Die Entsendung von Arbeitnehmern in die Niederlande wird durch die Richtlinien 96/71/EG, 2014/67/EU und 2018/957/EU in ihrer Umsetzung in niederländisches Recht geregelt.
Diese Vorschriften legen Anforderungen und Pflichten für Unternehmen fest, die ihre Arbeitnehmer in die Niederlande entsenden. Unternehmen müssen die erforderlichen vorbereitenden Formalitäten vor Beginn der Entsendung erledigen und die einschlägigen Pflichten während der gesamten Dauer des Einsatzes erfüllen.
Einen Überblick über die einschlägigen EU-Rechtsvorschriften finden Sie in unserem Leitfaden zu den EU-Richtlinien über die Entsendung von Arbeitnehmern.
Pflichten vor der Entsendung von Arbeitnehmern in die Niederlande
Ein Unternehmen, das seine Arbeitnehmer in die Niederlande entsendet, muss zunächst eine Entsendemeldung bei den niederländischen Behörden einreichen, sofern keine spezifische Ausnahme gilt. Unternehmen müssen hierfür das offizielle niederländische Meldeportal nutzen.
Das entsendende Unternehmen muss dem aufnehmenden Unternehmen vor Beginn der Tätigkeit in den Niederlanden eine schriftliche oder elektronische Kopie der Meldung zur Verfügung stellen.
Eine der grundlegenden Anforderungen besteht darin, die Arbeitsbedingungen und die Entlohnungsbedingungen in den Niederlanden gemäß den niederländischen Rechtsvorschriften und den einschlägigen Bestimmungen des jeweils anwendbaren Tarifvertrags einzuhalten.
Das entsendende Unternehmen muss außerdem eine Kontaktperson benennen, die als Vermittler oder Ansprechpartner gegenüber den Behörden fungiert. Diese Person muss während der gesamten Dauer der Dienstleistungserbringung in den Niederlanden erreichbar sein und kann auch einer der entsandten Arbeitnehmer sein.
Die Vorschriften über entsandte Arbeitnehmer gelten zusammenfassend für folgende Fälle:
- Erbringung von Dienstleistungen für Kunden in den Niederlanden: Wartung, Installation usw.
- Erbringung von Dienstleistungen für Tochtergesellschaften des eigenen Konzerns in den Niederlanden: Prüfung, Management usw.
- Überlassung von Leiharbeitnehmern.
In die Niederlande entsandte Selbstständige
Selbstständige sind im eigentlichen Sinne keine Arbeitnehmer. Daher fallen sie nicht zwangsläufig in den Anwendungsbereich der EU-Entsenderichtlinie.
Viele Länder, die diese Richtlinie umgesetzt haben, verlangen jedoch auch von Selbstständigen die Abgabe einer Entsendemeldung. Dazu gehören die Niederlande, wo diese Pflicht für Selbstständige gilt, die in der EU, im EWR oder in der Schweiz niedergelassen sind und Tätigkeiten in bestimmten Branchen ausüben.
Vorgehen bei Drittstaatsangehörigen
Unternehmen sollten bei der Entsendung von Drittstaatsangehörigen in die Niederlande besonders sorgfältig vorgehen.
Die einwanderungsrechtlichen Anforderungen und die Voraussetzungen für eine Arbeitsgenehmigung können erheblich variieren. Daher empfiehlt sich eine Prüfung im Einzelfall.
Beispielsweise ist zu prüfen, ob der Drittstaatsangehörige eine Arbeitsgenehmigung für das Aufnahmeland benötigt.
Aufbewahrung und Archivierung von Unterlagen
Während des Einsatzes muss das entsendende Unternehmen sämtliche erforderlichen Unterlagen zu jedem Einsatz aufbewahren. Dazu gehören insbesondere Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Arbeitszeitnachweise, die A1-Bescheinigung und Nachweise über die Lohnzahlung. Diese Unterlagen müssen am Arbeitsort entweder in Papierform oder in unmittelbar zugänglicher digitaler Form verfügbar sein.
Die niederländischen Behörden können diese Unterlagen während der Entsendung sowie bis zu fünf Jahre nach deren Ende anfordern.
