Wer in Belgien im Bausektor tätig ist, muss eine Reihe wesentlicher gesetzlicher Verpflichtungen erfüllen. Zu den wichtigsten Anforderungen zählen die Einreichung der Déclaration de Travaux sowie die Meldung der Anwesenheit auf der Baustelle über CheckInAtWork. Im Folgenden werden beide Verpflichtungen näher erläutert.
Déclaration de Travaux
Was ist die Déclaration de Travaux und wann ist sie verpflichtend?
Die Déclaration de Travaux (Bauanzeige) ist eine gesetzlich vorgeschriebene Meldung gemäß Artikel 30bis des belgischen Gesetzes vom 27. Juni 1969. Danach müssen bestimmte Bauarbeiten dem Landesamt für Soziale Sicherheit (ONSS) gemeldet werden.
Meldepflichtig sind insbesondere:
- Arbeiten zur Errichtung, Änderung, Fertigstellung, Renovierung, Instandsetzung, Wartung, Reinigung oder zum Abriss eines Gebäudes oder einzelner Gebäudeteile. Hierzu zählen beispielsweise Sanitär- und Installationsarbeiten, Maurerarbeiten, Zimmererarbeiten, Dämmarbeiten, die Montage von Fertigbauelementen sowie Maler- und Dekorationsarbeiten.
- Tätigkeiten, bei denen bewegliche Sachen geliefert und gleichzeitig dauerhaft in ein Gebäude eingebaut werden.
Aus steuerlicher Sicht besteht die Meldepflicht außerdem für:
- Arbeiten, die im Rahmen eines Vertrags zwischen einem Auftragnehmer und einem Unternehmer mit einem Auftragswert von weniger als 5.000 € (ohne Mehrwertsteuer) geregelt sind und an denen mindestens zwei Subunternehmer beteiligt sind;
- Arbeiten auf Grundlage eines Vertrags zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer mit einem Auftragswert von mindestens 5.000 EUR (ohne Mehrwertsteuer), sofern mindestens ein Subunternehmer beteiligt ist;
- Arbeiten auf Grundlage eines Vertrags zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer mit einem Auftragswert von mindestens 30.000 EUR (ohne Mehrwertsteuer), unabhängig davon, ob Subunternehmer eingesetzt werden;
- Arbeiten, die als besonders gefährlich eingestuft werden, beispielsweise Tätigkeiten mit Asbest.
Neben den vorstehend genannten Tätigkeiten erweitert Artikel 30ter desselben Gesetzes den Anwendungsbereich der Déclaration de Travaux. Demnach unterliegen unter anderem auch Sicherheits- und Bewachungsdienstleistungen für Gebäude sowie Tätigkeiten im Fleischsektor der Meldepflicht. Für ausländische Unternehmen, die die belgischen Vorschriften für Bauarbeiten einhalten möchten, wird die Vielfalt der Fälle ausführlich dargelegt.
Fristen für die Einreichung
Für die Einreichung der Déclaration de Travaux ist der vom Bauherrn beauftragte Auftragnehmer verantwortlich.
Grundsätzlich muss die Meldung vor Beginn der Arbeiten elektronisch an das ONSS übermittelt werden. Für zeitlich befristete Baustellen sowie Arbeiten mit Asbestsanierung gelten jedoch strengere Fristen: In diesen Fällen muss die Meldung spätestens 15 Kalendertage vor Aufnahme der Arbeiten eingereicht werden. Darüber hinaus sind Arbeiten mit Asbest zusätzlich der Arbeitsinspektion der Provinz zu melden, in der sich die Baustelle befindet.
Nach der elektronischen Übermittlung vergibt das ONSS eine Identifikationsnummer für die Meldung. Diese ist anschließend allen weiteren an den Arbeiten beteiligten Parteien mitzuteilen.
Inhalt der Meldung
Die Déclaration de Travaux muss die maßgeblichen Identifikationsdaten aller beteiligten Auftragnehmer und Subunternehmer enthalten.
Werden im Verlauf des Projekts weitere Subunternehmer beauftragt, muss der Auftragnehmer das ONSS vor deren Tätigkeitsaufnahme elektronisch darüber informieren. Beauftragt ein Subunternehmer seinerseits weitere Subunternehmer, ist er verpflichtet, den Auftragnehmer hierüber schriftlich zu unterrichten.
