Una travel policy ben strutturata assicura trasferte senza intoppi, rispettando standard aziendali e normative internazionali, dalla preparazione alla revisione.
Tra le normative internazionali più importanti ci sono le linee guida UNI ISO 31030.
Un’efficace travel policy aziendale ottimizza trasferte e dimostra impegno nella salvaguardia e nel benessere dei dipendenti.
Infatti, i datori di lavoro hanno il dovere di proteggere la salute e la sicurezza dei propri dipendenti, anche quando sono distaccati all’estero.
Cosa significa travel policy?
Innanzitutto, occorre spendere alcune parole per definire meglio il concetto di travel policy.
Quest’ultimo può essere definito come un insieme di linee guida aziendali disegnate per gestire ed organizzare al meglio i viaggi di lavoro dei propri dipendenti. La travel policy permette di fornire una struttura chiara e coerente a tutte le fasi della trasferta, dalla sua pianificazione iniziale alla sua conclusione. Assicurano quindi che il viaggio sia organizzato in maniera efficiente, nel rispetto degli standard aziendali e soprattutto in compliance con standard internazionali e la giurisprudenza nazionale.
Scopri di più sulle normative italiane nella nostra guida sulle leggi italiane in materia di salute e sicurezza per incarichi all’estero.
Una travel policy aziendale ben articolata facilita la gestione dei viaggi, garantisce la conformità alle normative e aiuta a proteggere il benessere dei dipendenti, ottimizzando i costi e migliorando l’efficienza complessiva delle trasferte.
Cos’è il travel risk management?
Il travel risk management è un componente fondamentale di una travel policy aziendale. Ciò implica l’identificazione, la valutazione e la mitigazione dei rischi associati alle trasferte ai quali i dipendenti potrebbero essere esposti, come ad esempio instabilità politica, disastri naturali o rischi sanitari.
Affrontando in modo proattivo questi rischi, il travel risk management aiuta a proteggere i dipendenti e a ridurre al minimo le interruzioni delle attività aziendali.
Perché il travel risk management è importante?
Un travel risk management efficiente è essenziale per numerose ragioni. Innanzitutto, perché aumenta la sicurezza dei dipendenti fornendo un protocollo chiaro per la gestione dei rischi e delle emergenze.
Una travel policy completa include valutazione rischi su salute, instabilità politica e minacce alla sicurezza locale per i dipendenti.
Indicazioni chiare sulla sicurezza delle trasferte lavorative aiutano i dipendenti a prepararsi ai rischi a cui potrebbero incorrere nei viaggi. Così facendo, si riduce la probabilità di disservizi e si assicura che i dipendenti viaggino sicuri durante le trasferte lavorative.
Cosa rende fondamentale la gestione dei viaggi aziendali?
Il travel risk management è importante perché influisce direttamente sull’efficienza, sulla sicurezza e sulle prestazioni finanziarie di un’organizzazione. Una travel policy aziendale ben strutturata garantisce che i propri dipendenti aderiscano alle linee guida, riducendo la probabilità di problemi. Inoltre, una gestione efficace delle trasferte favorisce la conformità ai requisiti legali e normativi, salvaguardando l’azienda da potenziali responsabilità.
Per saperne di più, consulta il nostro articolo dedicato interamente al travel risk management.
Come si scrive una travel policy aziendale?
A questo punto sorge spontaneo chiedersi da dove iniziare e come scrivere una travel policy adeguata.
Il processo per ottenere una travel policy ben fatta ed efficiente è lungo e può comportare numerosi passaggi chiave. L’obiettivo è creare un documento esauriente, facile da seguire, e allineato ai bisogni dell’azienda e alla sicurezza dei suoi dipendenti.
Ecco alcuni esempi da tenere in mente:
Come far fronte alle emergenze
Una travel policy aziendale efficiente dovrebbe descrivere dettagliatamente come i dipendenti dovrebbero rispondere di fronte a varie situazioni di emergenza, come disastri naturali, disordini civili o emergenze mediche, così come definire un preciso canale di comunicazione e fornire contatti specifici all’interno dell’organizzazione, che possano assistere i dipendenti in caso di emergenza.
E’ inoltre necessario garantire che i dipendenti conoscano contatti autorità locali e servizi essenziali: assistenza medica, scorta, evacuazione.
Identificare le misure di sicurezza e le risorse preziose
Assicurarsi di includere linee guida sulla sicurezza in viaggio per i dipendenti, soprattutto per trasferte ad alto rischio. Queste linee guida dovrebbero riguardare misure di sicurezza di base come evitare le aree meno sicure, custodire i propri documenti di viaggio, e salvaguardare gli effetti personali. Si suggerisce inoltre di ricordare ai propri dipendenti l’importanza di mantenere contatti regolari con l’azienda e di fornire aggiornamenti sul proprio stato di sicurezza.
E’ fondamentale garantire ai dipendenti strumenti e risorse utili, come avvisi di sicurezza in tempo reale durante trasferte.
Affrontare i rischi per la salute
Oltre ai problemi legati alla sicurezza, una travel policy aziendale dovrebbe prendere in considerazione i rischi legati alla salute. Ciò può comportare l’obbligo per i dipendenti di sottoporsi a specifiche vaccinazioni prima del viaggio e la predisposizione di un accesso ai servizi sanitari all’estero o la definizione di procedure per affrontare malattie o infortuni durante la trasferta.
Aggiornare la politica di viaggio, quando necessario
Sicuramente un concetto da tenere a mente è la possibilità di modificare la travel policy una volta scritta. Infatti, questo documento non deve rimanere immutabile nel corso degli anni. Può e deve essere modificato, qualora se ne presenti l’esigenza. Ad esempio, se durante la gestione di una trasferta ci si è resi conto che le linee guida fornite dalla policy non ne coprono alcuni aspetti, risulta imperativo doverle modificare.
Inoltre, può essere estremamente utile stabilire dei criteri in base ai quali essere avvertiti qualora la trasferta potrebbe risultare pericolosa. Quindi inserire nella travel policy dei “campanelli d’allarme” per essere notificati in tempo reale e prendere decisioni tempestive.
Il supporto di Studio A&P
La travel policy aziendale tutela i dipendenti nelle trasferte estere, garantendo sicurezza, regole chiare e protezione organizzativa. Questa dovrebbe infatti fornire ai propri lavoratori tutte le informazioni e gli strumenti necessari per partire in totale sicurezza.
A questo proposito, il team di Studio A&P offre il proprio supporto alle aziende grazie all’utilizzo del nostro software Atlasposting.
I nostri report stilati a partire dalla consultazione di 7 fonti governative e le mappe di rischio sono costantemente monitorati e aggiornati, poiché seguono gli aggiornamenti forniti dalle fonti ministeriali su base quotidiana, permettendo quindi ai dipendenti di ricevere avvisi di sicurezza nel più breve tempo possibile.
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