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Circulaire INL 1/2023 sur les frais de conservation des documents

Avec la circulaire n° 1 de 2023, l'INL clarifie les obligations administratives relatives au détachement de travailleurs dans le cadre d'une prestation de services.

Table des matières

Basé en Italie et actif dans toute l'UE

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Qualité ISO 9001

Dans sa circulaire n° 1 du 15 février 2023, l’inspection nationale du travail a apporté des précisions sur la nature des « documents équivalents », qui sont soumis à un contrôle lors de l’activité de supervision du détachement transnational.

Obligation de conserver les documents relatifs au détachement transnational

En Italie, le décret législatif n° 136/2016, en application de la directive 2014/67/UE relative à la transposition de la directive 96/71/CE concernant le détachement de travailleurs effectué dans le cadre d’une prestation de services, a introduit des mesures spécifiques visant à prévenir et à combattre les cas de détachements transnationaux non authentiques, mis en place par des entreprises établies dans un autre État membre ou dans un pays non membre de l’UE.

Comme le prévoit l’article 10, paragraphe 3, lettre a) du décret susmentionné, l’une des obligations imposées aux entreprises qui détachent du personnel en Italie concerne le dépôt de la documentation attestant l’authenticité du détachement, pendant toute la durée de la prestation de services et jusqu’à deux ans après la fin de celle-ci, en vue de sa présentation aux organes de contrôle.

Plus précisément, l’article 10 du décret susmentionné a introduit l’obligation de conserver les documents, aux frais de l’employeur, en établissant que

« Pendant la période de détachement et jusqu’à deux ans après sa fin, l’entreprise de détachement est tenue de : a) conserver, en préparant une copie en italien, (…) la notification publique de l’établissement de la relation de travail ou la documentation équivalente et l’attestation relative à la législation applicable en matière de sécurité sociale ».

Clarification de la circulaire INL 1/2023 sur la « documentation équivalente ».

L’INL précise que l’expression « documentation équivalente » a été entendue en termes génériques par le législateur italien, ayant déjà évalué la possibilité que d’autres systèmes juridiques ne prévoient pas de « déclaration publique d’établissement de la relation de travail », qui est au contraire présente dans la loi italienne afin de lutter contre le phénomène du travail non déclaré.
Par conséquent, la circulaire précise que l’expression « document équivalent » a été délibérément utilisée pour permettre l’utilisation de tout document en usage dans l’État membre, à condition que ce document équivalent soit capable de certifier l’existence de la relation de travail dans certains termes.

Le formulaire A1 en tant que document équivalent à la communication publique de l’établissement de la relation de travail

Dans la circulaire INL 1/2023, il est également précisé que la charge de la conservation des documents pour les entreprises étrangères qui détachent des travailleurs en Italie peut être allégée par la conservation de l’attestation de la demande du formulaire A1, présentée par l’entreprise de détachement à l’autorité de sécurité sociale de l’État d’origine. En effet, bien que la délivrance du formulaire A1 puisse également avoir lieu dans une période postérieure au début du détachement, avec l’effet rétroactif qui en découle, la demande de formulaire A1 certifie l’inscription du travailleur au système de sécurité sociale de l’État dans lequel l’entreprise détachante a son siège. D’autre part, la demande de formulaire A1 certifie l’inscription du travailleur au système de sécurité sociale de l’État où l’entreprise de détachement a son siège, ainsi que les détails du contrat.

La copie de la demande du formulaire A1 transmise aux autorités compétentes de l’État d’établissement peut donc être considérée comme un document équivalent à la notification publique de l’établissement de la relation de travail et semble proportionnée à la nécessité d’assurer un contrôle efficace du respect des obligations énoncées dans la directive 2014/67/UE et la directive 96/71/CEE.

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Cadre Réglementaire

Décret législatif n° 136 du 17 juillet 2016

Référence

En savoir plus sur le détachement de travailleurs en Europe

Jetez un œil à nos guides approfondis sur la détachement de travailleurs vers les pays de l’Union européenne. Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez consulter notre introduction sur le détachement de travailleurs en Europe.

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