Una travel policy aziendale ben strutturata è essenziale per assicurarsi che la trasferta proceda senza intoppi e nel rispetto degli standard aziendali e delle normative internazionali, dai preparativi iniziali alla revisione post-partenza.
Tra le normative internazionali più importanti ci sono le linee guida UNI ISO 31030.
L’implementazione di una travel policy aziendale efficace non solo ottimizza la gestione delle trasferte, ma dimostra anche l’impegno dell’azienda nella salvaguardia e nel benessere dei propri dipendenti.
Infatti, i datori di lavoro hanno il dovere di proteggere la salute e la sicurezza dei propri dipendenti, anche quando sono distaccati all’estero.
Cosa significa travel policy?
Innanzitutto, occorre spendere alcune parole per definire meglio il concetto di travel policy.
Quest’ultimo può essere definito come un insieme di linee guida aziendali disegnate per gestire ed organizzare al meglio i viaggi di lavoro dei propri dipendenti. La travel policy permette di fornire una struttura chiara e coerente a tutte le fasi della trasferta, dalla sua pianificazione iniziale alla sua conclusione. Assicurano quindi che il viaggio sia organizzato in maniera efficiente, nel rispetto degli standard aziendali e soprattutto in compliance con standard internazionali e la giurisprudenza nazionale.
Scopri di più sulle normative italiane nella nostra guida sulle leggi italiane in materia di salute e sicurezza per incarichi all’estero.
Una travel policy aziendale ben articolata facilita la gestione dei viaggi, garantisce la conformità alle normative e aiuta a proteggere il benessere dei dipendenti, ottimizzando i costi e migliorando l’efficienza complessiva delle trasferte.
Cos’è il travel risk management?
Il travel risk management è un componente fondamentale di una travel policy aziendale. Ciò implica l’identificazione, la valutazione e la mitigazione dei rischi associati alle trasferte ai quali i dipendenti potrebbero essere esposti, come ad esempio instabilità politica, disastri naturali o rischi sanitari.
Affrontando in modo proattivo questi rischi, il travel risk management aiuta a proteggere i dipendenti e a ridurre al minimo le interruzioni delle attività aziendali.
Perché il travel risk management è importante?
Un travel risk management efficiente è essenziale per numerose ragioni. Innanzitutto, perché aumenta la sicurezza dei dipendenti fornendo un protocollo chiaro per la gestione dei rischi e delle emergenze.
A comprehensive corporate travel policy includes thorough risk assessments, addressing concerns like health hazards, political instability, and local security threats.
L’implementazione di linee guida chiare circa la sicurezza delle trasferte di lavoro aiuta i dipendenti a prepararsi a qualsiasi potenziale rischio a cui potrebbero incorrere durante i loro viaggi, garantendo che la loro sicurezza sia una priorità assoluta. In questo modo si riduce la probabilità di disservizi e si garantisce che i dipendenti si sentano sicuri quando viaggiano per lavoro.
Cosa rende fondamentale la gestione dei viaggi aziendali?
Il travel risk management è importante perché influisce direttamente sull’efficienza, sulla sicurezza e sulle prestazioni finanziarie di un’organizzazione. Una travel policy aziendale ben strutturata garantisce che i propri dipendenti aderiscano alle linee guida, riducendo la probabilità di problemi ed emergenze legate ai viaggi. Inoltre, una gestione efficace delle trasferte favorisce la conformità ai requisiti legali e normativi, salvaguardando l’azienda da potenziali responsabilità.
Per saperne di più, consulta il nostro articolo dedicato interamente al travel risk management.
Come si scrive una travel policy aziendale?
A questo punto sorge spontaneo chiedersi da dove iniziare e come scrivere una travel policy adeguata.
Ovviamente, il processo per arrivare ad ottenere una travel policy ben fatta ed efficiente è lungo e può comportare numerosi passaggi chiave da eseguire step by step. L’obiettivo finale è quello di creare un documento che sia esauriente, facile da seguire, e allineato sia ai bisogni dell’azienda che alla sicurezza dei suoi dipendenti.
Ecco alcuni esempi da tenere in mente:
Come far fronte alle emergenze
Una travel policy aziendale efficiente dovrebbe descrivere dettagliatamente come i dipendenti dovrebbero rispondere di fronte a varie situazioni di emergenza, come disastri naturali, disordini civili o emergenze mediche, così come definire un preciso canale di comunicazione e fornire contatti specifici all’interno dell’organizzazione che possano assistere i dipendenti in caso di emergenza.
Outline the chain of communication and provide specific contacts within the organization who can assist employees in an emergency. Ensure that employees know how to contact local authorities and secure services like medical assistance, security escorts or evacuation.
Identificare le misure di sicurezza e le risorse preziose.
Assicurarsi di includere linee guida sulla sicurezza in viaggio per i dipendenti, soprattutto per trasferte ad alto rischio. Queste linee guida dovrebbero riguardare misure di sicurezza di base come evitare le aree meno sicure, custodire i propri documenti di viaggio, e salvaguardare gli effetti personali. Si suggerisce inoltre di ricordare ai propri dipendenti l’importanza di mantenere contatti regolari con l’azienda e di fornire aggiornamenti sul proprio stato di sicurezza.
È fondamentale fornire ai dipendenti strumenti e risorse che li aiutino a mantenere la sicurezza durante le loro trasferte come l’accesso ad avvisi di sicurezza in tempo reale.
Affrontare i rischi per la salute
Oltre ai problemi legati alla sicurezza, una travel policy aziendale dovrebbe prendere in considerazione i rischi legati alla salute. Ciò può comportare l’obbligo per i dipendenti di sottoporsi a specifiche vaccinazioni prima del viaggio, la predisposizione di un accesso ai servizi sanitari all’estero o la definizione di procedure per affrontare malattie o infortuni durante la trasferta.
Aggiornare la politica di viaggio, quando necessario
Sicuramente un concetto da tenere a mente è la possibilità di modificare la travel policy una volta scritta. Infatti, questo documento non deve rimanere immutabile nel corso degli anni, ma può e deve essere modificato qualora se ne presenti l’esigenza. Ad esempio, se durante la gestione di una trasferta ci si è resi conto che le linee guida fornite dalla policy non ne coprono alcuni aspetti, risulta imperativo doverle modificare.
Inoltre, può essere estremamente utile stabilire dei criteri in base ai quali essere avvertiti qualora la trasferta potrebbe risultare pericolosa. Quindi inserire nella travel policy dei “campanelli d’allarme” per essere notificati in tempo reale e prendere decisioni tempestive.
Il supporto di Studio A&P
Abbiamo visto dunque come la creazione di una travel policy aziendale sia di fondamentale importanza per la tutela dei propri dipendenti durante le loro trasferte di lavoro all’estero. Questa dovrebbe infatti fornire ai propri lavoratori tutte le informazioni e gli strumenti necessari per partire in totale sicurezza.
A questo proposito, il team di Studio A&P offre il proprio supporto alle aziende grazie all’utilizzo del nostro software Atlasposting.
I nostri report stilati a partire dalla consultazione di 7 fonti governative e le mappe di rischio sono costantemente monitorati e aggiornati, poiché seguono gli aggiornamenti forniti dalle fonti ministeriali su base quotidiana, permettendo quindi ai dipendenti di ricevere avvisi di sicurezza nel più breve tempo possibile.
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