Einhaltung der Vorschriften zur Entsendung von Arbeitnehmern in die EU, den EWR und die Schweiz

Arletti & Partners unterstützt italienische und internationale Unternehmen bei der Abwicklung internationaler Entsendungen in die EU, den EWR und die Schweiz und berät Personalabteilungen, Mobilitätsabteilungen, Rechtsabteilungen sowie Mitarbeiter bei der Beurteilung der arbeitsrechtlichen, steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen und einwanderungsrechtlichen Auswirkungen, die mit der vorübergehenden Entsendung von Personal in die EU, den EWR und die Schweiz verbunden sind.

Unsere Unterstützung richtet sich an italienische Unternehmen, die Mitarbeiter in die EU, den EWR und die Schweiz entsenden, an ausländische Unternehmen, die Personal in die EU, den EWR und die Schweiz entsenden, sowie an multinationale Konzerne, die ihre internationalen Mobilitäts- und Entsendungsprozesse in der EU, im EWR und in der Schweiz rechtskonform gestalten müssen.

So wird die Dienstleistung abgewickelt

Unser Ansatz ist praxisorientiert und auf jeden einzelnen Auftrag zugeschnitten. Jede Entsendung wird individuell geprüft, wobei folgende Faktoren berücksichtigt werden:

· die beteiligten Länder;
· die Dauer des Einsatzes in der EU, im EWR und in der Schweiz;
· die Staatsangehörigkeit und der steuerliche Wohnsitz des Mitarbeiters;
· die Funktion und die Tätigkeiten, die in der EU, im EWR und in der Schweiz ausgeübt werden;
· die Konzernstruktur und die Beziehungen zwischen den beteiligten Unternehmen;
· der operative Rahmen des Einsatzes.

Ziel ist es, unseren Mandanten vor Beginn des Einsatzes in der EU, im EWR und in der Schweiz eine klare Einschätzung der bestehenden Risiken und Compliance-Verpflichtungen zu liefern, damit das Unternehmen erkennen kann, ob und unter welchen Bedingungen die Entsendung durchgeführt werden kann.

Der Beratungsprozess beginnt in der Regel mit dem Ausfüllen eines speziellen Fragebogens, der darauf abzielt, die für die Bewertung erforderlichen Informationen zu erfassen. Anschließend führt unser Team eine ganzheitliche Prüfung der arbeitsrechtlichen, steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen, einwanderungsrechtlichen und internationalen Compliance-Aspekte durch, die mit dem Einsatz verbunden sind.

Am Ende der Analyse erhält der Mandant eine operative Zusammenfassung, in der Folgendes dargelegt wird:

· die identifizierten Hauptrisiken;
· die geltenden Compliance-Verpflichtungen;
· die erforderlichen Unterlagen;
· praktische Empfehlungen für die vorschriftsmäßige Abwicklung der Entsendung in die EU, den EWR und die Schweiz.

Die Unterstützung kann auch die operative Abwicklung der vom Aufnahmeland geforderten Entsendungsverpflichtungen umfassen, wie z. B. Vorabmeldungen, die Benennung lokaler Vertreter, die Überprüfung der vorgeschriebenen Unterlagen und die Koordination mit lokalen Behörden oder lokalen Partnern.

Bei Bedarf koordiniert Arletti & Partners die Zusammenarbeit mit lokalen Rechtsberatern in den beteiligten Ländern und unterstützt den Mandanten bei der praktischen Umsetzung der ermittelten Verpflichtungen.

Schwerpunkte der Beratung

Arbeitsrecht und Gestaltung von Entsendungen

Arletti & Partners unterstützt Unternehmen und Arbeitnehmer bei der Ermittlung der richtigen rechtlichen Struktur für internationale Entsendungen in die EU, den EWR und die Schweiz sowie des auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Rechts.

Die Analyse kann beispielsweise folgende Aspekte umfassen:

· den vorübergehenden Charakter des Einsatzes;
· die Aufrechterhaltung des Arbeitsverhältnisses mit dem Heimatarbeitgeber;
· die Anwendung zwingender Vorschriften des Gastlandes;
· die Einhaltung von Mindestarbeitsbedingungen;
· die Abstimmung zwischen dem für den Arbeitsvertrag maßgeblichen Recht und dem Recht des Ortes, an dem die Arbeit verrichtet wird.

Darüber hinaus unterstützen wir bei der Erstellung von:

· Entsendungsvereinbarungen;
· konzerninternen Vereinbarungen;
· Entsendungsschreiben;
· Vertragsunterlagen im Zusammenhang mit internationaler Mobilität.

Internationales Steuerrecht

Aus steuerlicher Sicht analysieren wir die steuerliche Situation des Arbeitnehmers, die Zuordnung des Arbeitseinkommens und die Anwendung von Doppelbesteuerungsabkommen.

Für Unternehmen umfasst unsere Unterstützung zudem die Bewertung von Risiken im Zusammenhang mit einer Betriebsstätte sowie die Überprüfung potenzieller Lohn- oder Quellensteuerpflichten im Gastland.

Sozialversicherung

In Bezug auf sozialversicherungsrechtliche Angelegenheiten prüft Arletti & Partners:

· welche Sozialversicherungsvorschriften gelten;
· etwaige lokale Beitragspflichten;
· die Anwendbarkeit der EU-Verordnung 883/2004;
· das Bestehen bilateraler Sozialversicherungsabkommen außerhalb der EU;
· die Möglichkeit, A1-Bescheinigungen oder gleichwertige Unterlagen zu erhalten.

Einwanderung

Bei Einwanderungsangelegenheiten prüfen wir die Voraussetzungen für Einreise, Aufenthalt und Arbeitserlaubnis im Aufnahmeland.

Die Unterstützung kann die Prüfung des Bedarfs an folgenden Dokumenten umfassen:

· Visa;
· Arbeitserlaubnisse;
· lokale Anmeldungen;
· Entsendungsmeldungen;
· zusätzliche behördliche Genehmigungen.

Richtlinien und Unternehmens-Compliance

Neben der Bearbeitung einzelner Fälle unterstützt Arletti & Partners Unternehmen bei der Umsetzung interner Verfahren für die Abwicklung internationaler Entsendungen in die EU, den EWR und die Schweiz.

Die Unterstützung kann die Erstellung folgender Dokumente umfassen:

· Richtlinien zur internationalen Mobilität;
· Workflows für die Vorabgenehmigung;
· Checklisten für die Personalabteilung;
· Vorlagen für Entsendungen;
· Prozesse zur länderübergreifenden Risikobewertung.

Ziel ist es, Unternehmen ein klares Verständnis der geltenden Verpflichtungen zu vermitteln, bevor die Entsendung in die EU, den EWR und die Schweiz beginnt, und internationale Entsendungen durch einen einheitlichen, koordinierten und multidisziplinären Ansatz zu verwalten.

Durch einen interdisziplinären Ansatz und ein koordiniertes operatives Management unterstützt Arletti & Partners Unternehmen und Mitarbeiter bei der Abwicklung internationaler Entsendungen in die EU, den EWR und die Schweiz und hilft ihnen dabei, Risiken zu vermeiden, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und grenzüberschreitende Arbeitstätigkeiten effektiv zu verwalten.