Questa guida si propone di fornire una panoramica dei requisiti da rispettare quando si distaccano lavoratori in Finlandia. La legge sul distacco dei lavoratori (447/2016), e successive modifiche, costituisce la principale normativa finlandese di attuazione del quadro europeo sul distacco dei lavoratori, comprendente la Direttiva 96/71/CE, la sua modifica mediante la Direttiva (UE) 2018/957 e le prescrizioni in materia di applicazione della Direttiva 2014/67/UE. Tale legge ha sostituito la precedente legge sui lavoratori distaccati (1146/1999).
Per una panoramica completa di tutte le direttive, consulta la nostra guida alle direttive UE sul distacco dei lavoratori.
Obblighi preliminari al distacco dei lavoratori in Finlandia
Ogni datore di lavoro straniero che intende distaccare i propri lavoratori in Finlandia deve notificare il distacco previsto presentando online una dichiarazione preventiva di distacco all’autorità per la salute e la sicurezza sul lavoro (OSH) e nominando un rappresentante, ove richiesto. Nella dichiarazione di distacco devono essere fornite tutte le informazioni richieste relative all’impresa estera distaccante, al periodo di distacco, al cliente finlandese, al luogo di lavoro, ai dati dei lavoratori distaccati e così via.
L’obbligo di notifica riguarda i lavoratori coinvolti in:
- Una prestazione di servizi a favore di un’impresa destinataria in Finlandia, comprese le attività svolte in subappalto;
- Un distacco infragruppo presso un’impresa finlandese destinataria;
- Un distacco gestito da un’agenzia di somministrazione di lavoro.
Durante il distacco, i lavoratori rimangono alle dipendenze del proprio datore di lavoro estero diretto.
Ogni distacco deve essere notificato all’autorità competente, indipendentemente dalla sua durata, al più tardi prima dell’inizio della prestazione di servizi. Inoltre, se la durata del distacco supera i 10 giorni lavorativi, tenendo conto di tutti i periodi compresi nei quattro mesi precedenti la fine del distacco durante i quali i lavoratori della stessa impresa distaccante hanno lavorato in Finlandia, è obbligatorio nominare un rappresentante dell’impresa reperibile in Finlandia e dotato di un indirizzo postale finlandese durante il distacco. Il rappresentante fungerà da collegamento tra l’impresa e le autorità finlandesi e dovrà essere autorizzato a ricevere documenti ufficiali e a trasmettere la documentazione necessaria per conto dell’impresa.
È obbligatorio presentare immediatamente una notifica integrativa qualora una qualsiasi delle informazioni fornite subisca una modifica significativa. Tale notifica costituisce un requisito per la prosecuzione del lavoro.
Lavori edili e richiesta del numero fiscale finlandese
Chiunque lavori in un cantiere edile, comprese le attività di installazione soggette alle disposizioni applicabili ai cantieri edili, o nell’area di un cantiere navale deve possedere un numero fiscale finlandese iscritto nel relativo registro pubblico dei numeri fiscali. I lavoratori che non dispongono già di un codice identificativo personale finlandese devono recarsi di persona presso un ufficio fiscale finlandese abilitato per ottenere il codice e il numero fiscale. È consigliabile prenotare l’appuntamento prima della partenza e prevedere un tempo sufficiente per completare la registrazione prima dell’inizio dei lavori.
Inoltre, ogni lavoratore impiegato in un cantiere edile o navale deve indossare in modo visibile un tesserino identificativo con fotografia riportante il proprio numero fiscale (Valtti card).
A&P può supportarti nell’adempimento di questo obbligo fiscale attraverso la collaborazione dei nostri partner finlandesi specializzati.
Condizioni lavorative e salariali in Finlandia
Durante il distacco in Finlandia, il lavoratore distaccato ha diritto alle condizioni inderogabili finlandesi applicabili ai sensi della legge sul distacco dei lavoratori, fatte salve le condizioni più favorevoli già applicabili al suo rapporto di lavoro. La legislazione finlandese e i contratti collettivi applicabili disciplinano l’orario di lavoro, la retribuzione, i periodi di riposo e le altre condizioni di lavoro e retributive applicabili.
Come regola generale, l’orario ordinario di lavoro non deve superare le otto ore giornaliere e le 40 ore settimanali, fatti salvi i regimi di organizzazione dell’orario di lavoro consentiti dalla legge e dal contratto collettivo applicabile.
Esiste un salario minimo in Finlandia?
La Finlandia non prevede un salario minimo nazionale fissato dallo Stato. I datori di lavoro devono corrispondere almeno la retribuzione prevista dal contratto collettivo applicabile, comprese le eventuali maggiorazioni e indennità obbligatorie.
