Rimborso IVA estera: come recuperare l’IVA pagata all’estero

Se hai sostenuto dei pagamenti all’estero e ti chiedi se sia possibile recuperare l’iva sostenuta, sappi che in qualità di soggetto passivo puoi richiedere il rimborso dell’iva estera direttamente all’Agenzia delle Entrate.

La procedura di rimborso iva pagata all’estero è infatti messa a disposizione dall’Agenzia e può essere compilata direttamente online.

Di seguito, analizziamo quindi come funziona la richiesta di rimborso IVA estera da parte di un soggetto passivo.

Come funziona l’IVA tra Paesi europei?

Il trattamento IVA delle operazioni intracomunitarie relative alle prestazioni di servizi è disciplinato dall’art. 7-ter del Dpr 633/72. In esso si stabilisce che, per quanto riguarda le operazioni tra soggetti economici B2B, le prestazioni di servizi sono imponibili nel Paese del committente. Tale imponibilità viene applicata attraverso il meccanismo del reverse charge (inversione contabile). 

Esistono però deroghe a tale principio generale di territorialità: in particolare l’art. 7-quater del medesimo Decreto contiene diverse disposizioni che prevedono, per alcune tipologie di operazioni, l’imponibilità nel territorio dello Stato del prestatore. 

In quali casi si applica l’IVA nello Stato estero?

Tali operazioni sono quelle relative a: 

• Prestazioni di servizi relativi a beni immobili, comprese le perizie, le prestazioni di agenzia, la fornitura di alloggio nel settore alberghiero o in settori con funzioni analoghe;
• Prestazioni di trasporto di passeggeri, in proporzione alla distanza percorsa nel territorio dello Stato; 
• Prestazioni di servizi di ristorazione e di catering diverse da quelle di cui alla successiva lettera d), quando sono materialmente eseguite nel territorio dello Stato; 
• Prestazioni di ristorazione e di catering materialmente rese a bordo di una nave, di un aereo o di un treno nel corso della parte di un trasporto di passeggeri effettuata all’interno della Comunità, se il luogo di partenza del trasporto è situato nel territorio dello Stato; 
• Prestazioni di servizi di locazione, anche finanziaria, noleggio e simili, a breve termine, di mezzi di trasporto quando gli stessi sono messi a disposizione del destinatario nel territorio dello Stato e sempre che siano utilizzate all’interno del territorio della Comunità.

In questi casi il committente si vedrà applicare l’IVA in fattura da parte del Paese estero europeo. Tale imposta, ricorrendone i requisiti e le condizioni, potrà essere richiesta a rimborso. 

Come richiedere il rimborso dell’IVA pagata all’estero?

A decorrere dal 1 gennaio 2010, un soggetto passivo italiano ha la possibilità di richiedere a rimborso l’IVA pagata in un Paese UE diverso da quello di residenza.

Le modalità con cui recuperare l’imposta versata nel Paese estero sono disciplinate dall’art 38-bis1 del D.P.R. 633/72.

La richiesta di rimborso IVA estera avviene esclusivamente in via telematica, tramite il caricamento e l’invio di una istanza sul portale messo a disposizione dall’ Agenzia delle Entrate italiana. 

Agenzia delle Entrate e richiesta di rimborso IVA UE: come funziona

Di seguito vengono sintetizzati i passaggi su come recuperare l’IVA pagata all’estero. 

Step 1

Il soggetto passivo italiano effettua un acquisto di beni o servizi da un altro Paese membro dell’Unione europea e assolve l’IVA applicata su tale operazione. 

Step 2

Il soggetto passivo italiano, tramite un intermediario abilitato (commercialista), presenta istanza di rimborso all’Agenzia delle Entrate italiana. L’istanza va presentata in modalità telematica entro il 30 settembre dell’anno successivo al periodo d’imposta nel quale è stata pagata l’IVA. 

Step 3

Entro 5 giorni l’Agenzia delle Entrate rilascia: 

• La ricevuta con il numero di protocollo assegnato alla richiesta;
• La ricevuta che attesta la ricezione dell’istanza da parte dello Stato membro a cui si richiede il rimborso.

