La apostilla en Italia está destinada a los documentos emitidos por o que deben ser validados en países que han firmado la Convención de La Haya (firmada el 5 de octubre de 1961). Estos documentos pueden recibir el sello de apostilla.
¿Qué es una Apostilla?
La apostilla es un sello especial que certifica la validez jurídica de un documento. También certifica la validez jurídica del funcionario que lo firma (certificados, copias, etc.).
La apostilla es reconocida en todos los estados que han firmado la Convención de La Haya.
Además, desde 2006, el Programa de Apostilla Electrónica (e-APP) apoya la emisión y verificación electrónica de apostillas en todo el mundo.
Puede obtener más información sobre la lista actual de e-Registers operativos.
Consulte la Tabla de Implementación del e-APP, que identifica las Autoridades Competentes que han implementado uno o ambos componentes del e-APP.
Documentos que requieren Apostilla
La apostilla es un tipo de legalización necesaria para varios procesos, como:
- Permisos de trabajo en el extranjero y, en general, procesos de inmigración;
- Creación de empresas en otros países;
- Admisiones a instituciones educativas en el extranjero;
- Registros locales y actos civiles como el matrimonio.
El Sello de Apostilla
Los sellos de apostilla pueden colocarse en documentos originales como:
- Documentos oficiales emitidos por instituciones educativas, como: certificados de diploma, diplomas, expedientes académicos y otros;
- Certificados emitidos por instituciones archivísticas;
- Certificados de estado de salud;
- Certificados emitidos por los Ministerios del Interior, así como otros documentos oficiales;
- Documentos emitidos por órganos judiciales y tribunales, así como documentos emitidos por notarios;
- Certificados emitidos por los registros civiles (certificados de nacimiento, defunción, matrimonio, divorcio, documentos de constitución de entidades legales).
Apostilla en Italia: requisitos
Además, la Convención Apostilla exige que todas las apostillas estén numeradas de manera consecutiva, con números individuales aplicados a cada apostilla emitida.
Cada apostilla contiene un sello y 10 referencias obligatorias:
- Nombre del país de origen del documento;
- Nombre de la persona que firma el documento;
- Calidad en la que actúa la persona que firma el documento;
- Nombre de la autoridad que ha colocado el sello o el estampillo (en el caso de documentos no firmados);
- Lugar de certificación;
- Fecha de certificación;
- Autoridad emisora del certificado;
- Número del certificado;
- Sello o estampillo de la autoridad emisora del certificado;
- Firma de la autoridad emisora del certificado.
Estados Miembros que han firmado la Convención de La Haya
Entre los países que han firmado la Convención de La Haya se encuentran:
- Todos los estados miembros de la UE;
- Otros países como: Albania, Argentina, Australia, Azerbaiyán, Bielorrusia, Bosnia y Herzegovina, China, Colombia, Costa Rica, República Dominicana, Ecuador, Macedonia del Norte, Georgia, Honduras, Hong Kong, Islandia, India, Israel, Japón, Liechtenstein, México, Mónaco, Mongolia, Montenegro, Namibia, Nueva Zelanda, Nicaragua, Noruega, Omán, Panamá, Paraguay, Perú, República de Moldavia, Federación de Rusia, San Marino, Arabia Saudita, Serbia, Sudáfrica, Corea del Sur, Suiza, Turquía, Ucrania, Reino Unido, Uruguay, Estados Unidos, Venezuela.
Gracias a este acuerdo, los documentos emitidos por cualquiera de los países mencionados anteriormente, que deben presentarse en otro país signatario de la convención, no necesitan ser legalizados ante las Representaciones Diplomáticas o Consulares, lo que acelera y simplifica el proceso de legalización.
Consulte la lista completa de países que han firmado la Convención de La Haya, así como los detalles sobre las autoridades competentes designadas, sus datos de contacto y otra información práctica.
Apostilla en Italia: Cuándo no es aplicable
La apostilla en Italia no es aplicable en los casos en que los países involucrados aún no han firmado la Convención de La Haya. Generalmente, es necesario analizar cada caso en función del documento específico a legalizar y, si es necesario, presentar la legalización final ante la Embajada/Consulado del país de destino en Italia.
Para más información sobre el tema, consulte nuestro artículo dedicado a la Legalización Consular de documentos italianos.
Para una lista de todas las exenciones de legalización, consulte nuestro artículo.
Organismos de jurisdicción: dónde obtener una apostilla en Italia
Cada país tiene una oficina dedicada encargada de gestionar el procedimiento de legalización.
En Italia, el Ministerio de Asuntos Exteriores es responsable de la legalización de documentos. Dependiendo de la oficina que haya emitido un documento específico, el ministerio delega el proceso de legalización en la Oficina del Procurador General ante los Tribunales y en las Prefecturas.
La Oficina del Procurador General ante los Tribunales es responsable de la legalización de los actos firmados por los notarios o funcionarios del registro.
Las Prefecturas (Prefettura) son responsables de la legalización de documentos firmados por otras autoridades italianas, como los funcionarios de los registros civiles o de instituciones educativas.
Diferencia entre Apostilla y Legalización
Si el país al que presenta los documentos no forma parte del Convenio de La Haya, se requiere el proceso de legalización estándar. En este caso, el proceso es más largo, ya que requiere tanto una verificación preliminar por parte del Ministerio de Asuntos Exteriores y sus oficinas delegadas como una verificación posterior por parte de las Representaciones Diplomáticas o Consulares del país en el que deben utilizarse los documentos.
Si necesita ayuda para obtener una apostilla para un documento de otro país, Studio A&P ofrece apoyo para los servicios de legalización y apostilla.
Para más información sobre la legalización de documentos extranjeros para Italia, consulta nuestra guía dedicada.
Si deseas saber cómo legalizar o apostillar documentos italianos para su uso en el extranjero, consulta nuestra guía.