Supporto da A&P

Organismo di Vigilanza: cosa prevede il Modello 231

L'Organismo di Vigilanza (OdV) previsto dal Modello 231: cos'è, da chi è composto e quali sono le sue funzioni.

Indice dei Contenuti

Come visto precedentemente nella nostra guida sul Modello 231, il MOG 231 è un protocollo di gestione, non obbligatorio, che tutte le aziende sono invitate a implementare nella loro policy, al fine di tutelarsi nella gestione preventiva dei rischi ed evitare eventuali ripercussioni in caso di un contenzioso.  

Un ulteriore aspetto previsto dal Modello 231 prevede è la nomina di un Organismo di Vigilanza (OdV).

In questo articolo approfondiremo questo aspetto, descrivendone le caratteristiche, la sua composizione e i suoi requisiti fondamentali.

Organismo di vigilanza 231: cos’è e cosa significa

L’OdV, acronimo di Organismo di Vigilanza, è un organo autonomo, indipendente e dotato di specifiche professionalità che le aziende che hanno integrato il Modello 231 devono nominare. 

Chi nomina i membri dell’Organismo di Vigilanza

Secondo l’articolo 6, comma 1, lettera A del Decreto Legislativo, la nomina, così come eventuali modifiche e revoche dell’Organismo di Vigilanza e dei suoi membri è una responsabilità del Consiglio di Amministrazione.  

Una volta nominati i membri che andranno a comporre l’OdV, la durata della carica è da intendersi a tempo indeterminato per i componenti interni. Sarà invece a tempo determinato per i professionisti esterni, in genere restano in carica per tre esercizi.  

Come è composto l’Organismo di Vigilanza 231

Non esistono delle prescrizioni legislative circa la composizione dell’Organismo di Vigilanza. Esso quindi si può costituire come un organo monosoggettivo o plurisoggettivo.

In quest’ultimo caso quindi, si parlerà di un organo collegiale che si presenta come una composizione di professionisti, di campi diversi, esterni all’organizzazione, che possono anche dare autorevolezza e indipendenza all’Azienda stessa, e soggetti interni, per contemperare indipendenza e continuità di azione.

La scelta del tipo di composizione da adottare dipende dalle dimensioni, dal tipo di attività e della complessità dell’Azienda.  

Quanti sono i membri dell’Organismo di Vigilanza

Generalmente, è possibile identificare le seguenti composizioni:  

  • Nelle Aziende di grandi e medie dimensioni, l’OdV è composto da tre membri, che possono essere tre figure esterne oppure due professionisti esterni e un componente interno;
  • Nelle piccole imprese, generalmente nelle società non quotate (oppure nelle medie con un rischio-231 ridotto), l’OdV è monocratico, ossia rappresentato solamente da un professionista esterno;  
  • Nelle imprese di ridotte dimensioni, il ruolo di OdV può essere svolto dallo stesso organo dirigente (Amministratore Unico o CDA nella sua interezza). Si tratta di una soluzione ammessa dalla legge, ma solitamente i dirigenti preferiscono delegare questo ruolo ad altri professionisti.  

Chi può far parte dell’Organismo di Vigilanza

I componenti dell’OdV devono avere delle specifiche caratteristiche.

Infatti, secondo la giurisprudenza e le linee guida fornite da Confindustria, devono essere garantiti i requisiti di indipendenza, autonomia, continuità di azione e professionalità.

Inoltre, i componenti interni non devono essere in conflitto di interessi. Per esempio, il responsabile della funzione HSE (Health, Safety and Environment) non può far parte dell’organismo, poiché dovrebbe essere tra i principali soggetti di valutazione.  

I componenti esterni, oltre ai requisiti citati nel paragrafo precedente, non possono svolgere incarichi professionali per un lungo periodo per l’Azienda, poiché il criterio dell’autonomia risulterebbe minato. 

Quali sono i requisiti che deve possedere l’Organismo di Vigilanza?

A questo punto, occorre approfondire le caratteristiche previste per i componenti: 

Autonomia e indipendenza

Sono necessarie al fine di evitare qualsiasi tipo di interferenza tra il soggetto controllante e il soggetto controllato. Si devono quindi evitare ingerenze e condizionamenti di natura economica e personale che potrebbero minare l’obiettività, e anche la serenità, di giudizi in sede di verifica.

È necessario, dunque, determinare delle cause di ineleggibilità e decadenza dal ruolo, per evitare che qualsiasi membro dell’OdV possa essere condizionato e che gli si possa attribuire un reato con una conseguente condanna. 

Continuità di azione

Una certa continuità è imperativa per assicurare un esercizio costante dei poteri di controllo e di vigilanza sulle attività ritenute sensibili. Tale attività sono intese come aree operative dove si rischiano delle effrazioni di reato. Anche l’attività di monitoraggio del Modello deve cambiare a seconda dello scenario aziendale e normativo.

