In den letzten Jahren hat sich Estland zunehmend als attraktiver Standort für ausländische Bauunternehmen etabliert. Um jedoch rechtmäßig im estnischen Baugewerbe tätig zu sein, müssen verschiedene gesetzliche und verfahrensrechtliche Anforderungen erfüllt werden.
Ausländische Unternehmen unterliegen denselben Anforderungen wie estnische Unternehmen, insbesondere hinsichtlich der Registrierung von Baustellen, der Verwaltung von Subunternehmerketten und der Zugangsberechtigung von Arbeitnehmern zu Baustellen.
1. Registrierung nicht ansässiger Arbeitgeber in Estland
Gemäß dem Steuergesetz (Taxation Act), das im Jahr 2002 verabschiedet und anschließend im Jahr 2022 geändert wurde, sind Unternehmen verpflichtet, sich vor Aufnahme jeglicher Tätigkeit in Estland registrieren zu lassen. Arbeitgeber müssen sich entweder im estnischen Handelsregister oder alternativ im Register für Nichtansässige der estnischen Steuer- und Zollbehörde registrieren lassen.
Nach den Bestimmungen des Steuergesetzes müssen sich folgende Einrichtungen vor Aufnahme ihrer Tätigkeit in Estland bei der Steuer- und Zollbehörde registrieren lassen:
- nicht ansässige Arbeitgeber, einschließlich Zeitarbeitsunternehmen;
- Selbstständige;
- ausländische diplomatische Vertretungen und sonstige Einrichtungen ausländischer Staaten;
- internationale Organisationen und deren Vertretungen.
Darüber hinaus können ausländische Unternehmen und Selbstständige, die in Estland wirtschaftlich tätig sind, sowie Zeitarbeitsunternehmen verpflichtet sein, die estnischen steuerrechtlichen Vorschriften hinsichtlich ihrer Steuerpflicht einzuhalten. Dies kann die Notwendigkeit einer steuerlichen Registrierung mit sich bringen, um die mit der Steuerpflicht in Estland verbundenen Verpflichtungen zu erfüllen.
Eintragung in das Register für Nichtansässige
Für die Eintragung in das Register für Nichtansässige muss bei der estnischen Steuer- und Zollbehörde ein Antrag eingereicht werden, der bestimmte Angaben und Unterlagen zum Unternehmen enthält, darunter beispielsweise:
- den Namen des nicht ansässigen Arbeitgebers;
- die Anschrift des Arbeitgebers im Niederlassungsstaat;
- eine Kopie eines Dokuments, das die rechtmäßige Geschäftstätigkeit des nicht ansässigen Arbeitgebers nachweist;
- eine Unterschriftsprobe des Vertreters, die notariell beglaubigt oder von der Steuerbehörde amtlich bestätigt wurde;
- im Falle einer steuerlichen Vertretung eine Kopie der schriftlichen Vereinbarung zwischen dem Steuervertreter und dem nicht ansässigen Arbeitgeber.
2. Registrierung der Baustelle und der Subunternehmerkette
Die Daten über die auf Baustellen ausgeführten Tätigkeiten müssen an das TTKI-Informationssystem (Contract Chain and Duration of Employment Information System) übermittelt werden, das von der estnischen Steuer- und Zollbehörde verwaltet wird.
Das TTKI-System erfasst Informationen über:
- den mit der Ausführung der Arbeiten beauftragten Hauptauftragnehmer;
- die Subunternehmer;
- die betreffende Baustelle;
- die auf der Baustelle beschäftigten Arbeitnehmer.
Artikel 25(10) Absatz 3 des Steuergesetzes legt fest, dass die Registrierung einer Baustelle im Informationssystem verpflichtend ist, wenn:
- die Bauarbeiten länger als 30 Arbeitstage dauern und mindestens 20 Arbeitnehmer daran beteiligt sind;
- der gesamte Arbeitsumfang auf der Baustelle während der gesamten Projektdauer mehr als 500 Personentage beträgt (beispielsweise 10 Arbeitnehmer für 50 Tage oder 5 Arbeitnehmer für 100 Tage).
2.1 Pflichten des Hauptauftragnehmers bei der Registrierung der Baustelle
Insbesondere ist der mit der Ausführung der Arbeiten beauftragte Hauptauftragnehmer verpflichtet:
- die Einrichtung einer Baustelle im TTKI-System zu registrieren;
- die eigenen Arbeitnehmer zu registrieren, die zum Betreten der Baustelle berechtigt sind;
- sämtliche an der Durchführung des Projekts beteiligten Subunternehmer zu registrieren.
