Negli ultimi anni, l’Estonia si è affermata come una destinazione sempre più interessante per le imprese di costruzione straniere. Tuttavia, per poter operare legalmente nel settore edile in Estonia, è fondamentale rispettare una serie di obblighi normativi e procedurali.
Le imprese straniere sono infatti soggette agli stessi requisiti previsti per le aziende estoni. In particolare per quanto riguarda la registrazione dei cantieri, la gestione delle catene di subappalto e l’autorizzazione dei lavoratori ad accedere ai siti di costruzione.
1. Registrazione dei datori di lavoro non residenti in Estonia
Ai sensi del Taxation Act, promulgato nel 2002 e successivamente emendato nel 2022, prima di avviare qualsiasi attività in Estonia, è obbligatorio per le imprese registrarsi presso il registro dei non residenti dell’Agenzia delle Entrate e delle Dogane (Tax and Customs Board). O, in alternativa, al Registro delle imprese estone.
Secondo quanto stabilito nel Taxation Act, devono registrarsi presso l’Agenzia delle Entrate e delle Dogane, prima dell’inizio dell’attività in Estonia, i seguenti soggetti:
- datori di lavoro non residenti, inclusi gli intermediari di lavoro interinale;
- lavoratori autonomi;
- missioni diplomatiche estere ed altri enti di Stati esteri;
- organizzazioni internazionali e le loro rappresentanze
In aggiunta, le imprese estere e i lavoratori autonomi che esercitano attività in Estonia, nonché le agenzie di lavoro interinale, potrebbero doversi conformare alla normativa fiscale estone in materia di soggettività passiva. Ciò può comportare l’obbligo di apertura di una posizione fiscale, al fine di assolvere correttamente agli adempimenti tributari connessi alla responsabilità fiscale in Estonia.
Ai fini della registrazione al registro dei non residenti, deve essere presentata all’Agenzia delle Entrate e delle Dogane un’istanza contenente alcune informazioni e documentazione relative all’impresa, tra cui, ad esempio:
- la denominazione del datore di lavoro non residente;
- l’indirizzo del datore di lavoro nel Paese di stabilimento;
- copia di un documento che attesti la regolare attività del datore di lavoro non residente;
- un campione di firma del rappresentante, autenticato mediante notaio o certificato ufficialmente dall’autorità fiscale;
- in caso di rappresentanza fiscale, copia dell’accordo scritto tra il rappresentante fiscale e il datore di lavoro non residente.
2. Registrazione del cantiere edile e della catena di subappalto
I dati relativi alle attività svolte nei cantieri edili devono essere trasmessi al sistema informativo TTKI (Sistema informativo sulla catena contrattuale e sulla durata del lavoro). Esso è gestito dall’Agenzia delle Entrate e delle Dogane estone.
Il sistema TTKI raccoglie informazioni riguardanti:
- il committente dell’opera;
- i subappaltatori;
- il cantiere di riferimento;
- i lavoratori impiegati nel cantiere.
L’Articolo 25(10), comma 3 del Taxation Act specifica che la registrazione del cantiere nel sistema informativo è obbligatoria se:
- il cantiere dura più di 30 giorni lavorativi e sono coinvolti almeno 20 dipendenti;
- il cantiere ha un volume superiore a 500 lavoratori totali durante tutta la durata del cantiere.
2.1 Obblighi del committente nella registrazione del cantiere
In particolare, il committente dell’opera ha il dovere di:
- registrare la creazione di un cantiere edile all’interno del sistema TTKI;
- registrare quali, tra i propri dipendenti, avranno l’autorizzazione ad accedere al cantiere;
- registrare, se presenti, tutti i subappaltatori coinvolti nella realizzazione dell’opera.
Il committente è responsabile dell’installazione, utilizzo corretto e manutenzione di un sistema elettronico di registrazione delle presenze nel cantiere, conforme ai requisiti normativi previsti. Ad esempio, deve consentire, in qualsiasi momento, di estrarre un report aggiornato con l’elenco delle persone presenti sul cantiere e i relativi orari di permanenza.
Infatti, tutti i lavoratori presenti sul cantiere sono tenuti a registrare elettronicamente l’orario di ingresso e di uscita dal sito. Tale registrazione deve avvenire mediante un badge personale (Töötaja Kaart).
2.2 Obblighi del subappaltatore nella registrazione del cantiere
Una volta che il committente ha registrato il cantiere nel sistema TTKI, il subappaltatore riceverà una notifica per partecipare alle attività del sito come soggetto subappaltatore.
A seguito della notifica, il subappaltatore dovrà:
- confermare la propria partecipazione alle attività del cantiere all’interno del sistema TTKI;
- indicare i lavoratori autorizzati ad accedere al sito, selezionandoli tra i dipendenti della propria impresa;
- inserire i dati del referente aziendale responsabile per il cantiere;
- fornire ai propri lavoratori gli appositi badge personali (Töötaja Kaart). Essi sono necessari per registrare elettronicamente la presenza in cantiere e per consentire l’accesso fisico al sito.
Tali obblighi si applicano a tutti i soggetti che operano nella catena contrattuale. Il fine è di garantire la piena tracciabilità degli operatori presenti sul sito. Sono inclusi i subappaltatori esteri che distaccano propri lavoratori al fine di svolgere attività lavorativa nell’ambito di una prestazione transnazionale di sevizi.
3. Registrazione dei lavoratori distaccati e obbligo della Töötaja Kaart
A seconda dei casi, il datore di lavoro è tenuto a registrare i propri dipendenti che lavorano in Estonia:
- nel registro dell’occupazione dell’Agenzia delle Entrate e delle Dogane, oppure
- nel registro dei lavoratori distaccati dell’Ispettorato del Lavoro.
Tuttavia, questo obbligo si applica esclusivamente a:
- lavoratori distaccati per un periodo superiore a 183 giorni;
- lavoratori interinali con contratto di somministrazione, a prescindere dalla durata del periodo di trasferta.
Per l’inserimento nel registro dell’occupazione, il lavoratore dovrà prima richiedere un codice di identificazione personale al registro della popolazione.
Inoltre, come summenzionato, tutti i lavoratori dovranno ottenere un badge personale, chiamato Töötaja Kaart. Sono inclusi i lavoratori distaccati che svolgono attività nell’ambito di una prestazione transnazionale di servizi ne settore edile in Estonia.
La Töötaja Kaart è obbligatoria per tutti i lavoratori autorizzati ad accedere al cantiere. Essa rappresenta il mezzo ufficiale di identificazione dei lavoratori. Inoltre, consente al sistema elettronico di registrazione di riconoscere in modo univoco l’identità del titolare della carta.
È responsabilità del datore di lavoro garantire che tutti i lavoratori registrino ogni ingresso e uscita dal cantiere utilizzando il sistema elettronico di registrazione, attraverso la Töötaja Kaart.
L’introduzione di tali adempimenti ha come obiettivo principale quello di garantire una concorrenza leale nel settore delle costruzioni. Esso è spesso caratterizzato da fenomeni di evasione dell’IVA e retribuzioni irregolari. Queste pratiche danneggiano le imprese che agiscono in conformità alla normativa vigente.
Il sistema introdotto consente un controllo più efficace del rispetto delle normative relative ai lavoratori stranieri, in termini di presenza regolare e condizioni di impiego. Inoltre, è uno strumento essenziale per rafforzare la vigilanza sul rispetto delle norme in materia di sicurezza sul lavoro. Infatti, migliora la tracciabilità degli operatori nei cantieri e la responsabilizzazione delle imprese coinvolte.
