Entsendemeldung

Was ist eine Entsendemeldung oder Entsendeerklärung?

Im Rahmen von Artikel 9 der Richtlinie 2014/67/EU ist eine „Entsendemeldung“ eine formelle Erklärung eines Arbeitgebers, der Arbeitnehmer im Rahmen einer grenzüberschreitenden Dienstleistungserbringung vorübergehend zur Arbeit in einen anderen EU-Mitgliedstaat entsendet. Mit dieser Meldung werden die zuständigen nationalen Behörden im Aufnahmestaat informiert, sofern dessen nationale Rechtsvorschriften dies verlangen.

Die Meldung enthält in der Regel wesentliche Angaben zur Entsendung, wie etwa:

• die voraussichtliche Anzahl und die Identität der entsandten Arbeitnehmer;
• die voraussichtliche Dauer des Einsatzes;
• die Art der Tätigkeit;
• sowie weitere relevante Angaben.

Die Meldung soll Transparenz und die Einhaltung der im Aufnahmestaat für die Entsendung geltenden rechtlichen Anforderungen gewährleisten. Sie ist von entscheidender Bedeutung für die Durchsetzung der Rechte entsandter Arbeitnehmer und die Überwachung ihrer Einhaltung und trägt dazu bei, dass diese während ihrer Tätigkeit im Ausland angemessen geschützt sind.

Wer muss die Entsendemeldung einreichen?

Nach den im Rahmen der Richtlinie 2014/67/EU erlassenen nationalen Rechtsvorschriften muss der Arbeitgeber bei der Entsendung von Arbeitnehmern in einen anderen EU-Mitgliedstaat eine Entsendemeldung einreichen, sofern die Entsendung den geltenden Meldepflichten unterliegt. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, die Meldung korrekt auszufüllen und entsprechend den rechtlichen Anforderungen einzureichen.

Das Verfahren zur Einreichung einer Entsendemeldung umfasst in der Regel die folgenden formellen Schritte:

• Vor der Entsendung von Arbeitnehmern in einen anderen Mitgliedstaat sollte der Arbeitgeber prüfen, ob eine Entsendemeldung erforderlich ist, und welche Frist gilt. Das Dokument muss die nach den nationalen Rechtsvorschriften des Aufnahmestaats erforderlichen Angaben enthalten.
• Der Arbeitgeber reicht die Entsendemeldung bei den Behörden des Aufnahmestaats ein, wie es die dort geltenden Rechtsvorschriften verlangen.
• Der Arbeitgeber muss die Entsendemeldung aufbewahren und den zuständigen Behörden auf Verlangen vorlegen, sofern dies nach nationalem Recht vorgeschrieben ist. Die erforderlichen Entsendeunterlagen müssen außerdem gemäß den geltenden nationalen Vorschriften während und nach der Entsendung aufbewahrt und bereitgestellt werden. Die Aufbewahrungsfrist kann je nach den Vorschriften des Aufnahmestaats variieren.
• Der Arbeitgeber muss die erforderlichen Unterlagen ordnungsgemäß archivieren und sie gemäß diesen Vorschriften für die zuständigen Kontrollbehörden bereithalten.

Die Verfahren zur Einreichung von Entsendemeldungen unterscheiden sich zwischen den Mitgliedstaaten. Arbeitgeber müssen daher die rechtlichen Verpflichtungen kennen, um die geltenden nationalen Vorschriften zur Umsetzung des EU-Rechts einzuhalten. Eine Rechtsberatung kann zudem dabei helfen, die komplexen Anforderungen im Zusammenhang mit Entsendemeldungen zu bewältigen.

Wann muss die Entsendemeldung eingereicht werden?

Grundsätzlich müssen Arbeitgeber die Entsendemeldung je nach den geltenden nationalen Vorschriften vor Beginn des vorübergehenden Arbeitseinsatzes in einem anderen EU-Mitgliedstaat oder spätestens bei Beginn der Dienstleistungserbringung einreichen.