I membri dell’Organismo devono ricevere costantemente e tempestivamente aggiornamenti riguardanti le aree aziendali più esposte al rischio. Al fine di garantire lo svolgimento di questi compiti, si potrebbe supporre la calendarizzazione delle attività con una valutazione periodica delle stesse, anche per coordinare le attività con i vertici apicali.

Inoltre, è opportuno controllare le risorse finanziarie a disposizione dell’Organismo, in quanto queste sono essenziali per poter svolgere al meglio gli incarichi previsti.

Professionalità

Accanto a un’adeguata conoscenza dell’organizzazione aziendale e dei principali processi, ai membri dell’OdV sono richieste due tipologie di competenze:

  • giuridico-penalistiche;
  • tecnico-ispettivo, per l’analisi dei sistemi aziendali. 

Ovviamente risulta imprescindibile la conoscenza del Decreto Legislativo 231/2001: i componenti dell’OdV devono essere qualificati con esperienza in ambito di 231.

Quali sono i compiti dell’Organismo di Vigilanza

L’Organismo di Vigilanza ricopre due funzioni specifiche, ossia:  

  1. L’effettiva attuazione del Modello 231 da parte dei destinatari: ad esempio se si stanno adottando in maniera corretta le procedure individuate, ma anche monitorare sulla diffusione della conoscenza e della comprensione del modello da parte dei relativi destinatari; 
  1. L’idoneità nel tempo del Modello 231 per far sì che questo risulti sempre efficace. L’OdV potrà proporre adattamenti e aggiornamenti a fronte di cambiamenti nell’organizzazione o nelle attività dell’Azienda, nel quadro normativo di riferimento oppure se si sono verificate dalle violazioni. Risulta cruciale anche fornire degli aggiornamenti sul funzionamento del Modello.  

L’Organismo di Vigilanza svolge quindi due funzioni basilari nell’attuazione del protocollo previsto dal MOG 231. Di fatti, possiamo dire che l’Organismo di Vigilanza è paragonabile al “motore” del modello organizzativo di gestione, in quanto è incaricato di sorvegliare sulla sua concreta attuazione, per far sì che non rimanga solamente una mera documentazione cartacea.

Inoltre, la sua attività è fondamentale per rintracciare eventuali lacune che possono comparire durante la sua adozione, per poi apportare miglioramenti.

Quali sono i flussi informativi che coinvolgono l’OdV?

Come si è visto sopra, l’OdV svolge un ruolo chiave nella sorveglianza della concreta attuazione del Modello Organizzativo. È fondamentale dunque che i membri dell’OdV siano sempre aggiornati e che abbiano libero accesso a tutte le funzioni dell’Azienda, senza nessun consenso.

A questo proposito, occorre garantire dei flussi informativi ben strutturati. Grazie a quest’ultimi, l’OdV può guadagnare consapevolezza circa qualsiasi vicenda che riguardi l’azienda. Si tratta di informazioni non solamente di natura economica-finanziaria, ma anche riguardanti l’attività produttiva e commerciale, avanzamenti nella tecnologia, emanazione di norme che potrebbero avere impatto sull’attività aziendale.

La necessità di avere accesso a queste tipologie di informazioni è evidenziata anche nel Decreto Legislativo 231/2001, che all’art.6, comma 2, lett. D dichiara che si debbano prevedere degli obblighi di informazione verso l’organismo chiamato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli.

Si deve prevedere quindi un invio di flussi periodici ai diretti interessati affinché il corretto funzionamento del modello sia garantito. In particolare, l’Organo amministrativo deve informare l’OdV di eventuali delibere che possono modificare le funzionalità del modello, ad esempio nella struttura organizzativa. Dall’altra parte invece, gli organi di controllo devono fornire periodicamente delle informazioni sullo stato del sistema di controllo interno di loro competenza.  

Si raccomanda infine di prevedere le modalità per creare un regolare flusso di informazioni all’interno della procedura aziendale, per disciplinarne i tempi, i contenuti e la trasmissione all’organo di controllo.  

Chi può fare segnalazioni all’OdV?

Per segnalazione si intende qualsiasi notizia avente ad oggetto presunti rilievi, irregolarità, violazioni, comportamenti e fatti censurabili o comunque qualsiasi pratica non conforme a quanto stabilito nel Codice Etico e/o nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo

Le segnalazioni possono essere di varia provenienza, sia interne che esterne alla struttura, e possono avvenire anche in forma anonima. Queste possono riguardare la possibile commissione di reati o delle violazioni del modello (anche potenziali, non effettive). Tuttavia, il segnalante deve essere protetto da ritorsioni, per cui è importante mettere in atto un sistema di protezione dell’anonimato.

Contatta Studio A&P

Riferimenti Normativi

Decreto Legislativo n. 231/2001

Fonte

Demo gratuita del nostro Software

Scopri come pianificare trasferte di lavoro in sicurezza e minimizzare rischi penali con una demo del nostro Software Travel Risk Management.

Non perderti gli ultimi aggiornamenti

Ricevi aggiornamenti gratuiti dai nostri Esperti su immigrazione, diritto del lavoro, tassazione e altro ancora.