Con la circolare n.1 del 15 febbraio 2023, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha fornito chiarimenti in merito alla natura della “documentazione equivalente”, oggetto di controllo nel corso dell’attività di vigilanza del distacco transnazionale.
Obbligo di conservazione dei documenti relativi al distacco transnazionale
In Italia, il D. Lgs. n. 136/2016, in attuazione della Direttiva 2014/67/UE, concernente l’applicazione della direttiva 96/71/CE relativa al distacco dei lavoratori nell’ambito di una prestazione di servizi, ha introdotto specifiche misure volte a prevenire e contrastare le fattispecie di distacco transnazionale non autentico, poste in essere da imprese stabilite in un altro Stato membro o in un Paese extra UE.
Come sancito nell’articolo 10, comma 3, lett. a) del suddetto Decreto, uno degli obblighi imposti alle aziende che distaccano personale in Italia riguarda l’archiviazione della documentazione attestante l’autenticità del distacco, per l’intera durata della prestazione di servizi e fino a due anni dalla sua cessazione, per l’esibizione agli organi di vigilanza.
Nello specifico, l’art. 10 del suddetto Decreto ha introdotto l’obbligo di conservazione documentale, a carico del datore di lavoro, stabilendo che
“durante il periodo del distacco e fino a due anni dalla sua cessazione, l’impresa distaccante ha l’obbligo di: a) conservare, predisponendone copia in lingua italiana, (…) la comunicazione pubblica di instaurazione del rapporto di lavoro o documentazione equivalente e il certificato relativo alla legislazione di sicurezza sociale applicabile”.
Chiarimenti della circolare INL 1/2023 in merito alla “documentazione equivalente”
L’INL chiarisce come l’espressione “documentazione equivalente” sia stata intesa in termini generici dal legislatore italiano, avendo già valutato la possibilità che altri ordinamenti giuridici non prevedano una “comunicazione pubblica di instaurazione del rapporto di lavoro”, presente invece nell’ordinamento italiano al fine di contrastare il fenomeno del lavoro sommerso.
Pertanto, all’interno della circolare, viene chiarito che l’espressione “documentazione equivalente” è stata volutamente utilizzata per consentire l’utilizzabilità di qualsiasi documentazione in uso nello Stato membro, purché tale documentazione equivalente in grado di attestare l’esistenza del rapporto di lavoro in termini certi.
Modello A1 come documento equivalente alla comunicazione pubblica di instaurazione del rapporto di lavoro
All’interno della circolare INL 1/2023, viene altresì precisato che gli oneri di conservazione documentale per le imprese estere che distaccano lavoratori in Italia possano essere assolti con la conservazione dell’attestazione della richiesta del Modello A1, presentata dall’azienda distaccante all’autorità di sicurezza sociale dello Stato di provenienza. Infatti, seppur l’emissione del modello A1 può avvenire anche in un periodo successivo all’inizio del distacco, con conseguente efficacia retroattiva, d’altra parte la richiesta del modello a1 certifica l’iscrizione del lavoratore alla previdenza dello Stato in cui ha sede l’impresa distaccante. L’attestazione della richiesta del Modello A1 consente, dunque, di avere elementi di certezza in merito alla data di inizio del rapporto di lavoro nello Stato in cui ha sede l’impresa distaccante nonché sui dati del contratto.
La copia della richiesta di modello A1 inoltrata alle autorità competenti dello Stato di stabilimento può dunque essere considerata come documento equivalente alla comunicazione pubblica di instaurazione del rapporto di lavoro ed appare proporzionata alla necessità di assicurare l’effettiva vigilanza sul rispetto degli obblighi di cui alla direttiva 2014/67/UE e alla direttiva 96/71/CEE.