I documenti rilasciati o da convalidare nei Paesi che fanno parte della Convenzione dell’Aia (firmata il 5 ottobre 1961) devono essere legalizzati tramite apostille.
Cos’è l’Apostille
L’Apostille è un timbro speciale, che certifica l’efficacia giuridica del documento e del Funzionario che vi ha apposto la propria firma (certificati, copie, ecc.). È riconosciuto in tutti gli Stati che hanno firmato la Convenzione dell’Aia.
Dal 2006 è possibile supportare l’emissione e la verifica elettronica delle Apostille in tutto il mondo attraverso il Programma elettronico Apostille (e-APP).
Scopri l’elenco completo dei registri elettronici operativi.
Scopri la Tabella di Implementazione dell’e-APP, che individua le Autorità Competenti che hanno implementato una o entrambe le componenti dell’e-APP.
Quali documenti possono essere apostillati
Questo tipo di legalizzazione è richiesto per diversi tipi di processi come:
- Permessi di lavoro all’estero e, in generale, processi di immigrazione;
- Costituzioni di società in altri paesi;
- Ammissioni a istituti di istruzione all’estero;
- Registrazioni locali e/o atti civili come il matrimonio.
I timbri Apostille possono essere apposti su documenti originali come:
- Documenti rilasciati da istituzioni educative, come: certificati di laurea, diplomi, trascrizioni di diplomi e altri;
- Certificati emessi da istituzioni archivistiche;
- Certificati di stato di salute;
- Certificati emessi dai Ministeri degli Affari Interni, nonché altri documenti ufficiali;
- Documenti emessi da organi giudiziari e tribunali, nonché documenti emessi da notai;
- Certificati rilasciati dagli uffici di stato civile (nascita, morte, matrimonio, certificati di divorzio, documenti di costituzione di persone giuridiche).
Stati che hanno firmato la Convenzione dell’Aia
Tra gli stati che hanno firmato la Convenzione dell’Aia ci sono:
- Tutti gli stati dell’UE;
- Altri paesi tra cui: Albania, Arabia Saudita, Argentina, Australia, Azerbaigian, Bielorussia, Bosnia-Erzegovina, Cina, Colombia, Costa Rica, Croazia, Repubblica Dominicana, Ecuador, FYR di Macedonia, Georgia, Honduras, Hong Kong, Islanda, India, Israele, Giappone, Liechtenstein, Messico, Monaco, Mongolia, Montenegro, Nuova Zelanda, Nicaragua, Norvegia, Oman, Panama, Paraguay, Perù, Repubblica di Moldavia, Federazione Russa, San Marino, Serbia, Sud Africa, Corea del Sud, Svizzera, Turchia, Ucraina, Regno Unito, Uruguay, USA, Venezuela.
Grazie all’accordo, non è necessario che i documenti rilasciati dai suddetti paesi e che devono essere presentati ad un altro paese firmatario della convenzione, siano legalizzati presso le Rappresentanze Diplomatiche o Consolari, accelerando e semplificando così il processo di legalizzazione.
Ecco l’elenco completo di tutti i paesi che hanno firmato la Convenzione dell’Aia, nonché i dettagli sulle autorità competenti designate, i loro dati di contatto e altre informazioni pratiche.
Per conoscere le altre esenzioni previste per la legalizzazione, dai un’occhiata al nostro articolo in merito.
Organi giurisdizionali: Come si richiede l’Apostille
Ogni paese ha un ufficio dedicato per gestire la procedura di legalizzazione. In Italia, il responsabile della legalizzazione dei documenti è il Ministero degli Affari Esteri.
A seconda dell’ufficio che ha emesso un documento specifico, il Ministero delega alla Procura della Repubblica presso i Tribunali e le Prefetture nel processo di legalizzazione. L’Ufficio del Pubblico Ministero presso i Tribunali è responsabile della legalizzazione degli atti firmati dai Notai o dai Funzionari dell’Ufficio del Cancelliere.
Le Prefetture, invece, sono responsabili della legalizzazione dei documenti sottoscritti da altre Autorità italiane, come i Funzionari dell’Ufficio Anagrafe o gli istituti scolastici.
Qual è la differenza tra Apostille e Legalizzazione Standard?
Se il paese in cui si presentano i documenti non fa parte della Convenzione dell’Aia, è necessario svolgere il processo di legalizzazione standard. In questo caso, il processo è più lungo in quanto richiede sia una verifica preliminare da parte del Ministero degli Affari Esteri e dei suoi uffici delegati sia un’ulteriore verifica da parte delle Rappresentanze Diplomatiche o Consolari del paese in cui i documenti devono essere utilizzati.
Se il paese in cui si presentano i documenti non fa parte della Convenzione dell’Aia, è necessario svolgere il processo di legalizzazione standard.
Arletti & Partners può supportarti nell’ottenimento di un’Apostille o di un timbro di legalizzazione standard sui tuoi documenti e/o nella richiesta di nuovi documenti se richiesto.
Per sapere di più sulla legalizzazione e apostille di documenti italiani per l’estero, leggi la nostra guida dedicata.
Se invece vuoi conoscere come legalizzare o apostillare un documento estero per l’Italia, dai un’occhiata alla nostra guida.