Dieser Leitfaden soll Ihnen einen Überblick über die geltenden Vorschriften für nach Italien entsandte Arbeitnehmer geben. Nach einer kurzen Einführung in die EU-Richtlinien und deren Umsetzung in italienisches Recht befassen wir uns zunächst mit den vor der Entsendung zu erfüllenden Pflichten und den einwanderungsrechtlichen Anforderungen. Anschließend analysieren wir die Arbeitsbedingungen in Italien, einschließlich der Sozialversicherung, der Vergütungspflichten und weiterer Aspekte.
Entsendung von Arbeitnehmern nach Italien: Richtlinie (EU) 2018/957 und Umsetzung in italienisches Recht
Unternehmen aus EU-Mitgliedstaaten, die Arbeitnehmer nach Italien entsenden möchten, müssen verschiedene gesetzliche Anforderungen und Vorschriften beachten. Die Richtlinien 96/71/EG, 2014/67/EU und (EU) 2018/957 bilden hierfür den rechtlichen Rahmen.
Für einen umfassenden Überblick über die europäischen Richtlinien zur Entsendung von Arbeitnehmern werfen Sie einen Blick in unser Handbuch zu den EU-Richtlinien zur Entsendung von Arbeitnehmern.
Mit dem italienischen gesetzesvertretenden Dekret Nr. 122 vom 15. September 2020 wurde die Richtlinie (EU) 2018/957 umgesetzt. Es trat am 30. September 2020 in Kraft und änderte das gesetzesvertretende Dekret Nr. 136/2016. Nach diesem Rechtsrahmen gelten die für Entsendungen maßgeblichen italienischen Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen auch für das Arbeitsverhältnis zwischen den entsandten Arbeitnehmern und dem entsendenden Unternehmen — sofern sie für den entsandten Arbeitnehmer günstiger sind.
Unternehmen, die Arbeitnehmer nach Italien entsenden, müssen sicherstellen, dass ihre Beschäftigten mindestens die nach den geltenden italienischen Entsendevorschriften vorgeschriebene Entlohnung erhalten.
Vor dieser Änderung bezogen sich die Vorschriften auf Mindestlohnsätze einschließlich der Überstundenzuschläge. Durch die italienische Umsetzung der Richtlinie (EU) 2018/957 wurde dieser Bezug durch den weiter gefassten Begriff der Entlohnung ersetzt. Dabei werden die anwendbaren nationalen und regionalen Tarifverträge berücksichtigt, die auf nationaler Ebene im Vergleich am repräsentativsten sind.
Der Vergleich bezieht sich auf die gesamte Bruttovergütung und nicht darauf, dass die einzelnen Vergütungsbestandteile identisch sind. Erstattungen von Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten, die tatsächlich aufgrund der Entsendung entstanden sind, dürfen nicht als Entlohnung angerechnet werden.
Die Experten von A&P stehen Ihnen zur Verfügung, um Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter bei der Verwaltung der Entsendeverpflichtungen nach Italien zu unterstützen.
Im Folgenden wird eine Zusammenfassung der Verpflichtungen gemäß dem italienischen und europäischen Recht für die grenzüberschreitende Entsendung nach Italien bereitgestellt.
Vorläufige Verpflichtungen für entsandte Arbeitnehmer in Italien
Das Unternehmen, das seine Beschäftigten nach Italien entsendet, muss dem Ministerium für Arbeit und Sozialpolitik eine vorherige Entsendemeldung übermitteln. Die Meldung muss elektronisch über das Online-Dienstleistungsportal des Ministeriums spätestens bei Beginn der Entsendung eingereicht werden.
Nachträgliche Änderungen sind außerdem innerhalb von fünf Tagen nach Eintritt des jeweiligen Ereignisses zu melden.
Die Entsendemeldung nach Italien muss folgende Daten enthalten:
- Beginn- und Enddatum der Entsendung;
- sowohl das entsendende Unternehmen als auch das aufnehmende Unternehmen;
- Anzahl und Personalien der entsandten Arbeitnehmer;
- Adresse des Arbeitsplatzes in Italien;
- Art der Tätigkeit, die in Italien ausgeübt wird;
- Name und gewähltes Zustellungsdomizil des Vertreters in Italien;
- weitere für die jeweilige Entsendung erforderliche Informationen.
Außerdem ist es verpflichtend, einen Vertreter mit gewähltem Zustellungsdomizil in Italien zu benennen, der für das Versenden und Entgegennehmen von Schriftstücken und Dokumenten zuständig ist. Diese Benennung muss für die Dauer der Entsendung und die beiden darauffolgenden Jahre gelten.
Das Unternehmen muss zudem für die Dauer der Entsendung einen Vertreter benennen, der zur Kontaktaufnahme mit den Sozialpartnern im Rahmen von Tarifverhandlungen auf zweiter Ebene bevollmächtigt ist. Dieselbe Person kann beide Funktionen übernehmen.
Einwanderungsanforderungen und Arbeitserlaubnis für Aufträge
Non-EU workers holding a valid work permit in a EU Member State may be posted in Italy for up to 90 days within a 180-period for business-related activities. These include:
“economic-commercial reasons, contacts or negotiations, learning and testing the use of capital goods bought or sold in the context of a commercial contract“.
Wenn die in Italien auszuführenden Tätigkeiten von den oben aufgeführten abweichen, muss ein Arbeitsvisum beantragt werden, z. B. eine Einreisegenehmigung für Subunternehmer, falls ein Subunternehmervertrag zwischen dem entsendenden Unternehmen, bei dem der Arbeiter beschäftigt ist, und dem italienischen Kunden besteht.
