, Patente di Guida, Certificati Penali ecc.)
Tipologie di legalizzazione: Come legalizzare un documento per l’estero
A seconda del Paese di destinazione, il documento può richiedere una specifica procedura di legalizzazione. La procedura applicabile dipende dal Paese di destinazione, dal tipo di documento e dall’eventuale applicazione della Convenzione Apostille, del Regolamento UE 2016/1191 o di accordi specifici.
In generale, le principali procedure sono:
- Consolare;
- Apostille;
- Altra legalizzazione legata ad accordo speciale tra l’Italia ed il paese di destinazione.
Il team A&P vi supporterà nel processo di legalizzazione di documenti italiani.
Quando i documenti necessitano di legalizzazione
La legalizzazione dei documenti in Italia può essere richiesta da:
- Cittadini italiani o stranieri che devono convalidare un documento in Italia per utilizzo all’estero.
Se invece hai bisogno di legalizzare un documento straniero per l’Italia, dai un’occhiata alla nostra guida dedicata.
Autorità competenti: dove legalizzare un documento per l’estero
La competenza per la legalizzazione o l’Apostille di un documento emesso in Italia dipende dalla tipologia di atto e dall’autorità che lo ha formato o sottoscritto.
In generale, la Prefettura è competente per gli atti amministrativi e per i documenti firmati da autorità italiane non giudiziarie. Rientrano solitamente in questa categoria, ad esempio, certificati anagrafici, certificati di stato civile, titoli di studio e altri documenti rilasciati da enti pubblici o amministrazioni italiane.
La Procura della Repubblica è invece competente per gli atti notarili, gli atti giudiziari e i documenti sottoscritti da notai, cancellieri o funzionari giudiziari.
A seconda del Paese di destinazione e degli accordi applicabili, il documento può richiedere una delle seguenti procedure:
- Legalizzazione consolare: Quando il Paese di destinazione richiede la legalizzazione consolare, il documento deve essere prima legalizzato dall’autorità italiana competente, come Prefettura o Procura della Repubblica, a seconda del tipo di atto. Successivamente, il documento può dover essere presentato alla rappresentanza diplomatica o consolare del Paese di destinazione per la legalizzazione finale.
- Apostille: Quando il documento deve essere utilizzato in un Paese aderente alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, può essere richiesta l’Apostille. L’Apostille viene rilasciata dall’autorità italiana competente, come Prefettura o Procura della Repubblica, a seconda della tipologia di atto.
- Altra legalizzazione o esenzione: In alcuni casi, la legalizzazione o l’Apostille possono non essere richieste, oppure possono essere sostituite da procedure semplificate previste da accordi internazionali, accordi bilaterali, normativa UE o modelli plurilingue. È quindi necessario verificare i requisiti applicabili in base al Paese di destinazione, al tipo di documento e all’eventuale accordo o normativa applicabile.
Traduzione di Documenti Ufficiali
Quando un documento italiano deve essere utilizzato all’estero, può essere necessario tradurlo nella lingua richiesta dall’autorità estera di destinazione. A seconda del caso, la traduzione può dover essere giurata o asseverata in Italia e, successivamente, legalizzata o apostillata dall’autorità italiana competente.
La legalizzazione o l’Apostille della traduzione certifica la firma o la qualifica del soggetto che ha formato l’atto o reso la dichiarazione, ma non garantisce automaticamente l’accettazione del documento da parte dell’autorità estera. Prima di procedere, è quindi necessario verificare i requisiti richiesti dal Paese di destinazione e dall’ente estero presso cui il documento sarà presentato.