Step 4

L’Agenzia delle Entrate effettua alcuni controlli preliminari sull’istanza presentata. 

Entro 15 giorni dall’invio dell’istanza, a seguito dei controlli effettuati, l’Agenzia delle Entrate italiana: 

• Se l’istanza è corretta, inoltra la richiesta al Paese UE del rimborso;  
• Se l’istanza presenta errori o cause ostative, non inoltra la richiesta di rimborso al Paese UE. Emette un provvedimento di rifiuto che arriva in via telematica al contribuente che ha presentato l’istanza. 

Step 5

La richiesta di rimborso IVA estera arriva al Paese UE che, entro 4 mesi, valuta la richiesta e: 

• Può richiedere documenti ad integrazione dell’istanza prima di erogare il rimborso;
• Erogare il rimborso sul conto corrente indicato nell’istanza.

Rimborso IVA: quali informazioni deve contenere l’istanza

L’istanza viene presentata in via telematica tramite il portale messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.  

I dati che occorre avere disponibili al momento dell’accesso al portale e che saranno da inserire nell’istanza sono i seguenti: 

• Partita IVA dell’intestatario della richiesta;
• Denominazione, dati anagrafici e recapiti telefonici e di posta elettronica del richiedente;
• Codice fiscale o identificativo IVA del rappresentante legale (oltre ai dati anagrafici e i recapiti telefonici);
• Periodo di riferimento a cui si riferisce la richiesta di rimborso (indicare data di inizio e fine periodo); 
• Paese al quale si intende richiedere il rimborso;
• Importo in Euro del rimborso (per alcuni Stati occorre indicare l’importa in valuta);
• Dati del conto bancario (IBAN e intestatario del conto) sul quale si desidera ricevere l’accredito dell’importo chiesto a rimborso;  
• Codice dell’attività economica del richiedente per la quale i beni o i servizi sono acquisiti;
• Fattura/e oggetto della richiesta di rimborso. 

Le informazioni che devono essere indicate nella richiesta di rimborso possono variare a seconda del Paese a cui viene inviata l’istanza. Tali preferenze, suddivise per Paese, sono riassunte nell’apposita tabella proposta sul sito dell’ Agenzia delle Entrate.

Un esempio di preferenza espresso dal singolo Stato può essere quello di richiedere di allegare le fatture sopra un certo ammontare: 

• 1.000 euro nel caso generico di acquisti di beni/servizi;
• 250 euro nel caso di acquisto di carburante.

Rimborso IVA: quali dati deve contenere la fattura oggetto di rimborso

Di ogni fattura in cui è esposta l’IVA che si intende richiedere a rimborso occorre inserire i seguenti dati obbligatori: 

1. Tipo della fattura (è richiesta solo la selezione in caso di fattura semplificata);
2. Data e numero di riferimento della fattura;  
3. Dati del fornitore (denominazione, indirizzo sede, paese, identificativo IVA);
4. Solo nel caso in cui il Paese UE del rimborso è Germania indicare il Tax Reference Number (se indicato in fattura in luogo dell’identificativo IVA) e il Paese che ha rilasciato il Tax Reference Number (Germania); 
5. La natura dei beni e servizi acquisiti. Occorre selezionare uno dei codici proposti dal portale dell’Agenzia delle Entrate (codici dal numero 1 al numero 10, con la specifica di un sub-codice, richiesto a seconda dello Stato al quale si sta richiedendo il rimborso);
6. Imponibile e IVA espressi nella valuta dello Stato membro di rimborso; 
7. Importo deducibile dell’IVA, espresso nella valuta dello Stato membro di rimborso; 

Inoltre, è necessario che le fatture relative alle spese sostenute per le quali si vuole recuperare l’IVA assolta siano registrate correttamente.

In caso di spese sostenute per trasferte di dipendenti all’estero, la fattura deve essere intestata all’azienda. Deve inoltre riportare il nome dell’eventuale dipendente che ha usufruito del relativo servizio. I documenti che non rispettano tali requisiti potrebbero non venire accettati dalle autorità nazionali estere e andranno esaminati caso per caso.  

