Le società italiane possono dover presentare l’atto costitutivo, lo statuto vigente o entrambi per aprire una filiale all’estero, avviare un rapporto bancario o completare un’operazione societaria.
Prima di richiedere apostille, legalizzazione o traduzione, individua la versione corretta di ciascun documento. Verifica poi quale tipo di copia accetta l’autorità, la banca o l’organizzazione estera.
Atto costitutivo e statuto
L’atto costitutivo documenta la costituzione della società. Lo statuto ne disciplina l’organizzazione e il funzionamento. A seconda della forma giuridica della società, l’atto costitutivo può contenere direttamente queste regole oppure includere lo statuto come allegato.
I documenti originari non riflettono necessariamente l’assetto attuale della società. Per esempio, nuovi amministratori potrebbero aver sostituito quelli nominati inizialmente. Per verificare le cariche e i poteri di firma attuali, la controparte estera può richiedere documentazione aggiornata del Registro delle Imprese e gli atti societari pertinenti.
Quale versione dello statuto utilizzare
Se la controparte richiede lo statuto vigente, scegli il testo che recepisce tutte le modifiche efficaci.
Non presumere che il file più recente contenga soltanto disposizioni già operative. Alcune modifiche possono avere effetto da una data futura o al verificarsi di una determinata condizione. Verifica inoltre se lo statuto aggiornato fa parte di un atto notarile oppure compare come deposito separato presso il Registro delle Imprese.
Copie semplici e copie conformi
Una copia semplice può servire per una prima valutazione, ma per la presentazione definitiva la controparte può richiedere un documento ufficiale o una copia conforme.
Per una copia conforme, verifica chi ha attestato la conformità e a quale originale o documento conservato si riferisce l’attestazione.
Il notaio attesta la conformità della copia notarile. Il Registro delle Imprese rilascia invece copie dei documenti conservati nei propri archivi, con le attestazioni previste per la forma di rilascio scelta. Conferma quale soluzione accetta la controparte estera.
Per esempio, la Camera di Commercio di Milano Monza Brianza Lodi offre sia copie digitali semplici sia copie digitali conformi degli atti depositati. Prima di avviare ulteriori formalità, controlla l’attestazione e il formato del file scaricato.
Dove richiedere una copia notarile
Contatta innanzitutto il notaio che conserva l’atto originale.
Se il notaio ha cessato l’attività o si è trasferito in un altro distretto notarile, rivolgiti all’Archivio notarile distrettuale competente per individuare l’atto e richiederne una copia.
Per agevolare la ricerca, fornisci:
- Nome e cognome del notaio.
- Data dell’atto.
- Numeri di repertorio e raccolta, se disponibili.
Chi rilascia l’apostille in Italia
La firma pubblica presente sul documento determina l’autorità competente per l’apostille.
Per una firma notarile, rivolgiti alla Procura della Repubblica del circondario del notaio. Per una firma camerale, verifica la procedura con la Prefettura competente.
Se l’Archivio notarile rilascia la copia, chiedi all’ufficio quale procedura si applica alla firma del funzionario che la sottoscrive. L’identità del notaio che ha ricevuto l’atto originario non determina, da sola, il percorso per la copia rilasciata dall’Archivio.
Una firma riprodotta tramite scansione in un PDF non soddisfa automaticamente i requisiti per l’autenticazione. Controlla firma e formato del documento prima di presentarlo.
Apostille o legalizzazione consolare
Verifica innanzitutto se la Convenzione dell’Aja sull’apostille si applica tra l’Italia e il Paese di destinazione e se comprende il documento. Controlla anche l’esistenza di eventuali esenzioni dalle formalità di autenticazione.
Quando la Convenzione si applica, l’apostille sostituisce la legalizzazione diplomatica o consolare. Attesta l’autenticità della firma, la qualità del firmatario e, quando presente, l’identità del sigillo o del timbro.
L’apostille non certifica il contenuto del documento e non conferma che lo statuto riporti le regole societarie attualmente in vigore.
Se la Convenzione non si applica e non esistono esenzioni, verifica i passaggi di autenticazione necessari in Italia e i requisiti di legalizzazione consolare del Paese di destinazione.
Di norma, non aggiungere la legalizzazione consolare quando l’apostille soddisfa già le formalità previste dalla Convenzione.
Utilizzo dei documenti all’interno dell’UE
La presentazione di documenti societari in un altro Stato membro dell’UE non elimina automaticamente la necessità di apostille o legalizzazione.
Il Regolamento (UE) 2016/1191 semplifica la circolazione di specifici documenti pubblici, principalmente relativi alle persone fisiche. Non prevede un’esenzione generale per atti costitutivi e statuti societari.
Verifica separatamente se un altro accordo applicabile prevede un’esenzione.
Requisiti della traduzione
Prima di commissionare una traduzione, chiedi all’autorità, alla banca o all’organizzazione estera di confermare:
- La lingua richiesta.
- Se accetta un estratto o richiede una traduzione integrale.
- Quale tipo di certificazione della traduzione accetta.
- Se la traduzione deve comprendere allegati, attestazioni di conformità, apostille, timbri e sigilli.
Non presumere che ogni controparte estera accetti una traduzione asseverata in Italia.
Se la controparte richiede anche l’autenticazione della traduzione asseverata, verifica se la firma del cancelliere o del notaio sul verbale di asseverazione necessita di un’apostille o di una legalizzazione separata. Considera le eventuali esenzioni applicabili.
L’apostille sul documento societario italiano non autentica automaticamente una traduzione successiva. Coordina quindi la traduzione con la procedura di autenticazione del documento.
Controlli prima dell’invio dei documenti all’estero
Prima di inviare i documenti, verifica che:
- Lo statuto riporti le disposizioni attualmente in vigore.
- Il fascicolo comprenda tutti gli allegati e le attestazioni necessari.
- La copia, la firma e il formato del documento soddisfino i requisiti applicabili.
- I dati societari coincidano nei diversi documenti.
- La copia rispetti eventuali requisiti relativi alla data di rilascio.
Distingui la data di rilascio della copia dall’aggiornamento dello statuto. Una copia recente non dimostra, da sola, che il testo recepisca tutte le modifiche efficaci.
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