Darüber hinaus sind insbesondere folgende Angaben erforderlich:
- das Enddatum der Arbeiten. Dieses richtet sich nach den tatsächlichen Umständen, d. h. die Arbeiten gelten als beendet, wenn sich weder Personal noch Materialien auf der Baustelle befinden und diese ordnungsgemäß geräumt bzw. gereinigt wurde;
- der genaue Zeitpunkt, zu dem jeder Subunternehmer seine Arbeiten auf der Baustelle entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen mit dem Auftragnehmer aufnimmt;
- das genaue Ende der Tätigkeit jedes einzelnen Subunternehmers.
Zu beachten ist außerdem, dass nicht nur die Person oder das Unternehmen, das die Arbeiten ausführt, sondern auch die Person oder das Unternehmen, die bzw. das die Arbeiten ausführen lässt, den Status eines Auftragnehmers bzw. Subunternehmers erlangen kann. Ebenso gilt jeder Subunternehmer gegenüber seinen eigenen Subunternehmern als Auftragnehmer.
Wird die Déclaration de Travaux nicht oder verspätet eingereich, drohen verschiedene Sanktionen. Erstens gilt gemäß Art. 30a Abs. 8 des belgischen Gesetzes vom 27. Juni 1969, der verantwortliche Auftragnehmer hat zunächst einen Betrag in Höhe von 5% des Wertes der nicht gemeldeten Arbeiten an das ONSS/LSS zu entrichten. Unterlässt ein Subunternehmer die Information des Auftragnehmers über den Einsatz weiterer Subunternehmer, schuldet er ebenfalls 5 % des Wertes der nicht gemeldeten Arbeiten, die diesen Subunternehmern übertragen wurden.
Weitere steuerliche Verpflichtungen
Bei Zahlungen an Auftragnehmer oder Subunternehmer für die betreffenden Arbeiten bestehen darüber hinaus zusätzliche Prüfpflichten.
Auf der Grundlage des belgischen Gesetzes vom 27. Juni 1969, § 30a Abs. 4, müssen Auftraggeber, Auftragnehmer und Subunternehmer überprüfen, ob ihre jeweiligen Vertragspartner Sozialversicherungs- oder Steuerschulden haben. Ist dies der Fall, sind sie verpflichtet, einen gesetzlich vorgeschriebenen Prozentsatz des Rechnungsbetrags einzubehalten und an die zuständige Behörde abzuführen – je nachdem, ob Sozialversicherungs- oder Steuerschulden bestehen.
Zur Erleichterung dieser Prüfung stellt das belgische Landesamt für Soziale Sicherheit ein entsprechendes Online-Tool zur Verfügung. Dieses kann von in Belgien registrierten Unternehmen genutzt werden. Ausländische Unternehmen können die erforderliche Prüfung dagegen anhand der von den zuständigen Behörden ihres jeweiligen Mitgliedstaats ausgestellten Bescheinigungen vornehmen.
CheckInAtWork
Zweck des Systems
Bei Arbeiten an unbeweglichen Gütern sowie bei Tätigkeiten im Fleischsektor sind ausländische Auftragnehmer und Arbeitnehmer verpflichtet, ihre Anwesenheit auf der Baustelle bzw. am Arbeitsort zu melden. Die Meldung erfolgt über CheckInAtWork, einen Online-Dienst des belgischen Landesamts für Soziale Sicherheit.
Ziel des Systems ist die Erfassung der Anwesenheit von Arbeitnehmern an den in der Déclaration de Travaux angegebenen Arbeitsorten. Die Déclaration de Travaux und CheckInAtWork sind daher eng miteinander verknüpft und dienen gemeinsam einer vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation der Arbeiten.
Im Einzelnen besteht die Pflicht zur Anwesenheitsmeldung in folgenden Fällen:
- für Arbeitgeber und Auftragnehmer, die Arbeiten an unbeweglichen Gütern ausführen;
- für ausländische Arbeitnehmer sowie selbständig tätige Auftragnehmer;
- für sämtliche Arbeiten an unbeweglichen Gütern, deren Gesamtwert die nachstehenden Schwellenwerte erreicht oder überschreitet:
- 800.000 EUR, wenn die Arbeiten zwischen dem 1. April 2014 und dem 29. Februar 2016 begonnen wurden;
- 500.000 EUR, wenn die Arbeiten nach dem 29. Februar 2016 begonnen wurden;
- für sämtliche Arbeitnehmer, die im Fleischsektor tätig sind.