Arbeits- und Gehaltsbedingungen in Italien
Ein Unternehmen, das seine Beschäftigten nach Italien entsendet, unterliegt den für Entsendungen geltenden italienischen gesetzlichen und tarifvertraglichen Bestimmungen, sofern diese für die Arbeitnehmer günstiger sind. Diese Bestimmungen betreffen Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten, den bezahlten Mindestjahresurlaub, die Entlohnung einschließlich der Überstundenzuschläge, Sicherheit und Gesundheitsschutz, Gleichbehandlung sowie weitere gesetzlich festgelegte Bereiche, darunter bestimmte Bedingungen für Unterbringung und Reisekosten.
Gibt es in Italien einen nationalen Mindestlohn?
In Italien gibt es keinen gesetzlichen nationalen Mindestlohn. Ausländische Arbeitgeber müssen deshalb die einschlägigen italienischen Tarifbestimmungen sorgfältig prüfen und ermitteln sowie jeden entsandten Arbeitnehmer unter Berücksichtigung seiner tatsächlich ausgeübten Tätigkeit der richtigen Einstufung zuordnen.
Pflicht zur Aufbewahrung von Dokumenten bezüglich der Entsendung von Arbeitnehmern nach Italien
Während der Entsendung und für zwei Jahre nach deren Ende müssen Kopien der folgenden Unterlagen aufbewahrt und den Arbeitsaufsichtsbehörden auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden:
- Arbeitsverträge oder gleichwertige Dokumente, die das Bestehen des Arbeitsverhältnisses nachweisen;
- Lohnabrechnungen;
- Zeiterfassungsblätter, die Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeiten angeben;
- Dokumente, die die Zahlung der Löhne nachweisen;
- A1-Bescheinigungen.
Das entsendende Unternehmen bleibt für die Aufbewahrung und Verfügbarkeit der Unterlagen verantwortlich. Der Vertreter mit gewähltem Zustellungsdomizil in Italien ist für das Versenden und Entgegennehmen von Schriftstücken und Dokumenten sowie für die Erleichterung des Kontakts mit den zuständigen italienischen Behörden verantwortlich. Auf förmliche Anfrage der zuständigen Behörden sollten entsendende Unternehmen Übersetzungen der Dokumente ins Italienische vorlegen.
Sozialversicherung in Italien
Gemäß der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 können Arbeitnehmer bei einer Entsendung, deren voraussichtliche Dauer 24 Monate nicht überschreitet, weiterhin den Rechtsvorschriften des Entsendestaates über soziale Sicherheit unterliegen, sofern alle geltenden Voraussetzungen erfüllt sind.
Das entsendende Unternehmen muss beim zuständigen Sozialversicherungsträger eine A1-Bescheinigung beantragen, die die anzuwendenden Rechtsvorschriften bestätigt.
Italien hat mit mehreren Nicht-EU-Staaten bilaterale Sozialversicherungsabkommen geschlossen. Das italienische Sozialversicherungsinstitut INPS stellt Informationen zu den einzelnen Abkommen, ihrem Geltungsbereich und den jeweiligen Verfahren bereit. Wenn ein Abkommen anwendbar ist, muss der Versicherungsschutz anhand seiner besonderen Bestimmungen geprüft und durch die entsprechende Bescheinigung nachgewiesen werden.
Arbeiten im Bausektor
Unternehmen, die Arbeitnehmer nach Italien entsenden, welche unter den einschlägigen Bautarifvertrag fallen, müssen diese in der Regel bei der zuständigen Cassa Edile/Edilcassa anmelden und die entsprechenden Beiträge entrichten. Ihre Arbeitsbedingungen müssen den geltenden italienischen Entsendevorschriften und tarifvertraglichen Bestimmungen entsprechen.
Für Unternehmen, die Beiträge an die entsprechenden Kassen in Deutschland, Frankreich, Österreich oder San Marino entrichten, kann aufgrund der von der CNCE geschlossenen Gegenseitigkeitsabkommen eine Befreiung gelten.
Unternehmen, die auf zeitlich begrenzten oder ortsveränderlichen Baustellen tätig sind, müssen außerdem prüfen, ob sie — vorbehaltlich der gesetzlichen Ausnahmen — eine italienische patente a crediti, eine Punkteführerschein, oder ein entsprechendes gleichwertiges Dokument benötigen.
Leiharbeitnehmer
Die Entsendung von Leiharbeitnehmern nach Italien ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Das Leiharbeitsunternehmen bleibt ihr Arbeitgeber und ist für die ihm obliegenden Entsendepflichten verantwortlich.
Auch das italienische entleihende Unternehmen hat besondere Pflichten. Dazu gehört, das entsendende Leiharbeitsunternehmen über die für die entsandten Arbeitnehmer geltenden Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen zu informieren. Es muss während der gesamten Einsatzdauer und für zwei Jahre danach eine italienischsprachige Kopie dieser Informationen sowie einen Nachweis über deren Übermittlung aufbewahren.
Sanktionen bei Nichterfüllung italienischer Pflichten im Zusammenhang mit der Arbeitnehmerentsendung
Gemäß Artikel 12 des gesetzesvertretenden Dekrets Nr. 136/2016 wird die Nichteinhaltung der Entsendemeldepflichten mit einer Geldbuße von 180 bis 600 € je betroffenem Arbeitnehmer geahndet.
Bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflichten für Unterlagen wird gegen das entsendende Unternehmen eine Geldbuße von 600 bis 3.600 € je betroffenem Arbeitnehmer verhängt.
Die Nichtbenennung des Vertreters mit gewähltem Zustellungsdomizil in Italien oder des für die Beziehungen zu den Sozialpartnern zuständigen Vertreters wird mit einer Geldbuße von 2.400 bis 7.200 € geahndet.