Il distacco in Olanda di lavoratori dipendenti di un’azienda con sede legale in uno Stato membro dell’Unione Europea è regolato dalle Direttive 96/71/EC, 2014/67/EU e 2018/957/EU che sanciscono gli adempimenti e gli obblighi che l’azienda distaccante è tenuta a seguire prima della partenza del suo dipendente.
Obblighi preliminari al distacco dei lavoratori nei Paesi Bassi
Le aziende che distaccano i propri dipendenti nei Paesi Bassi devono prima presentare una dichiarazione di distacco alle autorità olandesi. Le aziende possono utilizzare il sito web istituzionale per questo primo requisito.
L’azienda distaccante deve fornire una copia scritta o elettronica della notifica all’azienda ospitante prima dell’inizio dell’attività lavorativa nei Paesi Bassi.
Uno dei requisiti fondamentali è il rispetto delle condizioni di lavoro e di retribuzione nei Paesi Bassi, in base al contratto collettivo applicabile.
L’azienda di provenienza deve inoltre nominare una persona di contatto che funga da intermediario o da collegamento con le Autorità. Tale persona di contatto deve essere disponibile sul territorio olandese. La persona di contatto è un ruolo fondamentale, in quanto costituisce un contatto diretto in caso di richieste da parte delle Autorità.
Le disposizioni relative ai lavoratori distaccati si applicano, in sintesi, ai dipendenti che svolgono servizi quali:
- Fornitura di servizi a clienti nei Paesi Bassi: Manutenzione – Installazione – ecc.
- Prestazione di servizi a filiali del proprio gruppo nei Paesi Bassi: Revisione contabile – Gestione, ecc.
- Lavoratori temporanei.
Lavoratori autonomi distaccati nei Paesi Bassi
I lavoratori autonomi non sono tecnicamente dei dipendenti. Pertanto, non rientrano necessariamente nell’ambito di applicazione della Direttiva UE sul distacco dei lavoratori.
Tuttavia, molti dei Paesi di attuazione richiedono ai lavoratori autonomi di presentare la notifica di distacco. Questo include anche i Paesi Bassi, a determinate condizioni.
Cosa fare in presenza di cittadini di Paesi terzi
Le aziende devono prestare molta attenzione in caso di distacco di cittadini di Paesi terzi nei Paesi Bassi.
In questo caso, infatti, le condizioni di distacco possono variare in modo sostanziale, per cui è consigliabile effettuare un’analisi caso per caso.
Un requisito da verificare, ad esempio, è se il cittadino di un Paese terzo ha bisogno di un permesso di lavoro per il Paese ospitante.
Archiviazione e conservazione dei documenti
Durante lo svolgimento della trasferta, la società di distacco deve conservare tutti i documenti relativi a ciascun cantiere. Di solito si tratta di contratti di lavoro, buste paga, fogli di presenza firmati, certificato A1 e prove di pagamento. Questi documenti devono essere sempre disponibili e conservati nel luogo di lavoro.
Le autorità olandesi, infatti, possono richiedere tali documenti durante il distacco, o anche dopo, per un periodo massimo di 5 anni.
Se richiesto dalle Autorità, l’azienda deve essere in grado di fornire i documenti tradotti nella lingua ufficiale.
Multe e Sanzioni in caso di mancato rispetto delle norme olandesi sui lavoratori distaccati
L’Ispettorato del lavoro olandese ha il diritto di multare le aziende o i lavoratori autonomi stranieri per la mancata osservanza delle disposizioni nazionali in materia di distacco.
Un’azienda che non comunica, per iscritto o per via elettronica, il distacco dei propri dipendenti sul territorio olandese, come indicato dalla normativa vigente, rischia sanzioni tra i 1.500 e i 4.500 euro.
Il mancato rispetto dell’obbligo di archiviazione e conservazione dei documenti sul luogo di lavoro è punito con una multa di 8.000 euro.
Le sanzioni possono aumentare o diminuire a seconda del caso specifico in relazione a fattori che possono aumentare la gravità della violazione, come il numero di dipendenti coinvolti, la durata della violazione e l’eventuale recidiva.
Ad esempio, una multa può aumentare del 100% se le Autorità rilevano un’ulteriore violazione nei cinque anni precedenti, rientrando così nella fattispecie della reiterazione della violazione, consistente nel mancato rispetto dello stesso obbligo di legge.
La mancata risposta adeguata alle richieste formali presentate dall’Ispettorato del lavoro olandese in caso di ispezione può comportare multe fino a 6000 euro per le aziende e 3000 euro per i lavoratori autonomi.
Ulteriori adempimenti per il distacco dei lavoratori nei Paesi Bassi
Ai sensi del Regolamento 883/2004, l’azienda distaccante deve richiedere all’istituzione sociale competente un modello A1 per i dipendenti distaccati. Le aziende devono accertarsi se il distacco di lavoratori extracomunitari nei Paesi Bassi richieda ulteriori adempimenti.
Ad esempio, un lavoratore extracomunitario in trasferta nei Paesi Bassi per più di 3 mesi necessita di un permesso di soggiorno.
Se il distacco dura più di 12 mesi, i lavoratori distaccati hanno diritto a tutte le condizioni di lavoro previste dalla legge olandese, ad eccezione delle norme che regolano le procedure, le formalità e le condizioni per la firma e la risoluzione del contratto di lavoro, che includono le clausole di non concorrenza e le norme pensionistiche.
Il periodo di 12 mesi può essere esteso a 18 mesi previa notifica giustificata.
In questo caso, l’azienda deve effettuare la notifica entro gli ultimi tre mesi del periodo di distacco previsto. Ad esempio: in caso di distacco di 9 mesi, l’azienda può notificare la proroga a partire dal settimo mese di distacco.
Se il distacco viene prolungato per un periodo superiore a 18 mesi, il lavoratore distaccato avrà diritto a tutte le condizioni di lavoro obbligatorie a partire dal 13° mese di distacco. Solo se la proroga è limitata a una durata complessiva di 18 mesi, il lavoratore distaccato avrà diritto a tutte le condizioni di lavoro obbligatorie a partire dal 19° mese.
La notifica della proroga deve essere effettuata utilizzando lo stesso portale online utilizzato per la notifica di un distacco transnazionale di lavoratori prima del distacco.