Quali sono le categorie di beni/servizi acquistati che danno diritto al rimborso IVA estera

In relazione a ciascuna fattura oggetto di rimborso, l’istanza prevede l’inserimento della categoria di beni/servizi per i quali si sta richiedendo il rimborso. 

Le categorie sono classificate nel modo seguente sul portale dell’Agenzia delle Entrate: 

• Codice 1: carburanti; 
• Codice 2: locazione di mezzi di trasporto;
• Codice 3: spese relative a mezzi di trasporto, a eccezione dei beni e dei servizi di cui ai codici 1 e 2;
• Codice 4: pedaggi stradali e oneri per l’uso della strada;
• Codice 5: spese di viaggio quali spese di taxi, spese per l’utilizzazione di mezzi di trasporto pubblici;
• Codice 6: alloggio; 
• Codice 7: alimenti, bevande e servizi di ristorazione; 
• Codice 8: ingresso a fiere ed esposizioni; 
• Codice 9: spese suntuarie, di divertimento e di rappresentanza;
• Codice 10: altro.

Per completezza si riporta la tabella dell’Agenzia delle Entrate contenente le macrocategorie di beni e anche gli eventuali sub-codici con l’indicazione dei Paesi che li richiedono. 

Chi ha diritto al rimborso dell’IVA pagata all’estero?

Secondo quanto previsto dalla Direttiva 2008/9 CE: 

i soggetti passivi stabiliti nel territorio dello Stato che hanno assolto l’IVA in un altro Stato membro, in relazione a beni e servizi ivi acquistati o importati, possono chiederne il rimborso a detto Stato membro presentando un’istanza all’Agenzia delle Entrate da presentare per ciascun periodo di imposta.

Le condizioni per richiedere l’IVA a rimborso

In base a quanto stabilito dall’art. 3 Dir. 2008/9 CE e dall’art. 38 bis 1, Dpr 633/1972, un soggetto passivo italiano può richiedere a rimborso l’IVA versata nel Paese UE estero solo se sono rispettate tutti i requisiti soggettivi ed oggettivi, riportati di seguito.

Requisiti soggettivi

Il soggetto richiedente:

• È iscritto al VIES;
• Non possiede una stabile organizzazione, una sede o un domicilio nel Paese del rimborso;  
• Non è registrato ai fini IVA nel Paese di rimborso e non ha quindi svolto operazioni attive per le quali avrebbe dovuto addebitare IVA estera; 
• Non ha effettuato operazioni esenti che non danno diritto alla detrazione IVA;
• Abbia svolto, durante il periodo di imposta di riferimento, una attività di impresa, arte o professione; 
• La prestazione del servizio o l’acquisto del bene è inerente all’attività svolta;
• Non abbia beneficiato, nell’anno di imposta di riferimento, del regime agevolato previsto per i contribuenti minimi, forfettari o produttori agricoli.

Requisiti oggettivi

Oggetto di rimborso devono essere beni/servizi territorialmente rilevanti nello Stato estero.

A titolo di esempio: 

• Acquisto di beni che non sono usciti dallo Stato estero; 
• Acquisto di beni che si considerano “consumati” nello Stato estero;
• Servizi sui beni immobili relativi ad immobili/fabbricati che si trovano nello Stato estero;  
• Servizi di ristorazione e catering usufruiti sul territorio dello Stato estero;
• Servizi per la partecipazione e l’accesso a una fiera, esposizione o altra manifestazione culturale ecc.;
• Noleggi a breve termine di mezzi di trasporto utilizzati sul territorio dello Stato estero;
• Servizi di trasporto di persone avvenuto sul territorio dello Stato estero; 
• Acquisto di beni o di servizi per i quali è prevista la detraibilità dell’IVA nel Paese estero di rimborso;
• Importo totale annuo dell’IVA relativa a tali acquisti, pari o superiore a 50 euro. 

Quando si può chiedere l’IVA a rimborso?

Quando scade il termine per richiedere il rimborso dell’IVA pagata all’estero? Con quale periodicità si può chiedere il rimborso? 