Der Hauptauftragnehmer ist für die Installation, die ordnungsgemäße Nutzung und die Wartung eines elektronischen Registrierungssystems auf der Baustelle verantwortlich, das den geltenden gesetzlichen Anforderungen entsprechen muss. Das System muss beispielsweise jederzeit die Erstellung eines aktuellen Berichts ermöglichen, in dem sämtliche auf der Baustelle anwesenden Personen sowie deren jeweilige Arbeitszeiten aufgeführt sind.
Alle auf der Baustelle anwesenden Arbeitnehmer sind verpflichtet, ihre Ein- und Austrittszeiten elektronisch zu erfassen. Diese Registrierung muss mithilfe eines persönlichen Ausweises (Töötaja Kaart) erfolgen.
2.2 Pflichten des Subunternehmers bei der Registrierung der Baustelle
Nachdem der Hauptauftragnehmer die Baustelle im TTKI-System registriert hat, erhält der Subunternehmer eine Benachrichtigung, mit der er zur Teilnahme an den Baustellentätigkeiten als Subunternehmer aufgefordert wird.
Nach Erhalt der Benachrichtigung muss der Subunternehmer:
- seine Teilnahme an den Baustellentätigkeiten im TTKI-System bestätigen;
- die zum Betreten der Baustelle berechtigten Arbeitnehmer benennen, indem er diese aus den Beschäftigten seines Unternehmens auswählt;
- die Kontaktdaten des für die Baustelle zuständigen Unternehmensvertreters angeben;
- seinen Arbeitnehmern persönliche Ausweise (Töötaja Kaart) zur Verfügung stellen, die für die elektronische Anwesenheitserfassung und den physischen Zugang zur Baustelle erforderlich sind.
Diese Verpflichtungen gelten für alle Beteiligten innerhalb der Subunternehmerkette, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit sämtlicher auf der Baustelle anwesenden Personen sicherzustellen. Dies schließt auch ausländische Subunternehmer ein, die ihre Arbeitnehmer im Rahmen einer grenzüberschreitenden Dienstleistungserbringung nach Estland entsenden.
3. Registrierung entsandter Arbeitnehmer und Verpflichtung zur Töötaja Kaart
Je nach Einzelfall ist der Arbeitgeber verpflichtet, seine in Estland tätigen Arbeitnehmer entweder:
- im Beschäftigungsregister der estnischen Steuer- und Zollbehörde oder
- im Register für entsandte Arbeitnehmer der Arbeitsaufsichtsbehörde zu registrieren.
Diese Verpflichtung gilt jedoch nur für:
- entsandte Arbeitnehmer mit einem Aufenthalt von mehr als 183 Tagen und
- Leiharbeitnehmer, unabhängig von der Dauer der Entsendung.
Damit ein Arbeitnehmer in das Beschäftigungsregister eingetragen werden kann, muss er zunächst eine persönliche Identifikationsnummer aus dem Bevölkerungsregister erhalten.
Darüber hinaus müssen, wie bereits erwähnt, alle Arbeitnehmer einen persönlichen Ausweis, die sogenannte Töötaja Kaart, erhalten. Dies gilt auch für entsandte Arbeitnehmer, die im Rahmen einer grenzüberschreitenden Dienstleistungserbringung auf Baustellen in Estland tätig sind.
Pflichten und Verantwortlichkeiten
Die Töötaja Kaart ist für alle Arbeitnehmer, die zum Betreten der Baustelle berechtigt sind, verpflichtend und dient als offizielles Identifikationsmittel. Sie ermöglicht es dem elektronischen Registrierungssystem, die Identität des Karteninhabers eindeutig zu erkennen.
Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle Arbeitnehmer jeden Zutritt zur Baustelle sowie jedes Verlassen der Baustelle mithilfe des elektronischen Systems und der Töötaja Kaart registrieren.
Die Einführung dieser Anforderungen zielt in erster Linie darauf ab, einen fairen Wettbewerb im Baugewerbe zu gewährleisten. Dieser Sektor ist häufig von Mehrwertsteuerhinterziehung und rechtswidrigen Vergütungspraktiken betroffen, wodurch Unternehmen benachteiligt werden, die sich an die gesetzlichen Vorschriften halten.
Das System ermöglicht insbesondere eine wirksamere Überwachung der Einhaltung der Vorschriften für ausländische Arbeitnehmer, vor allem hinsichtlich des rechtmäßigen Aufenthalts und der Beschäftigungsbedingungen. Darüber hinaus stellt es ein wichtiges Instrument zur Stärkung der Überwachung der Arbeitsschutzstandards dar, verbessert die Rückverfolgbarkeit des auf Baustellen eingesetzten Personals und erhöht die Verantwortlichkeit der beteiligten Unternehmen.