Conservazione dei documenti relativi al distacco
Il datore di lavoro distaccante trasmette la dichiarazione preventiva di distacco mediante un modulo elettronico, al più tardi prima dell’inizio della prestazione di servizi sul territorio finlandese.
L’impresa distaccante deve tenere a disposizione in forma scritta in Finlandia, per tutta la durata dell’incarico, i seguenti dati:
- Dati identificativi dell’impresa distaccante;
- Dati personali di ciascun lavoratore distaccato;
- Informazioni sulle condizioni di lavoro e retributive e sui diritti del lavoratore: l’informativa scritta obbligatoria sulle condizioni di impiego, comprendente mansioni, luogo di lavoro, retribuzione, orario di lavoro, ferie annuali e contratto collettivo applicabile;
- Informazioni comprovanti il diritto di ciascun lavoratore distaccato a lavorare in Finlandia.
Se si prevede che il distacco duri più di 10 giorni lavorativi, l’impresa distaccante deve inoltre tenere a disposizione in Finlandia, per l’intero periodo del distacco:
- I prospetti delle ore lavorate relativi all’attività svolta in Finlandia;
- Le buste paga e i documenti attestanti il pagamento delle retribuzioni.
Le informazioni e i documenti devono essere conservati per due anni dopo la fine del distacco.
In caso di ispezione, l’impresa distaccante deve fornire una traduzione in finlandese, svedese o inglese, se richiesta dall’autorità per la salute e la sicurezza sul lavoro.
Lavoratori cittadini di Paesi extra-UE in Finlandia
Nell’ordinamento finlandese, la legge sugli stranieri (301/2004) stabilisce le disposizioni in materia di permessi di soggiorno e si applica all’attività lavorativa in Finlandia.
I cittadini di Paesi terzi possono lavorare in Finlandia senza un permesso di soggiorno finlandese per un massimo di 90 giorni nell’arco di un periodo di 180 giorni, quando si recano in Finlandia per svolgere temporaneamente attività in appalto o subappalto in qualità di dipendenti di un’impresa operante in un altro Paese dell’UE o del SEE. Inoltre, le attività in appalto o subappalto non devono durare più di sei mesi.
Sicurezza sociale in Finlandia
Ai sensi del Regolamento (CE) n. 883/2004, i lavoratori distaccati in uno Stato dell’UE possono continuare a essere coperti dal sistema di sicurezza sociale dello Stato membro di invio, purché siano soddisfatte le condizioni applicabili.
Di conseguenza, le imprese che distaccano i propri lavoratori in Finlandia in base a tali norme devono richiedere il modello A1 all’istituzione di sicurezza sociale competente del Paese in cui i lavoratori sono assicurati.
In base alle regole ordinarie sul distacco, il mantenimento della copertura può durare fino a 24 mesi, purché continuino a essere soddisfatte tutte le condizioni, compresa quella secondo cui il lavoratore non deve essere inviato in sostituzione di un altro lavoratore distaccato. Periodi più lunghi richiedono una deroga concordata tra le autorità competenti.
Obblighi in materia di salute e sicurezza sul lavoro
Un ulteriore obbligo del datore di lavoro consiste nel garantire ai propri dipendenti distaccati in Finlandia i servizi di medicina del lavoro preventiva previsti dalla legge, indipendentemente dalle dimensioni dell’impresa o dalla durata del rapporto di lavoro. Tali servizi vengono normalmente organizzati mediante un accordo scritto con un fornitore di servizi di medicina del lavoro, comunemente denominato Occupational Health Care Agreement (accordo OHC).
Per maggiori informazioni su questo argomento, consulta il nostro articolo sull’accordo OHC.
Sanzioni in caso di mancato rispetto degli obblighi finlandesi sul distacco dei lavoratori
Qualora l’impresa distaccante non adempia al proprio obbligo di notifica, l’autorità per la salute e la sicurezza sul lavoro può imporre una sanzione amministrativa per inadempimento, generalmente compresa tra 1.000 e 10.000 EUR.
Le autorità possono imporre una sanzione per inadempimento all’impresa distaccante se quest’ultima:
- Omette di notificare il distacco, presenta la notifica tardivamente, ossia dopo l’inizio del lavoro, oppure fornisce informazioni insufficienti;
- Omette di presentare una notifica integrativa in caso di modifiche significative;
- Omette di nominare un rappresentante in Finlandia ove richiesto, oppure non garantisce che il rappresentante disponga dei poteri necessari e sia reperibile;
- Non tiene a disposizione le informazioni e i documenti richiesti ai fini di un’ispezione.