Recrutement de personnel à l’étranger et gestion des bulletins de salaire

Arletti & Partners accompagne les entreprises italiennes et étrangères dans la gestion de l’embauche internationale et de la mise en place de la paie dans les pays hors UE. Nous aidons les équipes RH à gérer correctement les travailleurs qui exercent leur activité dans un pays différent de celui de leur employeur ou qui réalisent des missions transfrontalières. 

L’embauche à l’étranger peut s’effectuer via différentes structures juridiques et organisationnelles, notamment : 

• l’embauche locale directe, 

• le détachement par le biais d’une lettre d’affectation, 

• les accords de prestation de services, 

• les contrats de sous-traitance, 

• ou d’autres arrangements contractuels. 

La solution la plus adaptée dépend des pays concernés, de la structure de la relation, des parties impliquées dans le projet et de la manière dont le travail est effectivement réalisé. 

Approche et méthodologie opérationnelle 

Notre service repose sur une analyse préliminaire structurée, incluant:

• le profilage de la relation d’emploi, en tenant compte du pays de l’employeur et du pays de travail du salarié ; 

• l’identification et l’analyse des parties impliquées (salarié, employeur formel, entité bénéficiaire de la prestation et toute autre partie pertinente) ; 

• l’évaluation de la structure opérationnelle et organisationnelle du projet international. 

Cette phase permet d’identifier la solution contractuelle la plus adaptée et conforme, tout en réduisant les risques en matière de droit du travail, de fiscalité, de sécurité sociale et d’immigration. 

Solutions en droit du travail applicables 

En fonction des spécificités du cas, nous pouvons accompagner la structuration de la relation d’emploi via : 

• une lettre d’affectation (détachement ou mission internationale) ; 

• des accords de prestation de services ou de sous-traitance ; 

• des schémas de mise à disposition ou d’intérim, lorsque la loi locale le permet ; 

• une embauche directe avec activation de la paie locale ; 

• d’autres structures locales d’embauche, si disponibles et conformes.

Sécurité sociale 

En matière de protection sociale, notre service inclut une évaluation du régime applicable, en tenant compte de la structure de la relation d’emploi, du pays d’activité du travailleur et du cadre international pertinent. 

L’analyse peut comprendre, le cas échéant : 

• l’identification de la législation de sécurité sociale compétente ; 

• la vérification des obligations de cotisations dans le pays d’accueil ; 

• l’application des accords bilatéraux de sécurité sociale entre le pays de l’employeur et le pays hors UE d’activité ; 

• l’évaluation des certificats de couverture ou des procédures d’exemption, lorsqu’ils sont prévus par l’accord concerné ; 

• l’analyse des obligations de cotisations en l’absence d’accord bilatéral. 

Fiscalité et conformité continue 

L’établissement d’une relation d’emploi à l’étranger peut entraîner des obligations fiscales, de paie et de sécurité sociale récurrentes dans le pays d’accueil. Selon le cas, notre assistance peut inclure : 

• la préparation et la gestion de la paie locale ou du shadow payroll  ; 

• l’accompagnement pour le paiement des impots locaux et des cotisations sociales ;

• l’assistance lors des phases d’embauche et de fin de contrat ; 

• le suivi des obligations déclaratives et de retenue à la source dans le pays d’accueil ; 

• la coordination des exigences de conformité entre plusieurs juridictions ; 

• l’évaluation des risques d’établissement stable et de fiscalité des sociétés. 

Immigration 

Pour les aspects liés à l’immigration, nous évaluons les exigences d’entrée, de séjour et d’autorisation de travail dans le pays où l’activité sera exercée, en tenant compte de la nationalité du salarié, du type de mission, de sa durée et de la structure de la relation d’emploi.

Cette analyse permet d’identifier à l’avance les démarches nécessaires pour garantir la pleine conformité de la mission internationale. 

Notre assistance peut inclure la vérification et la gestion de : 

• visas d’entrée et permis de séjour ; 

• permits de travail et procédures de demande associées ; 

• enregistrements auprès des autorités locales compétentes ; 

• exigences locales de parrainage ou d’immatriculation de l’employeur ; 

• toute autre autorisation administrative requise par le pays d’accueil. 

Focus sur les feuilles de temps (timesheet) 

Notre analyse et notre soutien opérationnel s’appuient également sur la gestion des feuilles de temps des employés, outils essentiels pour :

• qualifier correctement la relation d’emploi et la manière dont le travail est effectivement réalisé ; 

• vérifier la présence physique du travailleur dans différents pays ; 

• suivre les obligations fiscales et sociales applicables ; 

• gérer et atténuer les risques d’établissement stable ; 

• assurer la conformité avec les exigences locales en matière de temps de travail, de paie et de déclaration. 

Notre processus opérationnel 

Notre service repose sur un processus structuré qui permet de : 

• Collecter les informations pertinentes (sur le travailleur, l’employeur, le pays d’accueil et le projet international) via nos canaux dédiés.
• Analyser le cas de manière pluridisciplinaire (droit du travail, fiscalité internationale, sécurité sociale, paie et immigration). 
• Élaborer une proposition personnalisée pour la structure applicable et les services associés. 

Cette proposition est ensuite présentée lors d’un appel de suivi dédié, visant à discuter des solutions opérationnelles possibles et des exigences de conformité liées à la structure choisie. 

Objectif du service 

L’objectif est d’aider les entreprises à gérer les relations d’emploi internationales dans les pays hors UE de manière structurée, conforme et durable, en garantissant : 

• l’identification correcte de la structure contractuelle la plus adaptée ; 

• la conformité en matière de droit du travail, fiscalité, paie, sécurité sociale et immigration ; 

• la réduction des risques multi-juridictionnels ; 

• une gestion efficace des obligations continues liées à l’embauche internationale et au travail transfrontalier.