UNI ISO 31030 e la gestione delle trasferte

Le nuove linee guida ISO 31030, emanate da UNI ISO, organismo internazionale indipendente e non governativo, che riunisce esperti per condividere le conoscenze e sviluppare standard internazionali volontari. Il documento definisce per la prima volta le linee guida da seguire da parte dei datori di lavoro per una corretta gestione del rischio durante le trasferte.

Una breve introduzione sull’UNI ISO 31030

Pubblicato nel settembre 2021, UNI ISO 31030 fornisce delle linee guida per definire in maniera chiara ed univoca gli adempimenti necessari per poter gestire in tutta sicurezza le proprie trasferte all’estero. Essa, infatti, spiega come e quali sono i provvedimenti da intraprendere prima, durante e dopo la trasferta come la valutazione interna ed esterna dei rischi fino alla redazione della policy dell’azienda e del conseguente implementation plan.

Contesto normativo italiano ed europeo

Al momento dell’invio del personale all’estero, la giurisdizione italiana richiama più volte, all’interno della normativa, della prassi e della giurisprudenza, gli adempimenti che il datore di lavoro è tenuto a rispettare nel caso di invio di personale all’estero, sia nel breve che nel lungo periodo.

Maggiori informazioni sugli obblighi in materia di sicurezza all’estero nella nostra guida sulla normativa italiana sulla sicurezza e salute dei lavoratori.

A tal riguardo citiamo i principi inderogabili in materia di sicurezza e sanità sul luogo di lavoro:

• Il decreto legislativo 81/2008 che traspone la direttiva 89/391,
• Il decreto legislativo del 15 settembre del 2011, articolo 18 in modifica della legge 398/ 87 che regola le condizioni di lavoro dei lavoratori italiani impiegati o trasferiti all’estero.

All’interno della prassi si cita l’interpello del Ministero del Lavoro 11/2016 in merito alla valutazione dei rischi ambientali e sicurezza del posto di lavoro del personale all’estero.

Nel contesto penalistico, in merito alla responsabilità penale degli enti, citiamo il decreto legislativo 231/2001, relativo ai reati commessi all’estero per la sicurezza del lavoro, contenuti nell’articolo 4 e nell’articolo 25 septies.

Anche la giurisprudenza italiana risulta uniforme nel condannare il datore di lavoro che non ottempera alle misure di sicurezza per i suoi lavoratori all’estero. Tra le più recenti sentenze si cita la sentenza di Cassazione Penale sezione quarta, numero 35 510 del 2001.

In questo rigoroso contesto normativo, l’azienda risulta obbligata a intraprendere misure di sicurezza e misure di valutazione del rischio ambientale per tutti i suoi lavoratori all’estero siano essi in regime di trasferte che di distacco. Per tale motivo, le linee guida UNI ISO31030, in quanto documento riconosciuto da 70 nazioni, tra cui l’Italia, per la prima volta possono costituire un modus operandi condiviso anche dalla nostra legislazione per ottemperare in modo corretto alle prescrizioni normative.

Per maggiori informazioni sull’obbligo legale di tutelare i propri lavoratori all’estero, leggi il nostro approfondimento sul dovere di diligenza.

Il Risk Assessment: una definizione

Possiamo quindi definire il Travel Risk Assessment come quel processo da parte dell’azienda che mira a individuare, gestire e controllare i rischi che possono interessare i propri lavoratori durante la trasferta.

Essi sono quindi molteplici e possono scaturire, da una parte, dall’organizzazione interna dell’azienda:

• Responsabilità non ben definite;
• Imprevisti non presi in considerazione correttamente;
• Relazioni internazionali non ben gestite;

ma anche e soprattutto fattori esterni, come:

• Tasso di criminalità;
• Probabilità di attacchi terroristici;
• Disastri ambientali;
• Strutture sanitarie fatiscenti;
• Divieti alla dogana;
• Documenti non validi;
• Rete di comunicazioni previste per poter rintracciare e avvertire la propria azienda in caso di pericolo o situazioni di emergenza.

Citiamo qui anche un ulteriore esempio che viene spesso sottovalutato ed è legato alla cultura locale e ai comportamenti da adottare in loco. In alcuni Paesi, infatti, toccare una persona appena conosciuta è un’offesa e si raccomanda di non stringersi la mano in saluto anche durante incontri professionali per non andare incontro a denunce o a possibile detenzione.

Di contro, un esempio corretto di Travel risk Assessment comprenderà:

1. Scelta sicura del tipo di policy per trattare il rischio da parte dell’azienda;
2. Individuazione precisa delle persone di riferimento per la trasferta;
3. Analisi attraverso fonti governative affidabili del paese in cui ci si decide di recare classificando e decidendo come trattare i rischi individuati;
4. Creazione un record di tutte le decisioni intraprese per salvaguardia e revisione futura.

Per quanto ogni azienda possa adottare dei suoi particolari criteri per soddisfare la normativa che regola le trasferte, questa deve sempre, anche a distanza di tempo, essere in grado di dimostrare la correttezza delle azioni intraprese. L’ISO 31030 mira ad colmare questo divario, descrivendo un criterio standard per poter non solo svolgere in sicurezza le proprie trasferte ma anche dimostrare a posteriori l’intellegibilità delle decisioni prese.

Cosa definisce l’ISO31030 per il travel risk management?

L’UNI ISO 31030 delinea nello specifico 4 fasi:

Prima fase

Nella prima fase, viene studiato il contesto e definiti gli obiettivi dell’organizzazione. Questo è anche il momento in cui viene analizzata la cosidetta travelling population ossia le persone che saranno predisposte alla trasferta. A seconda del loro specifico background culturale alcune persone potrebbero infatti essere piu indicati per una trasferta invece che un’altra poiché i Paesi potrebbero imporre particolari limitazioni al transito di alcune nazionalità o altre specifiche normative culturali. Il risultato di questa fase è una prima definzione della risk management policy ovvero della politica dell’azienda rispetto al tema del risk management.

Seconda fase

La seconda fase completa la prima andando a delineare l’implementation plan ovvero le attività da svolgere nel concreto per la gestione e la diminuizione del rischio. In questo momento si identificano quali possono essere i rischi legati al Paese di destinazione, li si valuta e si determinano tutte le misure di trattamento necessarie per il viaggiatore. Si definiscono adesso anche le persone che saranno predisposte a tale implementazione e per eventuali situazioni di emergenza e si comunica, in ultimo, tale piano tra le tutte le persone interessate.

Terza fase

Nella terza fase si fornisce, invece, al viaggiatore e all’organizzazione le risorse operative e il supporto necessario per l’effettiva trasferta. È prevista in questa fase la preparazione del trasfertitista sui comportamenti da adottare in loco e sugli accorgimenti da dover adottare, si delineano quali sono le reti di comunicazione tra il viaggiatore e la compagnia anche nel caso di situazioni di emergenza e si monitorano costantemente le condizioni di viaggio.

Quarta fase

In ultimo, la quarta fase è un momento di controllo di tutto l’operato. Questo momento serve a fornire all’organizzazione informazioni e feedback sull’efficacia della pianificazione e nel caso di un riscontro negativo, si aggiornerà e/o implementerà il piano di gestione del rischio dell’azienda. Contestualmente si mira a produrre documentazione di valore legale grazie un record dettagliato di tutte le decisioni intraprese in merito alla trasferta che verrà opportunamente conservato.

Un travel risk management che sia il risultato di queste quattro fasi, come l’esempio su brevemente delineato, è quindi un corretto esempio di travel risk assessment. L’ISO31030 è in definitiva uno strumento potente che può essere impiegato dalle aziende per migliorare la loro organizzazione interna e esterna, allineandosi con un criterio approvato a livello internazionale.

Il servizio Risk Assessment di Studio A&P

Consci di questo, il servizio di Risk Assessment implementato dallo studio punta ad allineare le aziende alla normativa vigente proponendo, in un primo momento, un assessment mirato per valutare la struttura interna dell’ente. Da lì, lo studio si impegna a guidare i suoi clienti in tutte le fasi successive, aiutando a recuperare le informazioni più rilevanti per il proprio Paese sia geolocalizzate per la città specifica della trasferta sia valide su tutto il territorio come norme a cui adempiere all’arrivo, vaccinazioni obbligatorie da effettuare, particolari raccomandazioni e precauzioni da intraprendere.

Oltre a una chiara individuazione e aiuto nella gestione del rischio nelle zone di vostro interesse, grazie al software di proprietà Arletti & Partners, sarà possibile monitorare costantemente i vostri dipendenti ed essere notificati di qualunque aggiornamento in un solo giorno lavorativo. Il software consentirà inoltre lo storage delle informazioni così da tutelare ulteriormente i nostri clienti.

Conclusioni

Perchè è dunque importante avere degli standard di risk management?

Per quanto detto finora risulta dunque importante il perché dover definire degli standard chiari di Risk Management. Con una policy chiara e un implementation plan altrettanto definito, l’azienda potrà garantire al meglio la salute dei suoi trasferisti, sarà tutelata da eventuali responsabilità che possono nascere in seno alla trasferta e negli anni successivi e compirà un primo passo per diventare sempre più internazionale in sicurezza.