Conformità nelle strutture di assunzione all’estero

Arletti & Partners assiste aziende italiane ed estere nella gestione delle assunzioni dirette e dell’attivazione del payroll all’estero di dipendenti stranieri, supportando HR, mobility team e legal department nella valutazione degli aspetti giuslavoristici, fiscali, previdenziali e migratori connessi allo svolgimento dell’attività lavorativa in un Paese diverso da quello del datore di lavoro.

L’assistenza è rivolta a società italiane con dipendenti che lavorano all’estero, società estere con dipendenti che operano dall’Italia e gruppi multinazionali che intendono assumere personale a livello internazionale.

Come viene gestito il servizio

L’approccio dello Studio è operativo e personalizzato. Ogni caso viene analizzato singolarmente, considerando elementi quali:

• Paesi coinvolti;
• durata prevista della permanenza all’estero;
• cittadinanza e residenza fiscale del lavoratore;
• modalità di inquadramento e organizzazione del lavoro;
• ruolo del dipendente e struttura del gruppo aziendale.

L’obiettivo è fornire al cliente una valutazione chiara dei rischi e degli obblighi di compliance applicabili prima dell’avvio del processo di assunzione, consentendo di determinare se l’assunzione e la gestione del payroll all’estero possano essere attivate e a quali condizioni.

Il processo di assistenza inizia generalmente con la compilazione di un questionario dedicato, utile a raccogliere tutte le informazioni rilevanti per l’analisi. Successivamente, il team effettua una valutazione integrata degli aspetti giuslavoristici, fiscali, previdenziali, migratori e di compliance internazionale.

Al termine dell’analisi, il cliente riceve una sintesi operativa o memorandum contenente:

• i principali rischi identificati;
• gli obblighi di compliance applicabili;
• raccomandazioni operative per la gestione corretta delle procedure di assunzione e payroll all’estero.

Quando necessario, Arletti & Partners coordina anche il supporto di consulenti locali nei Paesi coinvolti e assiste il cliente nell’implementazione pratica degli adempimenti identificati.

Principali aree di assistenza

Diritto del lavoro

Supportiamo aziende e lavoratori nella valutazione della legge applicabile al rapporto di lavoro e delle eventuali norme imperative del Paese ospitante. L’analisi può riguardare aspetti quali orario di lavoro, ferie, salute e sicurezza, condizioni minime di impiego e obblighi documentali.

Supportiamo inoltre nella predisposizione di:

• contratti di assunzione;
• clausole contrattuali specifiche;
• remote work agreement.

Fiscalità internazionale

Dal punto di vista fiscale, analizziamo la residenza fiscale del lavoratore, l’allocazione del reddito da lavoro e l’applicazione delle Convenzioni contro le doppie imposizioni.

Per le aziende, l’assistenza include anche la valutazione del rischio di stabile organizzazione e la verifica di eventuali obblighi di payroll o ritenute fiscali nel Paese ospitante.

Sicurezza sociale

In materia previdenziale, Arletti & Partners valuta:

• la legislazione di sicurezza sociale applicabile;
• eventuali obblighi contributivi locali;
• l’applicabilità di accordi bilaterali extra-UE;
• la possibilità di ottenere certificati A1 o documentazione equivalente.

Immigrazione

Per gli aspetti migratori, valutiamo i requisiti di ingresso, soggiorno e autorizzazione al lavoro nel Paese in cui l’attività verrà svolta.

L’assistenza può includere la verifica della necessità di:

• visti;
• permessi di lavoro;
• registrazioni locali;
• ulteriori autorizzazioni amministrative.

Policy aziendali e compliance

Oltre alla gestione dei singoli casi, Arletti & Partners supporta le aziende nello sviluppo di procedure interne per la gestione delle assunzioni e dell’organizzazione del payroll all’estero.

L’assistenza può includere la predisposizione di:

• policy aziendali;
• workflow autorizzativi;
• checklist HR;
• sistemi di monitoraggio delle giornate lavorate all’estero;
• procedure di risk assessment multi-Paese.

L’obiettivo è aiutare le aziende a gestire i processi di assunzione e payroll all’estero in modo strutturato, conforme e controllato.

Attraverso un approccio multidisciplinare e una gestione operativa coordinata, Arletti & Partners supporta aziende e lavoratori nell’organizzazione delle procedure di assunzione e payroll all’estero, aiutandoli a prevenire rischi, garantire la compliance e gestire efficacemente le attività lavorative cross-border.