Conformité en matière de Embauches et gestion de la paie dans l’UE, l’EEE et en Suisse

Arletti & Partners accompagne les entreprises italiennes et étrangères dans la gestion des embauches internationales et la mise en place de la paie dans l’Union européenne (UE), l’Espace économique européen (EEE) et la Suisse, en particulier pour les travailleurs opérant dans un pays différent de celui de leur employeur ou exerçant des activités transfrontalières. 

Structures juridiques et organisationnelles 

L’établissement d’une relation de travail internationale peut se faire par le biais de différentes structures juridiques et organisationnelles, telles que : 

• l’embauche directe,  

• le détachement via une lettre d’affectation,  

• les contrats de sous-traitance ou les accords de prestation de services.  

Le choix de la solution la plus adaptée dépend de la configuration de la relation, des parties impliquées et de la manière dont l’activité est effectivement exercée. 

Approche et méthodologie opérationnelle 

Notre service repose sur une analyse préliminaire structurée, incluant : 

• le profilage de la relation contractuelle d’embauche (pays du siège de l’entreprise vs pays de résidence de l’employé au sein de l’UE, de l’EEE ou de la Suisse) ;  

• l’identification et l’analyse des parties contractantes (employé, employeur formel, entité utilisatrice de la prestation, éventuelle autre entité) ;  

• l’évaluation de la structure opérationnelle et organisationnelle du projet international.  

Cette phase permet de déterminer la solution contractuelle la plus adaptée et conforme, tout en réduisant les risques juridiques, fiscaux et sociaux.  

Solutions en droit du travail applicables 

En fonction des spécificités du cas, nous pouvons accompagner la structuration de la relation de travail via : 

• une lettre d’affectation (détachement / assignment letter) ;  

• des contrats de sous-traitance ou de prestation de services (procurement/service agreement) ;  

• des schémas de mise à disposition ou d’intérim (lorsqu’applicables) ;  

• une embauche directe avec activation de la paie locale dans l’UE, l’EEE ou la Suisse.  

Sécurité sociale 

En matière de protection sociale, notre service inclut l’évaluation du régime applicable dans l’UE, l’EEE et la Suisse, en tenant compte de la structure de la relation de travail et des modalités d’exercice de l’activité à l’étranger. 

L’analyse couvre, le cas échéant : 

• l’identification de la législation de sécurité sociale compétente ;  

• la vérification des obligations cotisatives dans le pays d’accueil ;  

• l’application des règlements européens (Règlement 883/2004) en cas de mobilité intra-UE et la gestion des certificats de couverture (ex. formulaire A1) ;  

• l’application des règles de coordination avec les pays de l’EEE et la Suisse ;  

• l’analyse des obligations cotisatives en l’absence d’accords internationaux applicables.  

Fiscalité et obligations continues 

L’établissement d’une relation de travail dans l’UE, l’EEE ou la Suisse implique inévitablement la gestion d’obligations fiscales et sociales récurrentes, qui peuvent inclure, selon le cas : 

• la préparation et la gestion des bulletins de paie locaux ou shadow payroll;  

• l’accompagnement pour le paiement des impôts et des cotisations sociales ;  

• l’assistance lors des phases d’embauche et de fin de contrat ;  

• le suivi des obligations déclaratives dans le pays d’accueil ;  

• la coordination de la conformité entre plusieurs juridictions.  

Immigration 

Pour les aspects migratoires, nous évaluons les exigences d’entrée, de séjour et d’autorisation de travail dans le pays de l’UE, de l’EEE ou en Suisse où l’activité sera exercée, en tenant compte du type de mission, de sa durée et de la structure de la relation de travail. 

Notre analyse permet d’identifier à l’avance les démarches nécessaires pour garantir la pleine conformité de l’affectation internationale. 

Notre assistance peut inclure : 

• la vérification et la gestion des visas d’entrée et des autorisations de séjour, le cas échéant ;  

• les permis de travail et les procédures associées ;  

• les enregistrements auprès des autorités locales compétentes ;  

• les autorisations administratives supplémentaires requises par le pays d’accueil.  

Focus sur les feuilles de temps (timesheet) 

Notre analyse et notre soutien opérationnel s’appuient également sur la gestion des feuilles de temps des employés, outil essentiel pour : 

• la qualification correcte de la relation de travail et de son mode d’exécution ;  

• la vérification de la présence physique de l’employé dans différents pays de l’UE, de l’EEE et en Suisse ;  

• le suivi des obligations fiscales et sociales applicables ;  

• la gestion et la réduction du risque d’établissement stable.  

Notre processus opérationnel 

Notre service repose sur un processus structuré permettant de : 

1. Collecter les informations pertinentes (travailleur, employeur et projet international) via nos canaux dédiés.  

1. Analyser le cas de manière pluridisciplinaire (droit du travail, fiscalité internationale, sécurité sociale, immigration).  

1. Proposer un cadre juridique et opérationnel personnalisé, présenté lors d’un appel de suivi afin de partager les solutions et obligations associées.  

Objectif du service 

Notre objectif est de garantir aux entreprises une gestion structurée, conforme et durable des relations de travail internationales au sein de l’UE, de l’EEE et de la Suisse, en assurant : 

• l’identification correcte de la structure contractuelle la plus adaptée ;  

• la conformité en matière de droit du travail, de fiscalité et de protection sociale ;  

• la réduction des risques de contentieux multi-juridictionnels ;  

• la gestion opérationnelle continue des obligations liées à la mobilité internationale.