Les sociétés italiennes peuvent devoir présenter leur acte constitutif, leurs statuts en vigueur ou les deux documents pour ouvrir une succursale à l’étranger, établir une relation bancaire ou réaliser une opération sociétaire.
Avant de demander une apostille, une légalisation ou une traduction, identifiez la version correcte de chaque document. Vérifiez ensuite quel type de copie accepte l’autorité, la banque ou l’organisme étranger.
Acte constitutif et statuts
L’acte constitutif (atto costitutivo) constate la constitution de la société. Les statuts (statuto) définissent ses règles d’organisation et de fonctionnement. Selon la forme juridique de la société, l’acte constitutif peut contenir directement ces règles ou inclure les statuts en annexe.
Les documents constitutifs d’origine ne reflètent pas nécessairement la situation actuelle de la société. Par exemple, de nouveaux dirigeants peuvent avoir remplacé ceux nommés initialement. Pour vérifier les fonctions ou les pouvoirs de signature actuels, l’organisme étranger peut exiger des documents à jour du registre italien des entreprises et les actes sociétaires pertinents.
Quelle version des statuts utiliser
Si l’organisme étranger demande les statuts en vigueur, choisissez la version qui intègre toutes les modifications ayant pris effet.
Ne supposez pas que le fichier le plus récent contient uniquement des dispositions déjà applicables. Certaines modifications prennent effet à une date future ou dépendent de la réalisation d’une condition. Vérifiez également si les statuts actualisés font partie d’un acte notarié ou figurent dans un dépôt distinct auprès du registre italien des entreprises.
Copies simples et copies certifiées conformes
Une copie simple peut suffire pour un premier examen, mais l’organisme étranger peut exiger un document officiel ou une copie certifiée conforme pour le dépôt définitif.
Pour une copie certifiée conforme, vérifiez qui a certifié la conformité et à quel original ou document officiellement conservé la certification se rapporte.
Le notaire certifie la conformité de la copie notariale. Le registre italien des entreprises délivre, quant à lui, des copies des documents conservés dans ses archives, avec la certification correspondant au format choisi. Confirmez quelle option accepte l’organisme étranger.
Par exemple, la Chambre de commerce de Milan Monza Brianza Lodi propose des copies numériques simples et des copies numériques certifiées conformes des documents déposés. Avant d’engager d’autres formalités, vérifiez la certification et le format du fichier téléchargé.
Où obtenir une copie notariale
Contactez d’abord le notaire qui conserve l’acte original.
Si le notaire a cessé son activité ou a transféré son étude dans un autre district notarial, contactez les archives notariales du district compétent pour retrouver l’acte et demander une copie.
Pour faciliter la recherche, fournissez :
- Le nom et le prénom du notaire.
- La date de l’acte.
- Les numéros de repertorio et de raccolta, si vous les connaissez.
Quelle autorité délivre l’apostille en Italie
La signature du notaire ou de l’agent public figurant sur le document détermine l’autorité compétente pour l’apostille.
Pour une signature notariale, adressez-vous au parquet (Procura della Repubblica) du ressort judiciaire du notaire. Pour une signature de la Chambre de commerce, vérifiez la procédure auprès de la préfecture (Prefettura) compétente.
Si les archives notariales délivrent la copie, demandez à ce service quelle procédure s’applique à la signature de l’agent qui la signe. L’identité du notaire ayant reçu l’acte original ne détermine pas, à elle seule, la procédure applicable à la copie délivrée par les archives.
Une signature numérisée visible dans un PDF ne remplit pas automatiquement les conditions d’authentification. Vérifiez la signature et le format du document avant de le présenter.
Apostille ou légalisation consulaire
Vérifiez d’abord si la Convention de La Haye sur l’apostille s’applique entre l’Italie et le pays de destination et si elle couvre le document. Vérifiez également si une dispense supprime la nécessité d’une authentification.
Lorsque la Convention s’applique, l’apostille remplace la légalisation diplomatique ou consulaire. Elle atteste l’authenticité de la signature, la qualité du signataire et, le cas échéant, l’identité du sceau ou du timbre.
L’apostille ne certifie pas le contenu du document et ne confirme pas que les statuts reflètent les règles actuellement en vigueur dans la société.
Si la Convention ne s’applique pas et qu’aucune dispense n’existe, vérifiez les démarches d’authentification nécessaires en Italie et les exigences de légalisation consulaire du pays de destination.
En règle générale, n’ajoutez pas de légalisation consulaire lorsqu’une apostille satisfait déjà aux formalités prévues par la Convention.
Utilisation des documents au sein de l’UE
La présentation de documents sociétaires dans un autre État membre de l’UE ne supprime pas automatiquement les exigences d’apostille ou de légalisation.
Le règlement (UE) 2016/1191 simplifie la circulation de certains documents publics, principalement relatifs aux personnes physiques. Il ne prévoit pas de dispense générale pour les actes constitutifs et les statuts de sociétés.
Vérifiez séparément si un autre accord applicable prévoit une dispense.
Exigences de traduction
Avant de commander une traduction, demandez à l’autorité, à la banque ou à l’organisme étranger de confirmer :
- La langue exigée.
- S’il accepte un extrait ou exige une traduction intégrale.
- Le type de certification de la traduction qu’il accepte.
- Si la traduction doit couvrir les annexes, les certifications de conformité des copies, les apostilles, les timbres et les sceaux.
Ne supposez pas que tous les organismes étrangers acceptent une traduction avec prestation de serment en Italie (traduzione asseverata).
Si l’organisme exige également l’authentification de cette traduction, vérifiez si la signature du greffier ou du notaire sur le procès-verbal de prestation de serment nécessite une apostille ou une légalisation distincte. Tenez compte des éventuelles dispenses applicables.
L’apostille du document sociétaire italien n’authentifie pas automatiquement une traduction ultérieure. Coordonnez la traduction avec la procédure d’authentification du document.
Vérifications avant l’envoi des documents à l’étranger
Avant d’envoyer les documents, vérifiez que :
- Les statuts reflètent les dispositions actuellement en vigueur.
- Le dossier comprend toutes les annexes et certifications nécessaires.
- La copie, la signature et le format du document respectent les exigences applicables.
- Les informations relatives à la société concordent dans tous les documents.
- La copie respecte les éventuelles exigences concernant sa date de délivrance.
Distinguez la date de délivrance de la copie de la mise à jour des statuts. Une copie récente ne prouve pas, à elle seule, que le texte intègre toutes les modifications ayant pris effet.
Assistance pour les documents sociétaires italiens à utiliser à l’étranger
A&P accompagne les entreprises dans la préparation des actes constitutifs et des statuts de sociétés italiennes pour leur utilisation à l’étranger.
Nous examinons les exigences de l’autorité, de la banque ou de l’organisme étranger et coordonnons l’obtention des copies nécessaires, l’apostille ou la légalisation consulaire ainsi que la traduction.
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