Auf Verlangen der Behörden muss das Unternehmen die Unterlagen in einer Übersetzung in die Amtssprache vorlegen können.
Bußgelder und Sanktionen bei Verstößen gegen die niederländischen Entsendevorschriften
Die niederländische Arbeitsinspektion kann gegen ausländische Unternehmen oder Selbstständige Bußgelder verhängen, wenn diese die nationalen Entsendevorschriften nicht einhalten.
Ein Unternehmen, das die Entsendung seiner Arbeitnehmer in die Niederlande nicht entsprechend den geltenden Vorschriften schriftlich oder elektronisch meldet, muss mit Regelbußgeldern von 1.500 € bei weniger als 10 entsandten Arbeitnehmern, 3.000 € bei 10 bis 19 entsandten Arbeitnehmern und 4.500 € bei 20 oder mehr entsandten Arbeitnehmern rechnen.
Ein Verstoß gegen die Pflicht, die erforderlichen Unterlagen am Arbeitsort verfügbar zu halten, wird für den ausländischen Arbeitgeber mit einem Regelbußgeld von 8.000 € geahndet.
Die Sanktionen können je nach den Umständen des Einzelfalls erhöht oder herabgesetzt werden. Dabei werden insbesondere Faktoren berücksichtigt, die die Schwere des Verstoßes erhöhen können, etwa die Zahl der betroffenen Arbeitnehmer, die Dauer des Verstoßes und eine mögliche Wiederholung.
Beispielsweise kann ein Bußgeld um 100 % erhöht werden, wenn innerhalb der fünf Jahre vor Feststellung des neuen Verstoßes bereits gegen dieselbe gesetzliche Pflicht verstoßen wurde und das für den früheren Verstoß verhängte Bußgeld rechtskräftig geworden ist.
Wer auf förmliche Auskunftsersuchen der niederländischen Arbeitsinspektion im Rahmen einer Kontrolle nicht angemessen reagiert, muss mit Regelbußgeldern von 6.000 € für ausländische Arbeitgeber und 3.000 € für auskunftspflichtige Selbstständige rechnen. Diese Beträge stellen keine absoluten Höchstgrenzen dar.
Zusätzliche Formalitäten bei der Entsendung von Arbeitnehmern in die Niederlande
Gemäß der Verordnung 883/2004 und ihrer Durchführungsverordnung 987/2009 muss das entsendende Unternehmen beim zuständigen Sozialversicherungsträger eine A1-Bescheinigung für die entsandten Arbeitnehmer beantragen.
Dauert eine Entsendung länger als zwölf Monate, haben die entsandten Arbeitnehmer Anspruch auf sämtliche nach niederländischem Recht geltenden Beschäftigungsbedingungen. Ausgenommen sind die Vorschriften über die Verfahren, Formalitäten und Bedingungen für den Abschluss und die Beendigung des Arbeitsvertrags, einschließlich Wettbewerbsverboten, sowie die Vorschriften über Altersversorgungssysteme.
Der Zeitraum von zwölf Monaten kann durch eine begründete Mitteilung auf 18 Monate verlängert werden.
In diesem Fall muss das Unternehmen die Mitteilung innerhalb der letzten drei Monate des vorgesehenen Entsendezeitraums abgeben. Bei einer neunmonatigen Entsendung kann das Unternehmen die Verlängerung beispielsweise ab dem siebten Monat melden.
Wird die Entsendung auf eine Gesamtdauer von mehr als 18 Monaten verlängert, hat der entsandte Arbeitnehmer bereits ab dem 13. Monat der Entsendung Anspruch auf sämtliche zwingenden Arbeitsbedingungen. Nur wenn die Verlängerung auf eine Gesamtdauer von 18 Monaten begrenzt ist, hat der entsandte Arbeitnehmer erst ab dem 19. Monat Anspruch auf sämtliche zwingenden Arbeitsbedingungen.
Die Mitteilung über die Verlängerung muss über dasselbe Onlineportal erfolgen, das für die Meldung einer grenzüberschreitenden Entsendung vor deren Beginn verwendet wird.