Am 25. Juni 2024 fand ein Update-Webinar der zuständigen Behörden des Ministeriums für Arbeit und soziale Angelegenheiten der Tschechischen Republik (MoLSA) statt, um auf die Änderungen hinsichtlich des Verfahrens zur Meldung von Entsendungen von Arbeitnehmern nach Tschechien hinzuweisen.
Neue Verfahren und Plattformen
Diese Änderungen treten am kommenden Montag, dem 1. Juli 2024, in Kraft. Gemäß der Umsetzung der europäischen Richtlinie 2014/67/EU beinhaltet die wesentliche Änderung, dass die Entsendemeldung nicht mehr nach dem Standardverfahren erfolgen wird. Während dieses Verfahren das Ausfüllen eines Datenfeldes und das anschließende Versenden der Entsendemeldung per E-Mail an die zuständigen regionalen Behörden des tschechischen Arbeitsamtes vorsah, wird ab Juli ein neues Verwaltungsverfahren eingeführt.
Es handelt sich um die Implementierung eines neuen tschechischen Regierungsportals zur direkten Übermittlung der Entsendemeldungen für Aufenthalte in der Tschechischen Republik.
Diese Entscheidung wurde getroffen, um einige Schwierigkeiten zu lösen, die im Laufe der Zeit aufgetreten sind. Während des Webinars wurde die Absicht erwähnt, beispielsweise die Notwendigkeit zu beseitigen, jede Entsendemeldung manuell zu unterschreiben und das Dokument per E-Mail an die zuständigen regionalen Behörden zu senden. Daher wurde ein Regierungsportal eingerichtet, um die Übermittlung der Entsendemeldung einfacher und schneller zu gestalten.
Die neuen Verbesserungen
In diesem Portal wird jedes entsendende Unternehmen ein eigenes Konto erstellen und kann anschließend die Entsendemeldung vornehmen, an der auch nachträgliche Änderungen, wie eventuelle Verlängerungen, vorgenommen werden können.
Diese Neuerung bringt auch eine Verbesserung der Übermittlungszeiten mit sich. Durch das Portal gelangt die Entsendemeldung direkt und sofort an das Hauptbüro des Arbeitsamtes der Tschechischen Republik. Alle Entsendemeldungen werden somit in einer einzigen Datenbank zusammengefasst.
Die wichtigste Neuerung betrifft jedoch die erste Phase des Hochladens von Daten zu den eigenen Arbeitnehmern. Ab dem 1. Juli 2024 ist das Hochladen des Arbeitsvertrags des entsandten Mitarbeiters, begleitet von einer entsprechenden Übersetzung ins Tschechische, ausdrücklich erforderlich. Diese Eingabe ist für die korrekte Übermittlung der Entsendemeldung obligatorisch.
Was ändert sich für bereits begonnene Entsendungen?
Das Verfahren, das ab dem 1. Juli 2024 zu befolgen ist, ist klar; dennoch haben die entsendenden Unternehmen die Frage aufgeworfen, wie die Aufenthalte, die im Juni begonnen haben und voraussichtlich bis in den Juli dauern, gemeldet werden sollen. Die Behörden des MoLSA haben daher die verschiedenen Verfahren für Aufenthalte, die genau zwischen den beiden Monaten liegen, präzisiert.
Das entsendende Unternehmen kann zwischen zwei Optionen wählen:
- Die erste Option sieht vor, dass die Entsendemeldung nach dem Standardverfahren erfolgt und anschließend eine unterschriebene Kopie der Meldung an die zuständigen regionalen Behörden gesendet wird.
- Bei der zweiten Option wird vorgeschlagen, die Entsendemeldung vollständig innerhalb des neuen tschechischen Portals vorzunehmen, um das Verfahren zu vereinfachen. Es wurde außerdem klargestellt, dass es möglich ist, bereits aktive Aufenthalte, die im Juli enden, rückwirkend zu melden.
Daher wird bei Wahl der ersten Option ein Teil der Meldung per E-Mail an die zuständige regionale Behörde gesendet, während der zweite Teil automatisch an die Datenbanken des tschechischen Arbeitsamtes übermittelt wird. Im Gegensatz dazu wird bei der Entscheidung, die Entsendemeldung direkt über das neue tschechische Portal zu übermitteln, die Meldung vollständig an das Arbeitsamt gesendet.
Darüber hinaus ist es im Gegensatz zum Standardverfahren nicht mehr erforderlich, die Daten eines Ansprechpartners bei dem entsendenden tschechischen Unternehmen anzugeben.
Schließlich bleibt die Pflicht bestehen, auch für Aufenthalte von insgesamt nur einem Tag eine Entsendemeldung vorzunehmen.