Mit dem Rundschreiben Nr. 1 vom 15. Februar 2023 hat die Nationale Arbeitsinspektion (Ispettorato Nazionale del Lavoro) Klarstellungen zur Natur der „äquivalenten Dokumentation“ gegeben, die im Rahmen der Überwachung der grenzüberschreitenden Entsendung kontrolliert wird.
Aufbewahrungspflicht für Dokumente im Zusammenhang mit grenzüberschreitender Entsendung
In Italien hat das Gesetzesdekrets Nr. 136/2016, das die Richtlinie 2014/67/EU umsetzt, die Anwendung der Richtlinie 96/71/EG betreffend die Entsendung von Arbeitnehmern im Rahmen von Dienstleistungen regelt, spezifische Maßnahmen eingeführt, um nicht authentische grenzüberschreitende Entsendungen zu verhindern und zu bekämpfen, die von in einem anderen Mitgliedstaat oder in einem Drittland ansässigen Unternehmen durchgeführt werden.
Wie im Artikel 10, Absatz 3, Buchstabe a) des genannten Dekrets festgelegt, gehört zu den Pflichten der Unternehmen, die Personal nach Italien entsenden, die Aufbewahrung der Dokumentation, die die Authentizität der Entsendung bescheinigt, für die gesamte Dauer der Dienstleistung und bis zu zwei Jahre nach deren Beendigung zur Vorlage bei den Überwachungsbehörden.
Konkret hat Artikel 10 des genannten Dekrets die Aufbewahrungspflicht für den Arbeitgeber eingeführt, wonach
„während der Dauer der Entsendung und bis zu zwei Jahre nach deren Beendigung, das entsendende Unternehmen die Pflicht hat: a) eine Kopie in italienischer Sprache aufzubewahren (…) der öffentlichen Mitteilung über die Begründung des Arbeitsverhältnisses oder äquivalente Dokumentation sowie das Zertifikat über die anwendbare Sozialversicherungsgesetzgebung“.
Erläuterungen des INL-Rundschreibens 1/2023 zur „äquivalenten Dokumentation“
Die INL stellt klar, dass der Begriff „äquivalente Dokumentation“ vom italienischen Gesetzgeber allgemein verstanden wurde, da bereits die Möglichkeit in Betracht gezogen wurde, dass andere Rechtsordnungen keine „öffentliche Mitteilung über die Begründung des Arbeitsverhältnisses“ vorsehen, die jedoch in der italienischen Rechtsordnung zur Bekämpfung des Phänomens der Schwarzarbeit vorhanden ist. Daher wird im Rundschreiben klargestellt, dass der Ausdruck „äquivalente Dokumentation“ absichtlich verwendet wurde, um die Nutzbarkeit jeglicher in dem Mitgliedstaat üblichen Dokumentation zu ermöglichen, solange diese äquivalente Dokumentation die Existenz des Arbeitsverhältnisses in klaren Begriffen belegen kann.
A1-Bescheinigung als äquivalentes Dokument zur öffentlichen Mitteilung über die Begründung des Arbeitsverhältnisses
Im Rundschreiben INL 1/2023 wird außerdem klargestellt, dass die Aufbewahrungspflichten für ausländische Unternehmen, die Arbeitnehmer nach Italien entsenden, durch die Aufbewahrung der Bescheinigung über den Antrag auf die A1-Bescheinigung erfüllt werden können, die vom entsendenden Unternehmen bei der Sozialversicherungsbehörde des Herkunftsstaates eingereicht wurde. In der Tat kann die Ausstellung des Modells A1 auch nach Beginn der Entsendung erfolgen, was zu einer rückwirkenden Gültigkeit führt; andererseits bescheinigt der Antrag auf das Modell A1 die Registrierung des Arbeitnehmers in der Sozialversicherung des Staates, in dem das entsendende Unternehmen ansässig ist. Die Bescheinigung über den Antrag auf das Modell A1 ermöglicht es somit, zuverlässige Informationen über das Datum des Beginns des Arbeitsverhältnisses im Staat, in dem das entsendende Unternehmen ansässig ist, sowie über die Vertragsdaten zu erhalten.
Die Kopie des Antrags auf das Modell A1, die an die zuständigen Behörden des Ansiedlungsstaates übermittelt wird, kann somit als äquivalentes Dokument zur öffentlichen Mitteilung über die Begründung des Arbeitsverhältnisses betrachtet werden und erscheint verhältnismäßig zur Notwendigkeit, die effektive Überwachung der Einhaltung der Verpflichtungen gemäß der Richtlinie 2014/67/EU und der Richtlinie 96/71/EG sicherzustellen.