L’istanza di rimborso dell’IVA pagata annualmente sulle fatture estere ricevute deve essere presentata entro il 30 di settembre dell’anno successivo al periodo di riferimento.

Si fa riferimento alla data della fattura nella quale è esposta l’IVA pagata e oggetto di rimborso.

N.B.: il termine del 30 settembre è perentorio. Nel caso ricorra in giorno festivo, non si fa riferimento al primo giorno lavorativo successivo.

È possibile richiedere il rimborso per l’IVA riferita anche ad un solo trimestre. La condizione per poter richiedere il rimborso IVA trimestralmente è che l’importo richiesto a rimborso sia superiore a 400€. 

Se l’importo complessivo relativo ad uno o più trimestri è inferiore a detto limite, l’istanza è presentata con periodicità annuale, ma solo se l’ importo è pari o superiore a 50€. Ciò significa che se l’importo dell’IVA pagata all’estero è inferiore a 50€, essa non potrà essere recuperata in nessun modo. 

In ogni caso, l’istanza non può essere presentata per un periodo inferiore al trimestre solare.  

Nel caso particolare della Svizzera, la presentazione della domanda è solo annuale ed il credito minimo IVA da poter chiedere a rimborso ammonta a 500 franchi svizzeri. 

Quanto tempo ci vuole per recuperare l’IVA?

Lo Stato membro di rimborso ha l’obbligo di notificare al richiedente l’accettazione o il rifiuto della richiesta di rimborso entro 4 mesi dalla ricezione dell’istanza. 

Nel caso in cui lo Stato estero richieda documentazione aggiuntiva, il termine entro il quale il Paese estero comunica l’esito dell’ istanza si allunga di altri 4 mesi.  

In questi casi il periodo di attesa per il recupero dell’imposta pagata può quindi arrivare fino a 8 mesi dall’invio dell’istanza. 

Una volta inviata l’accettazione, entro 10 giorni verrà effettuato l’accredito dell’IVA richiesta a rimborso sull’iban indicato nell’istanza. 

Rimborso IVA pagata in Paesi Extra-UE

Nel caso in cui il soggetto passivo abbia pagato l’IVA in uno Stato Estero extra-comunitario e voglia chiederne il rimborso, la richiesta sarà possibile esclusivamente con riguardo agli Stati che abbiano sottoscritto degli accordi di reciprocità con l’Italia. 

Attualmente tali Stati sono: Svizzera, Norvegia e Israele. 

Rimborso IVA estera: registrazione contabile

Dal punto di vista contabile, verranno effettuate le seguenti scritture, a seconda che venga o meno riconosciuto il rimborso IVA da parte dello Stato estero UE. 

CASO 1: Rimborso IVA accettato e pagato dallo Stato estero

L’impresa Alfa srl sostiene nell’anno 2023 spese per 10.000€ + IVA per la partecipazione ad una fiera in Germania. 

• L’impresa rileva l’acquisto del servizio estero al momento del ricevimento della fattura che espone un’IVA pari a 2.200€:

• Successivamente l’impresa decide di richiedere allo Stato estero il rimborso dell’IVA pagata. Effettua quindi la seguente scrittura: 

Nota: nel caso in cui l’impresa decidesse di richiedere il rimborso dell’IVA pagata all’estero non nello stesso esercizio in cui è stata pagata (2023) ma nell’ esercizio successivo (2024), la scrittura diventerebbe la seguente:

In questo caso infatti, essendo già depositato il bilancio 2023 non si potrebbe stornare la voce di costo ma sarebbe corretto rilevare la sopravvenienza attiva. 

• Al ricevimento del rimborso dell’IVA da parte dell’Amministrazione finanziaria dello Stato estero, la scrittura sarà la seguente: 

CASO 2: Rimborso IVA non accettato dallo Stato estero

Al momento della ricezione del rifiuto da parte dello Stato estero la registrazione sarà la seguente: 

Nota: Nel caso in cui il rifiuto arrivi nell’ anno successivo a quello di richiesta del rimborso: