Travel Security Management

Lo scenario economico mondiale sta cambiando rapidamente, e in questo mondo che varia a una velocità sempre maggiore, le aziende si trovano a dover fare i conti con le numerose complicazioni di una trasferta all’estero. I viaggi aziendali (corporate travel), siano essi per un breve o lungo periodo, rappresentano spesso una necessità. Può essere questo il caso se un’azienda possiede una filiale all’estero, ha un partner straniero o ha in programma di partecipare a una conferenza o a una fiera internazionale.

Tuttavia, qualsiasi tipo di viaggio aziendale deve essere programmato tenendo conto dei potenziali rischi. L’azienda, infatti, è totalmente responsabile quando decide di mandare il proprio personale all’estero e ciò deve essere fatto rispettando tutti i criteri di sicurezza, per non mettere a rischio i lavoratori e di conseguenza i propri interessi.

Possiamo senz’altro affermare che garantire un viaggio aziendale sicuro per tutti i dipendenti deve essere l’obiettivo principale di ogni azienda e di ogni travel manager.

I vari rischi di un viaggio aziendale

Quali possono essere i rischi per il personale inviato all’estero?

Naturalmente, questi possono variare in base al Paese di destinazione, in quanto alcune aree geografiche risultano essere più pericolose di altre. In generale, diversi problemi possono sorgere soprattutto per quanto riguarda le seguenti componenti (come indicato anche dalla norma internazionale ISO 31030): 

• destinazione del viaggio o situazioni particolari/rischi nella destinazione del viaggio;
• alloggio;
• trasporti;
• itinerario di viaggio;
• durata del viaggio;
• profilo del viaggiatore e dell’organizzazione;
• circostanze geopolitiche rilevanti;
• situazione governativa/normative in vigore;
• minacce informatiche;
• differenze culturali e religiose significative;
• accesso a infrastrutture e risorse essenziali;
• attori di rischio contestuali quali condizioni meteorologiche estreme, disastri naturali, conflitti, epidemie/pandemie, affidabilità delle comunicazioni, ecc.

Dunque, è assolutamente necessario prendere in considerazione tutti questi fattori prima di qualsiasi viaggio aziendale. La domanda che ora sorge spontanea è come le aziende possono far fronte a tutti questi rischi?

In tal caso risulta indispensabile mettere in atto un processo di risk management.

Il processo di risk management

A tal punto, altre domande nascono spontanee, ossia “Come fare risk management?” e “In che cosa consiste questo processo?”. La valutazione dei rischi per i lavoratori all’estero ha i seguenti obiettivi, che possono essere definiti come il risultato della somma di 3 fasi:

• in primo luogo, l’azienda deve analizzare il contesto e la situazione specifica del Paese di destinazione;
• successivamente, deve identificare i rischi principali (travel risk assessment);
• infine, deve mettere in pratica le misure necessarie per gestire e mitigare tali rischi (travel risk treatment).

Analizzare contesto e situazione del paese di destinazione

Lo step iniziale consiste principalmente nella raccolta di informazioni affidabili, aggiornate e rilevanti per il Paesi di destinazione.

In particolare, quest’ultime dovrebbero essere sempre reperite da diverse fonti obiettive e costantemente controllate. Solo così facendo si potrà essere sempre al corrente di ogni eventuale cambiamento che si verifica e che potrebbe avere ripercussioni sulla trasferta.

In particolare, il controllo costante delle informazioni dovrebbe riguardare tutti i fattori sopramenzionati onde evitare qualsiasi tipo di imprevisto.

Travel risk assessment per identificare rischi principali

Il secondo step è quello che può essere propriamente definito come travel risk assessment. Una volta conclusa la raccolta di informazioni necessarie, l’azienda avrà una panoramica chiara dei rischi che potrebbero essere maggiormente presenti in quella specifica area geografica.

Il risultato sarà una serie di parametri usati per valutare i rischi, quindi questioni, peculiarità e problemi di cui ogni viaggiatore deve essere informato, al fine di ottenere una piena comprensione dei potenziali pericoli.

La presentazione di questi parametri non deve avvenire in maniera casuale, ma devono essere esposti in modo efficiente e organizzato, per facilitare la lettura e la comprensione. Inoltre, sarebbe opportuno basarsi anche sulla località, in modo da essere principalmente rilevante per l’area specifica in cui si svolgerà il viaggio d’affari.

Un primo risultato di questo travel risk assessment è la comprensione del livello di rischio complessivo per una determinata località. In quest’ottica, per valutare il livello di rischio sarebbe opportuno disporre i valori secondo una scala, in modo da poter riconoscere immediatamente le destinazioni ad alto rischio, quindi le località che presentano rischi particolarmente pericolosi per quanto riguarda la sicurezza, la salute, i pericoli naturali o una qualsiasi delle aree sopra elencate.

Travel risk treatment per mitigare i rischi rilevati

Una volta valutati i possibili rischi, l’azienda, in particolare il suo travel manager, dovrebbe preferibilmente effettuare una valutazione per stabilire se il viaggio d’affari debba avere luogo o meno. Se l’azienda conferma i viaggi, è il momento di cercare di limitare i rischi valutati. Questa è la fase di risk management, o trattamento del rischio propriamente detto.

In questa fase, occorre mettere in pratica una serie di misure di travel security per trattare i rischi, tenendo conto delle peculiarità del Paese di destinazione, ma anche delle caratteristiche e delle necessità dei viaggiatori. Il risultato dovrebbe essere una vera e propria raccolta di linee guida sulla sicurezza in viaggio per i dipendenti, per guidarli nei loro viaggi di lavoro.

Perchè le aziende dovrebbero avere una travel security policy

L’implementazione di una travel security ha senz’altro numerosi vantaggi. Infatti, le aziende che seguono queste politiche possono:

• tutelare i propri interessi;
• condurre gli affari nel modo più efficiente possibile;
• garantire la sicurezza dei propri lavoratori all’estero

Questo aiuterà quindi ad evitare qualsiasi tipo di ripercussione legale.

Infatti, secondo il principio del dovere di diligenza del datore di lavoro, quest’ultimo è responsabile del benessere dei propri dipendenti in tutte le circostanze che riguardano la loro prestazione professionale, compresi i viaggi di lavoro e gli incarichi all’estero.

Per maggiori informazioni sugli obblighi dei datori di lavoro italiani che inviano i propri dipendenti all’estero, consulta la nostra guida sulla normativa italiana in materia di salute e sicurezza per gli incarichi all’estero.

Al fine di essere certi di seguire in maniera precisa e efficiente tutte le fasi del processo di risk management, è quindi opportuno stilare una corretta politica di gestione del rischio stabilendo le best practice per definire una politica di viaggio aziendale, che non lasci nulla al caso e garantisca un viaggio sicuro ai suoi dipendenti.

Queste best practice prevedono il rispetto di un protocollo rigoroso, che può essere indicato al meglio da esperti di valutazione del rischio.

A questo proposito, Studio A&P può fornire un servizio completo di Risk Assessment che aiuterà a minimizzare i rischi di un viaggio aziendale. In particolare, il team, composto da specialisti, raccoglierà informazioni rilevanti e affidabili (da 7 fonti governative più 2 dipartimenti sanitari) e le organizzerà in modo efficiente e chiaro.

Pertanto, il team aiuterà l’azienda e i suoi viaggiatori a comprendere il risultato dell’assessment e fornirà loro un’analisi complessiva del livello di rischio del Paese.

Inoltre, come detto in precedenza sulla necessità di avere sempre informazioni aggiornate, lo Studio si impegna a monitorare quotidianamente le fonti e a comunicare qualsiasi cambiamento rilevante che possa influire sulla trasferta.