Che cos’è una dichiarazione o comunicazione di distacco?
Ai sensi della Direttiva UE 2014/67, una comunicazione di distacco è una dichiarazione formale e ufficiale fornita dal datore di lavoro che invia i propri dipendenti a lavorare temporaneamente in un altro Stato membro dell’UE. Questa comunicazione serve per informare le autorità nazionali competenti sia nel Paese d’origine del datore di lavoro sia nel Paese ospitante in cui si svolge il lavoro.
In genere, la dichiarazione di distacco include informazioni essenziali sul distacco, come:
- identità dei lavoratori distaccati;
- durata prevista dell’incarico;
- natura del lavoro da svolgere;
- e altri dettagli rilevanti.
Lo scopo di questa comunicazione è quello di garantire la trasparenza e la conformità ai requisiti legali e alle normative del Paese d’origine e di quello ospitante. È uno strumento importante per garantire e monitorare i diritti lavorativi e sociali dei lavoratori distaccati, nonché per assicurarsi che essi ricevano le tutele e i benefici necessari, mentre lavorano in un altro Stato membro nell’ambito della prestazione di servizi.
Chi è obbligato a presentare la dichiarazione di distacco?
Ai sensi della Direttiva UE 2014/67, la responsabilità di presentare la dichiarazione di distacco spetta al datore di lavoro che invia i propri dipendenti a lavorare temporaneamente in un altro Stato membro dell’UE. Il datore di lavoro è il soggetto responsabile di garantire che la comunicazione di distacco sia accuratamente compilata e presentata in conformità ai requisiti di legge.
Il processo di presentazione della dichiarazione di distacco prevede di norma le seguenti formalità:
- Il datore di lavoro, prima di distaccare i lavoratori in un altro Stato membro, è tenuto a compilare una dichiarazione di distacco, fornendo tutte le informazioni necessarie come specificato dalle leggi nazionali e dai regolamenti sia del Paese di origine sia del Paese ospitante.
- Una copia della comunicazione di distacco viene quindi presentata alle autorità nazionali competenti del Paese ospitante in cui si svolgerà il lavoro, secondo le disposizioni di legge del Paese ospitante.
- La dichiarazione di distacco deve essere conservata dal datore di lavoro e può essere presentata su richiesta agli ispettori del lavoro o ad altre autorità competenti durante il periodo di distacco. A fine distacco, tutta la documentazione relativa deve essere archiviata per un periodo prestabilito. Il periodo può variare in base alla normativa del Paese ospitante. La documentazione deve essere adeguatamente archiviata e tenuta a disposizione delle autorità di controllo estere.
Le procedure specifiche per la presentazione della dichiarazione di distacco possono variare da uno Stato membro all’altro ed è essenziale che i datori di lavoro conoscano gli obblighi e i requisiti legali per garantire la conformità con la Direttiva UE 2014/67. Inoltre, richiedere assistenza legale o tecnica da parte di esperti del settore può essere utile per orientarsi nella complessità delle dichiarazioni di distacco.
Quando comunicare il distacco?
I datori di lavoro sono generalmente tenuti a presentare la dichiarazione di distacco prima dell’inizio dell’assegnazione temporanea in un altro Stato membro dell’UE. La dichiarazione di distacco serve come notifica preventiva alle autorità nazionali competenti, sia nel Paese d’origine del datore di lavoro sia nel Paese ospitante in cui si svolge il lavoro.
È importante presentare la comunicazione di distacco in anticipo per garantire la conformità ai requisiti legali e normativi del Paese di origine e di quello ospitante. Ciò consente alle autorità di esaminare le informazioni fornite e verificare che i dipendenti distaccati lavorino in condizioni conformi agli standard applicabili in materia di lavoro e diritti sociali. Ciò contribuisce inoltre a facilitare una cooperazione e un coordinamento efficaci tra gli Stati membri coinvolti.
I datori di lavoro devono assicurarsi che le dichiarazioni di distacco siano presentate con largo anticipo rispetto all’inizio effettivo del distacco, per evitare eventuali problemi legali o amministrativi.
I tempi e i requisiti specifici per la presentazione della dichiarazione di distacco possono variare da Paese a Paese; pertanto, è consigliabile consultare le autorità nazionali o gli esperti legali per assicurarsi di essere in regola con le normative vigenti.
Contenuto della dichiarazione di distacco
La dichiarazione di distacco, come richiesto dalla Direttiva 2014/67/UE per il distacco dei lavoratori nell’Unione Europea, deve includere le seguenti informazioni essenziali:
- Informazioni sull’azienda: ragione sociale e indirizzo legale dell’azienda che effettua il distacco.
- Identificazione dei lavoratori distaccati: identità dei lavoratori distaccati, compresi i loro nomi e, ove applicabile, i loro numeri di identificazione o di sicurezza sociale.
- Durata del distacco: le date previste di inizio e fine dell’incarico di lavoro temporaneo nel Paese ospitante.
- Descrizione dell’attività lavorativa: una descrizione chiara e dettagliata del tipo di lavoro o di servizi che saranno svolti dai lavoratori distaccati durante l’incarico.
- Luogo di lavoro: il luogo o i luoghi precisi all’interno del Paese ospitante in cui si svolgerà l’attività lavorativa.
- Informazioni di contatto: i dati di contatto del rappresentante designato dall’azienda distaccante. Ai sensi della Direttiva 2014/67/UE, può essere necessario nominare un referente locale nel Paese ospitante per tutta la durata del distacco e oltre. Il referente dovrebbe anche essere incaricato di conservare i documenti per eventuali ispezioni.
- Firma e data: la firma del datore di lavoro o di un rappresentante autorizzato, insieme alla data di presentazione della dichiarazione.
Le informazioni specifiche richieste nella dichiarazione di distacco possono variare da Paese a Paese. Pertanto, è essenziale che i datori di lavoro consultino le autorità nazionali ed esperti legali per assicurarsi di fornire i dettagli necessari in base ai requisiti legali degli Stati membri interessati.
Mancata comunicazione di distacco del lavoratore
Ai sensi della Direttiva 2014/67/UE e del quadro giuridico che essa stabilisce per il distacco dei lavoratori, un’azienda può essere sanzionata per la mancata presentazione della comunicazione di distacco. L’inosservanza dell’obbligo di presentare dichiarazione di distacco può comportare sanzioni amministrative e/o penali da parte delle autorità nazionali competenti, sia nel Paese di origine dell’azienda sia nel Paese ospitante in cui viene svolto il lavoro.
Le sanzioni per la mancata presentazione della dichiarazione di distacco possono includere multe, azioni legali o altre misure amministrative, come stabilito dalle leggi e dai regolamenti dei rispettivi Stati membri. Queste sanzioni hanno lo scopo di garantire che i datori di lavoro si attengano alle regole e agli obblighi delineati nella direttiva. Questi mirano a proteggere i diritti lavorativi e sociali dei dipendenti distaccati e a mantenere condizioni di lavoro eque e paritarie.
È indispensabile che le aziende comprendano appieno e rispettino i requisiti legali relativi alle dichiarazioni di distacco per evitare eventuali sanzioni e garantire che i loro dipendenti distaccati lavorino in condizioni legittime ed eque, in conformità con le leggi sul lavoro dell’UE. La consulenza legale e la consultazione di esperti del settore possono essere utili per garantire la conformità e ridurre il rischio di sanzioni.
Maggiori informazioni sul quadro giuridico relativo al distacco di personale in UE nella nostra guida sulle Direttive UE sul distacco.