Conformité en matière de Embauches et gestion de la paie dans l’UE, l’EEE et en Suisse

Arletti & Partners accompagne les entreprises italiennes et étrangères dans la gestion des embauches directes et de la mise en place de la paie dans l’UE, l’EEE et en Suisse pour les employés étrangers. Nous soutenons les services RH, les équipes mobilité et les départements juridiques dans l’évaluation des aspects juridiques, fiscaux, sociaux et migratoires liés à l’exercice d’une activité professionnelle dans l’UE, l’EEE et en Suisse, dans un pays différent de celui de l’employeur.

Notre assistance s’adresse aux entreprises italiennes employant des salariés travaillant dans l’UE, l’EEE et en Suisse, aux entreprises étrangères dont les employés exercent depuis l’Italie, ainsi qu’aux groupes multinationaux souhaitant embaucher du personnel dans l’UE, l’EEE et en Suisse.

Comment le service est géré

Notre approche est opérationnelle et personnalisée. Chaque cas est analysé individuellement, en tenant compte d’éléments tels que :

· les pays concernés ;
· la durée prévue du séjour dans l’UE, l’EEE et en Suisse ;
· la nationalité et la résidence fiscale du travailleur ;
· les modalités de classification et d’organisation du travail ;
· le poste du salarié et la structure du groupe d’entreprises.

L’objectif est de fournir au client une évaluation claire des risques et des obligations de conformité applicables avant le début du processus d’embauche, afin de déterminer si l’embauche et la gestion de la paie dans l’UE, l’EEE et en Suisse peuvent être mises en œuvre, et sous quelles conditions.

Le processus d’assistance commence généralement par la complétion d’un questionnaire dédié, conçu pour recueillir toutes les informations pertinentes pour l’analyse. Ensuite, notre équipe réalise une évaluation intégrée des aspects juridiques, fiscaux, sociaux, migratoires et de conformité internationale.

À l’issue de l’analyse, le client reçoit une synthèse opérationnelle ou un mémorandum contenant :

· les principaux risques identifiés ;
· les obligations de conformité applicables ;
· des recommandations pratiques pour une gestion correcte des procédures d’embauche et de paie dans l’UE, l’EEE et en Suisse.

Lorsque nécessaire, Arletti & Partners coordonne également le soutien de consultants locaux dans les pays concernés et accompagne le client dans la mise en œuvre pratique des obligations identifiées.

Principaux domaines d’assistance

Droit du travail

Nous accompagnons les entreprises et les travailleurs dans l’évaluation de la loi applicable à la relation de travail et des éventuelles normes impératives du pays d’accueil. L’analyse peut porter sur des aspects tels que :

· l’horaire de travail ;
· les congés ;
· la santé et la sécurité ;
· les conditions minimales d’emploi ;
· les obligations documentaires.

Nous assistons également dans la préparation :

· de contrats de travail ;
· de clauses contractuelles spécifiques ;
· d’accords de télétravail.

Fiscalité internationale

Sur le plan fiscal, nous analysons :

· la résidence fiscale du travailleur ;
· la répartition des revenus du travail ;
· l’application des conventions contre les doubles impositions.

Pour les entreprises, notre assistance inclut également :

· l’évaluation du risque de création d’un établissement stable ;
· la vérification d’éventuelles obligations de paie ou de retenue à la source dans le pays d’accueil.

Sécurité sociale

En matière de sécurité sociale, nous évaluons :

· la législation applicable en matière de sécurité sociale ;
· les éventuelles obligations locales de cotisations ;
· l’applicabilité des accords bilatéraux hors UE ;
· la possibilité d’obtenir des certificats A1 ou des documents équivalents.

Immigration

Pour les aspects migratoires, nous évaluons les exigences en matière :

· d’entrée ;
· de séjour ;
· d’autorisation de travail dans le pays où l’activité sera exercée.

L’assistance peut inclure la vérification de la nécessité :

· de visas ;
· de permis de travail ;
· d’immatriculations locales ;
· d’autorisations administratives supplémentaires.

Politiques internes et conformité

En plus de la gestion des cas individuels, Arletti & Partners accompagne les entreprises dans le développement de procédures internes pour la gestion des embauches et de l’organisation de la paie dans l’UE, l’EEE et en Suisse.

Notre assistance peut comprendre la préparation :

· de politiques internes ;
· de workflows d’autorisation ;
· de checklists RH ;
· de systèmes de suivi des jours travaillés dans l’UE, l’EEE et en Suisse ;
· de procédures d’évaluation des risques multi-pays.

L’objectif est d’aider les entreprises à gérer les processus d’embauche et de paie dans l’UE, l’EEE et en Suisse de manière structurée, conforme et contrôlée.

Grâce à une approche multidisciplinaire et une gestion opérationnelle coordonnée, Arletti & Partners accompagne les entreprises et les travailleurs dans l’organisation des procédures d’embauche et de paie dans l’UE, l’EEE et en Suisse, les aidant à prévenir les risques, garantir la conformité et gérer efficacement les activités professionnelles transfrontalières.