Conformità su Assunzioni e payroll nell’UE, SEE e Svizzera

Arletti & Partners supporta aziende italiane ed estere nella gestione delle assunzioni internazionali e dell’attivazione del payroll nell’Unione Europea (UE), nello Spazio Economico Europeo (SEE) e in Svizzera, con particolare riferimento a lavoratori che operano in un Paese diverso da quello del datore di lavoro o che svolgono attività cross-border. 

L’instaurazione di un rapporto di lavoro internazionale può avvenire attraverso diverse strutture giuridiche e organizzative, tra cui assunzione diretta, distacco mediante lettera di assegnazione, contratti di appalto o accordi di fornitura di servizi. La scelta della soluzione più appropriata dipende dalla configurazione del rapporto, dalle parti coinvolte e dalla modalità effettiva di svolgimento dell’attività. 

Approccio e metodologia operativa 

Il nostro servizio si basa su un’analisi preliminare strutturata che include: 

• profilazione del rapporto contrattuale di assunzione (home/host country approach nell’UE, SEE e Svizzera);  

• identificazione e analisi delle parti contraenti (datore di lavoro formale, soggetto utilizzatore della prestazione, eventuale entità del gruppo coinvolta);  

• valutazione della struttura operativa e organizzativa del progetto internazionale.  

Questa fase consente di determinare la soluzione contrattuale più idonea e conforme, riducendo i rischi legali, fiscali e previdenziali. 

Soluzioni giuslavoristiche applicabili 

Sulla base delle specifiche del caso, possiamo supportare la strutturazione del rapporto di lavoro attraverso: 

• lettera di assegnazione;  

• contratti di appalto o fornitura di servizi (procurement/service agreement);  

• schemi di somministrazione o temporary agency (ove applicabili);  

• assunzione diretta con attivazione del payroll locale nell’UE, SEE e Svizzera.  

Sicurezza sociale 

In materia previdenziale, il servizio include la valutazione del regime di sicurezza sociale applicabile nell’UE, SEE e Svizzera, tenendo conto della struttura del rapporto di lavoro e delle modalità di svolgimento dell’attività all’estero. 

L’analisi comprende, ove applicabile: 

• individuazione della legislazione di sicurezza sociale competente;  

• verifica degli obblighi contributivi nel Paese ospitante;  

• applicazione dei Regolamenti UE (Reg. 883/2004) nei casi di mobilità intra-UE e relativa gestione dei certificati di copertura (es. A1);  

• applicazione delle regole di coordinamento con i Paesi SEE e la Svizzera;  

• analisi degli obblighi contributivi in assenza di accordi internazionali applicabili.  

Fiscalità e adempimenti continuativi 

L’instaurazione di un rapporto di lavoro nell’UE, SEE e Svizzera comporta inevitabilmente la gestione di adempimenti fiscali e contributivi ricorrenti, che possono includere, a seconda del caso: 

• predisposizione e gestione delle buste paga locali o shadow payroll;  

• supporto agli adempimenti per il pagamento di imposte e contributi sociali;  

• assistenza nelle fasi di assunzione e cessazione del rapporto di lavoro;  

• monitoraggio degli obblighi dichiarativi nel Paese ospitante;  

• coordinamento degli adempimenti tra più giurisdizioni.  

Immigrazione 

Per gli aspetti migratori, viene effettuata la valutazione dei requisiti di ingresso, soggiorno e autorizzazione al lavoro nell’UE, SEE o Svizzera in cui l’attività verrà svolta, tenendo conto della tipologia di incarico, della durata e della struttura del rapporto di lavoro. 

L’analisi consente di individuare in via preventiva gli adempimenti necessari per garantire la piena conformità dell’assegnazione internazionale. 

L’assistenza può includere la verifica e gestione di: 

• visti di ingresso e autorizzazioni di soggiorno, ove applicabili;  

• permessi di lavoro e relative procedure di rilascio;  

• registrazioni presso autorità locali competenti;  

• ulteriori autorizzazioni amministrative richieste dal Paese ospitante.  

Focus sul timesheet del lavoratore 

La nostra analisi e il supporto operativo si basano anche sulla gestione dei timesheet dei dipendenti, strumento essenziale per: 

• la corretta qualificazione del rapporto di lavoro e della sua effettiva modalità di svolgimento;  

• la verifica della presenza fisica nei diversi Paesi dell’UE, SEE e Svizzera;  

• il monitoraggio degli obblighi fiscali e previdenziali applicabili;  

• la gestione e mitigazione del rischio di stabile organizzazione.  

Il nostro processo operativo 

Il servizio si basa su un processo strutturato che consente di raccogliere le informazioni rilevanti, effettuare un’analisi multidisciplinare del caso e individuare la soluzione giuridica e operativa più idonea. 

L’attività prende avvio attraverso la raccolta delle informazioni relative al lavoratore, al datore di lavoro e al progetto internazionale tramite i nostri canali dedicati. I dati raccolti vengono successivamente analizzati dai team specializzati in diritto del lavoro, fiscalità internazionale, sicurezza sociale e immigrazione. 

Sulla base dell’analisi effettuata, predisponiamo una proposta di inquadramento e di servizi personalizzata, che viene illustrata nel corso di una call di approfondimento finalizzata a condividere le possibili soluzioni operative e i relativi adempimenti. 

Obiettivo del servizio 

L’obiettivo è garantire alle aziende una gestione strutturata, conforme e sostenibile dei rapporti di lavoro internazionali nell’UE, SEE e Svizzera, assicurando: 

• corretta individuazione della struttura contrattuale più idonea;  

• compliance giuslavoristica, fiscale e previdenziale;  

• riduzione dei rischi di contestazioni multi-giurisdizionali;  

• gestione operativa continuativa degli obblighi connessi alla mobilità internazionale.