Was temporäre oder mobile Baustellen betrifft, ist der Anwendungsbereich in Artikel 31bis § 1 Absatz 1 des belgischen Gesetzes vom 4. August 1996 festgelegt:
- Der Auftraggeber: d. h. jede natürliche oder juristische Person, in deren Auftrag ein Bauvorhaben durchgeführt wird.
- Auftragnehmer: d. h. jede natürliche oder juristische Person, die im Auftrag des Bauherrn für die Planung und/oder Ausführung und/oder Überwachung der Ausführung des Bauvorhabens verantwortlich ist. Der für die Planung zuständige Auftragnehmer kann ein Architekt oder ein Ingenieurbüro sein.
- Auftragnehmer: jede natürliche oder juristische Person, die während der Ausführungsphase der Bauarbeiten Tätigkeiten ausübt, unabhängig davon, ob es sich um einen Arbeitgeber, einen Selbstständigen oder einen Arbeitgeber handelt, der mit eigenem Personal auf der Baustelle arbeitet.
- Der Sicherheits- und Gesundheitskoordinator während der Planungsphase des Projekts.
- Der Sicherheits- und Gesundheitskoordinator während der Ausführung der Bauarbeiten.
- Arbeitnehmer.
Anforderungen an die Registrierung
In allen genannten Fällen muss die Anwesenheit vor Beginn der Arbeiten sowie für jeden einzelnen Arbeitstag registriert werden.
Bei Beschäftigungsverhältnissen tragen sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer Verantwortung für die ordnungsgemäße Registrierung der Anwesenheit.
Zur Vereinfachung des Verfahrens ist CheckInAtWork über verschiedene Zugangswege verfügbar, unter anderem über mobile Endgeräte, Desktop-Anwendungen und das Internet.
Für jede registrierte Person werden beim belgischen Landesamt für Soziale Sicherheit insbesondere folgende Daten gespeichert:
- die nationale Registrierungsnummer oder – im Falle nach Belgien entsandter Arbeitnehmer – die Limosa-Nummer;
- die Identifikationsnummer des Unternehmens bzw. des selbständig tätigen Auftragnehmers;
- die Identifikationsnummer der Arbeitsstätte gemäß der Déclaration de Travaux;
- die genauen Anwesenheitsdaten auf der Baustelle.
Schließlich tritt ab dem 1. April 2027 eine operative Änderung in Kraft. Das ONSS hat angekündigt, dass ab diesem Datum der Online-Dienst „Déclaration de travaux“ nicht mehr verfügbar sein wird und durch das Catena-System ersetzt wird. Hierbei handelt es sich lediglich um eine Änderung des Online-Dienstes; die gesetzlichen Anforderungen für die Meldung von Bauarbeiten bleiben unverändert. Darüber hinaus werden Meldungen, die bereits im alten System gespeichert sind, automatisch in Catena übertragen, einschließlich inaktiver Meldungen, deren Ablaufdatum weniger als zehn Jahre zurückliegt.
Fazit
Die Einhaltung der Vorschriften zur Déclaration de Travaux und zu CheckInAtWork ist für Unternehmen, die im belgischen Bausektor tätig sind, von zentraler Bedeutung. Diese Verpflichtungen gewährleisten nicht nur Transparenz und Rückverfolgbarkeit entlang der gesamten Auftrags- und Subunternehmerkette, sondern tragen auch dazu bei, finanzielle Sanktionen zu vermeiden.
Unternehmen, die Arbeitnehmer nach Belgien entsenden, sollten ihre Meldepflichten daher bereits vor Beginn eines Bauvorhabens sorgfältig prüfen. Eine vorausschauende Planung und die fristgerechte Registrierung der eingesetzten Arbeitskräfte sind wesentliche Voraussetzungen für eine rechtskonforme und effiziente grenzüberschreitende Projektdurchführung.