Die fristgerechte Einreichung der Entsendemeldung ist für die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen im Aufnahmestaat von entscheidender Bedeutung. Sie ermöglicht es den Behörden, zu überprüfen, ob den entsandten Arbeitnehmern die geltenden Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen sowie Schutzrechte gewährt werden. Außerdem erleichtert sie eine wirksame Zusammenarbeit und Koordinierung zwischen den beteiligten Mitgliedstaaten.

Die Fristen und Anforderungen für die Einreichung der Entsendemeldung unterscheiden sich je nach Land. Arbeitgeber sollten sich daher an die nationalen Behörden oder Rechtsexperten wenden, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Inhalt der Entsendemeldung

Die Entsendemeldung enthält in der Regel die nachstehenden Informationen, wobei die genauen Angaben von den nationalen Anforderungen abhängen:

• Unternehmensangaben: Der rechtlich maßgebliche, offizielle Name und die Anschrift des entsendenden Unternehmens oder des Arbeitgebers.
• Identifizierung der entsandten Arbeitnehmer: Die voraussichtliche Anzahl und die Identität der entsandten Arbeitnehmer, einschließlich ihrer Namen und gegebenenfalls ihrer Identifikations- oder Sozialversicherungsnummern.
• Dauer der Entsendung: Die voraussichtliche Dauer sowie das geplante Anfangs- und Enddatum des vorübergehenden Arbeitseinsatzes im Aufnahmestaat.
• Beschreibung der Tätigkeiten: Eine Beschreibung der Art der während des Einsatzes ausgeführten Arbeiten oder erbrachten Dienstleistungen.
• Arbeitsort: Der genaue Ort oder die genauen Orte im Aufnahmestaat, an denen die Arbeiten ausgeführt werden.
• Kontaktangaben: Die Kontaktdaten der benannten Person, die als Ansprechpartner für die zuständigen Behörden fungiert, und gegebenenfalls eines Vertreters für den Kontakt mit den betreffenden Sozialpartnern. Je nach den nationalen Vorschriften kann es erforderlich sein, eine lokale Kontaktperson im Aufnahmestaat zu benennen. Diese Kontaktperson kann auch dafür verantwortlich sein, Unterlagen für Kontrollen bereitzustellen, sofern das nationale Recht dies verlangt.
• Unterschrift und Datum: Die Unterschrift des Arbeitgebers oder eines bevollmächtigten Vertreters sowie das Datum der Einreichung der Meldung.

Die in einer Entsendemeldung erforderlichen Angaben unterscheiden sich je nach Land. Arbeitgeber sollten sich daher an die nationalen Behörden und Rechtsexperten wenden, um die notwendigen Informationen entsprechend den rechtlichen Anforderungen des jeweiligen Mitgliedstaats bereitzustellen.

Nichteinhaltung der Meldepflicht

Nach den auf Grundlage der Richtlinie 2014/67/EU erlassenen nationalen Vorschriften können die zuständigen Behörden des Aufnahmestaats Sanktionen gegen ein Unternehmen verhängen, das eine vorgeschriebene Entsendemeldung nicht einreicht.

Sanktionen wegen der unterlassenen Einreichung einer Entsendemeldung können Geldbußen, gerichtliche Schritte oder vom jeweiligen Mitgliedstaat vorgesehene Verwaltungsmaßnahmen umfassen. Diese gewährleisten die Einhaltung der Richtlinie und schützen die Rechte entsandter Arbeitnehmer sowie faire Arbeitsbedingungen.

Unternehmen müssen die geltenden Anforderungen an Entsendemeldungen erfüllen, um Sanktionen zu vermeiden und dazu beizutragen, dass die Arbeitsbedingungen der Arbeitnehmer dem EU-Arbeitsrecht entsprechen. Eine Rechtsberatung kann helfen, diese Risiken zu verringern.

Einen umfassenden Überblick über den europäischen Rechtsrahmen für die Entsendung von Arbeitnehmern finden Sie in unserem Leitfaden zu den EU-Richtlinien über die Entsendung von Arbeitnehmern.