Vai al contenuto Una politica aziendale di viaggio (“corporate travel policy”) è un insieme strutturato di linee guida interne che definiscono come i viaggi di lavoro vengono pianificati, approvati, gestiti ed eventualmente monitorati.
Una corporate travel policy ben strutturata rappresenta uno strumento fondamentale di governance per le organizzazioni che gestiscono la mobilità internazionale. Essa garantisce che i viaggi di lavoro siano svolti in modo sicuro, efficiente e conforme, dalla fase di pianificazione pre-partenza fino alla revisione post-trasferta.
Fornisce un quadro coerente per:
- gli obblighi di duty of care nei confronti dei dipendenti;
- la conformità ai requisiti legali, fiscali e normativi.
Inoltre, definisce le aspettative relative al comportamento dei dipendenti durante i viaggi di lavoro e stabilisce procedure finalizzate a garantire la loro sicurezza e il loro benessere in ogni momento.
In questo contesto, l’implementazione di processi strutturati allineati alle linee guida UNI ISO 31030 rappresenta uno standard sempre più riconosciuto per una gestione efficace del rischio legato ai viaggi.
Politica di valutazione del rischio viaggio
Un elemento centrale di qualsiasi corporate travel policy è il framework di travel risk assessment, progettato per identificare, valutare e mitigare i rischi associati alla mobilità internazionale.
Tra questi rientrano, a titolo esemplificativo:
- rischi geopolitici e di sicurezza;
- rischi sanitari ed epidemiologici;
- rischi ambientali e legati a calamità naturali;
- limitazioni infrastrutturali e di risposta alle emergenze specifiche del Paese di destinazione.
Attraverso una valutazione preventiva di tali fattori, le aziende possono implementare misure preventive volte a ridurre le interruzioni operative e rafforzare la protezione dei dipendenti.
Quadro normativo e compliance
Le corporate travel policies sono strettamente collegate agli obblighi legali del datore di lavoro previsti dal diritto italiano, in particolare dal Codice Civile (art. 2087), che impone ai datori di lavoro di tutelare la salute e la sicurezza dei dipendenti, anche durante trasferte internazionali e viaggi di lavoro.
Rileva inoltre l’Interpello del Ministero del Lavoro n. 11/2016, che rafforza il dovere del datore di lavoro in materia di prevenzione e adeguata valutazione dei rischi nell’ambito degli obblighi di salute e sicurezza sul lavoro.
Una travel policy pienamente conforme contribuisce a:
- ridurre l’esposizione alla responsabilità civile, in particolare con riferimento agli obblighi di sicurezza sul lavoro;
- ridurre i rischi di responsabilità penale per amministratori e management in caso di inadeguata prevenzione o insufficiente valutazione dei rischi;
- garantire una corretta valutazione e gestione del “danno differenziale”, ossia della quota di danno eventualmente richiesta oltre la copertura previdenziale obbligatoria in caso di infortunio o malattia professionale all’estero;
- assicurare l’allineamento agli obblighi strutturati di prevenzione previsti dalla normativa applicabile in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
In questa prospettiva, adottare un processo di gestione dei viaggi basato sul rischio e conforme alla ISO 31030 non rappresenta soltanto una best practice, ma anche uno strumento fondamentale di governance per garantire accountability organizzativa e difendibilità legale.
Oltre agli obblighi normativi, una travel policy strutturata e conforme consente inoltre alle organizzazioni di proteggere efficacemente i propri dipendenti, ottimizzare i costi legati alla continuità operativa ed essere adeguatamente preparate nella gestione proattiva dei rischi durante i viaggi.
Funzionalità Atlasposting per la gestione del rischio viaggio
Atlasposting supporta le organizzazioni nell’implementazione operativa di un framework di gestione del rischio viaggio conforme e basato sui dati.
La piattaforma integra fonti governative e istituzionali costantemente aggiornate per fornire informazioni operative e indicatori di rischio in tempo reale, tra cui:
- Vaccinazioni obbligatorie
Atlasposting fornisce informazioni aggiornate sui vaccini obbligatori o raccomandati in base alle normative del Paese di destinazione e alle condizioni epidemiologiche. - Indici di libertà e sicurezza
Indicatori progettati per valutare le condizioni del Paese, quali stabilità politica, libertà civili e livello generale di sicurezza.
