Con la circular n.° 1 del 15 de febrero de 2023, la Inspección Nacional del Trabajo italiana ha proporcionado aclaraciones sobre la naturaleza de la “documentación equivalente”, objeto de control durante la actividad de supervisión del desplazamiento transnacional.
Obligación de conservación de documentos relativos al desplazamiento transnacional
En Italia, el Decreto Legislativo n.° 136/2016, en implementación de la Directiva 2014/67/UE, relativa a la aplicación de la Directiva 96/71/CE sobre el desplazamiento de trabajadores en el marco de una prestación de servicios, ha introducido medidas específicas para prevenir y combatir los casos de desplazamiento transnacional no auténtico, realizados por empresas establecidas en otro Estado miembro o en un país fuera de la UE.
Como se establece en el artículo 10, párrafo 3, letra a) del mencionado Decreto, una de las obligaciones impuestas a las empresas que desplazan personal a Italia es la conservación de la documentación que acredite la autenticidad del desplazamiento, durante toda la duración de la prestación de servicios y hasta dos años después de su finalización, para su presentación a las autoridades de supervisión.
Específicamente, el art. 10 del citado Decreto introdujo la obligación de conservación documental a cargo del empleador, estableciendo que:
“durante el período del desplazamiento y hasta dos años después de su finalización, la empresa que desplaza tiene la obligación de: a) conservar, preparando una copia en italiano, (…) la comunicación pública de establecimiento de la relación laboral o documentación equivalente y el certificado relativo a la legislación de seguridad social aplicable”.
Aclaraciones de la circular INL 1/2023 sobre la “documentación equivalente”
El INL aclara cómo la expresión “documentación equivalente” ha sido entendida en términos generales por el legislador italiano, habiendo ya considerado la posibilidad de que otros sistemas jurídicos no prevean una “comunicación pública de establecimiento de la relación laboral”, presente en el sistema italiano para combatir el trabajo no declarado. Por lo tanto, en la circular se aclara que la expresión “documentación equivalente” se ha utilizado deliberadamente para permitir el uso de cualquier documentación en vigor en el Estado miembro, siempre que dicha documentación pueda acreditar la existencia de la relación laboral de manera certera.
Modelo A1 como documento equivalente a la comunicación pública de establecimiento de la relación laboral
En la circular INL 1/2023, también se precisa que las obligaciones de conservación documental para las empresas extranjeras que desplazan trabajadores a Italia pueden cumplirse con la conservación del comprobante de solicitud del Modelo A1, presentada por la empresa que desplaza a la autoridad de seguridad social del Estado de origen.
De hecho, aunque la emisión del modelo A1 puede ocurrir en un período posterior al inicio del desplazamiento, con eficacia retroactiva, la solicitud del modelo A1 certifica la inscripción del trabajador en la seguridad social del Estado en el que tiene su sede la empresa que desplaza. El comprobante de solicitud del Modelo A1 permite, por lo tanto, tener certeza sobre la fecha de inicio de la relación laboral en el Estado en el que tiene su sede la empresa que desplaza, así como sobre los datos del contrato.
La copia de la solicitud del modelo A1 enviada a las autoridades competentes del Estado de establecimiento puede, por lo tanto, considerarse como documento equivalente a la comunicación pública de establecimiento de la relación laboral y parece proporcionada a la necesidad de asegurar la efectiva supervisión sobre el cumplimiento de las obligaciones de la directiva 2014/67/UE y la directiva 96/71/CE.