Confronto dei sistemi sanitari nazionali e accessibilità
Atlasposting valuta:
- disponibilità dei servizi medici;
- capacità di risposta alle emergenze;
- affidabilità delle infrastrutture.
Sistema di alert in tempo reale
La piattaforma consente di ricevere aggiornamenti in tempo reale sulle evoluzioni della situazione nel Paese di destinazione e supporta decisioni tempestive in caso di rischi emergenti (es. instabilità politica, disastri naturali, allerte sanitarie).
Caso pratico: perché Atlasposting dovrebbe essere incluso nella travel risk assessment policy aziendale
Un’azienda con sede in Italia invia regolarmente dipendenti all’estero per brevi trasferte di lavoro, visite a clienti, attività di installazione e incontri commerciali. Fino ad oggi, la policy interna richiedeva esclusivamente l’approvazione del manager e la prenotazione del viaggio attraverso i consueti canali aziendali.
Tuttavia, la policy non prevedeva una procedura strutturata per valutare i rischi del Paese di destinazione prima della partenza.
Situazione pratica
Un dipendente deve recarsi in un Paese extra-UE per una trasferta di cinque giorni presso il sito di un cliente. La destinazione non è considerata una zona di guerra, ma presenta diversi potenziali rischi, tra cui:
- recenti manifestazioni politiche;
- raccomandazioni sanitarie e vaccinali;
- elevati livelli di inquinamento nella città di destinazione;
- problematiche di sicurezza locale;
- possibili allerte per calamità naturali;
- limitata infrastruttura sanitaria in alcune aree.
In assenza di uno strumento strutturato, il team HR e il travel manager potrebbero non avere una visione completa e aggiornata di tali rischi prima di autorizzare il viaggio.
Perché Atlasposting è importante
Inserendo Atlasposting Risk Assessment nella policy interna aziendale, l’azienda introduce un passaggio formale prima della partenza del dipendente.
Prima di approvare il viaggio, l’azienda può utilizzare Atlasposting per:
- verificare il livello di rischio della destinazione tramite mappe di rischio aggiornate;
- accedere a informazioni specifiche sul Paese;
- ricevere indicazioni pratiche su sicurezza, salute e rischi locali;
- documentare l’avvenuta valutazione preventiva;
- monitorare la destinazione durante la permanenza del dipendente tramite alert;
- fornire al dipendente informazioni rilevanti prima della partenza.
Rischi in assenza di Atlasposting
Se l’azienda invia il dipendente all’estero senza una valutazione strutturata e si verifica un incidente, potrebbe risultare difficile dimostrare di aver valutato adeguatamente i rischi collegati alla trasferta.
Ad esempio, in caso di emergenza sanitaria, problema di sicurezza o interruzione locale, al datore di lavoro potrebbe essere richiesto di dimostrare:
- quali informazioni siano state verificate prima della partenza;
- se il dipendente fosse stato informato dei rischi;
- se siano state considerate misure preventive;
- se la destinazione sia stata monitorata durante la trasferta;
- se la decisione di autorizzare il viaggio fosse coerente con gli obblighi di duty of care aziendale.
Benefici per l’azienda
Integrare Atlasposting nella travel risk assessment policy interna consente all’azienda di passare da un semplice processo informale di approvazione a una procedura documentata e tracciabile di gestione del rischio.
Una clausola della policy potrebbe prevedere:
Prima di qualsiasi viaggio di lavoro internazionale, assegnazione o posting, l’azienda dovrà effettuare una valutazione del rischio della destinazione tramite Atlasposting. La valutazione dovrà includere la consultazione delle Risk Maps disponibili, di eventuali report specifici sul Paese e degli alert durante la permanenza del dipendente all’estero. L’esito della valutazione dovrà essere preso in considerazione prima di autorizzare il viaggio e conservato quale prova del processo aziendale di duty of care.
Conclusioni
L’inclusione di Atlasposting nella travel risk assessment policy aziendale è importante perché consente al datore di lavoro di identificare, valutare, documentare e monitorare i rischi connessi ai viaggi internazionali.
Inoltre, supporta i team HR, HSE e management nell’assumere decisioni più consapevoli prima di inviare dipendenti all’estero, soprattutto verso destinazioni in cui rischi sanitari, di sicurezza, geopolitici o ambientali potrebbero incidere sulla permanenza del lavoratore.