Die Arbeitsbedingungen von nach Estland entsandten Arbeitnehmern sind im Gesetz über die Arbeitsbedingungen nach Estland entsandter Arbeitnehmer (Working Conditions of Employees Posted to Estonia Act), §§ 5 und 5¹, geregelt.
Nach diesem Gesetz ist ein nach Estland entsandter Arbeitnehmer eine natürliche Person, die gewöhnlich in einem anderen Staat auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags tätig ist und von ihrem Arbeitgeber für einen bestimmten Zeitraum zur Erbringung einer Dienstleistung nach Estland entsandt wird.
Weitere Informationen zum europäischen Rechtsrahmen für entsandte Arbeitnehmer finden Sie in unserem Leitfaden zu den EU-Richtlinien über die Entsendung von Arbeitnehmern.
Vorbereitende Pflichten bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Estland
Gemäß § 5 des Gesetzes über die Arbeitsbedingungen nach Estland entsandter Arbeitnehmer müssen die nach Estland entsandten Arbeitnehmer bei der Arbeitsinspektion registriert werden. Das entsendende Unternehmen muss die Arbeitnehmer vor Beginn ihrer Tätigkeit in Estland registrieren.
Entsendemeldung und Benennung einer Kontaktperson
Durch die rechtzeitige und korrekte Übermittlung der erforderlichen Informationen über das Online-Selbstbedienungsportal für Entsendemeldungen der Arbeitsinspektion (TEIS) tragen Unternehmen zur Transparenz und zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Estland bei.
Die wesentlichen Angaben der Entsendemeldung in Estland umfassen in der Regel:
- Angaben zum entsendenden Unternehmen. Die Meldung enthält Informationen über das Unternehmen, das die Arbeitnehmer entsendet, darunter Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten sowie Personenkennziffer oder Handelsregisternummer und Tätigkeitsbereich.
- Angaben zu den entsandten Arbeitnehmern. Unternehmen müssen Informationen über die nach Estland entsandten Arbeitnehmer bereitstellen, darunter:
- Vor- und Nachnamen,
- Geburtsdaten,
- Staatsangehörigkeiten,
- Tätigkeitsbezeichnungen und
- Dauer der Entsendung.
- Art der Tätigkeit. In der Meldung muss die Art der Tätigkeit angegeben werden, die die entsandten Arbeitnehmer in Estland ausüben werden. Dazu können Informationen über die Art der Dienstleistungen oder Tätigkeiten gehören, die während der Entsendung erbracht bzw. ausgeführt werden.
- Dauer der Entsendung. Unternehmen müssen für jeden in der Meldung aufgeführten Arbeitnehmer das Beginn- und Enddatum des Einsatzes angeben. Dies ermöglicht den Behörden, die Dauer der Entsendung zu überwachen und die Einhaltung der Vorschriften über vorübergehende Arbeitseinsätze sicherzustellen.
- Tätigkeitsbereich der Entsendung. Unternehmen müssen Angaben zum Wirtschaftszweig, in dem der entsandte Arbeitnehmer in Estland tätig sein wird, sowie zur Anschrift des Einsatzortes des entsandten Arbeitnehmers machen.
Der ausländische Arbeitgeber muss außerdem eine Kontaktperson benennen, die bei Bedarf den Kontakt mit den Arbeitsbehörden übernimmt. Die benannte Vertretungsperson muss nicht zwingend ihren Wohnsitz in Estland haben, jedoch während der gesamten Dauer der Entsendung erreichbar sein.
Aufbewahrung der Entsendeunterlagen
Die Arbeitsinspektion ist berechtigt, Dokumente bis zu drei Jahre nach Beendigung des Arbeitseinsatzes des Arbeitnehmers anzufordern.
Auf Verlangen der Arbeitsinspektion muss das entsendende Unternehmen der Behörde die für die Durchführung der staatlichen oder behördlichen Aufsicht erforderlichen Unterlagen vorlegen.
Die Behörde kann folgende Unterlagen anfordern:
- Arbeitsvertrag;
- A1-Bescheinigung;
- Arbeitszeitnachweise;
- Kontoauszüge als Nachweis über die Lohnzahlung oder
- onstige Unterlagen, die die Einhaltung der für entsandte Arbeitnehmer geltenden Arbeits– und Beschäftigungsbedingungen nachweisen.
Die Unterlagen können in estnischer, englischer oder russischer Sprache vorgelegt werden.
Arbeits- und Entlohnungsbedingungen in Estland
Bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Estland gelten besondere gesetzliche Vorschriften und Anforderungen, welche die Arbeitsbedingungen der entsandten Arbeitnehmer im Aufnahmestaat regeln.
Die in Estland festgelegten Arbeitsbedingungen, die für entsandte Arbeitnehmer gelten, umfassen insbesondere:
- Arbeitszeit;
- Ruhezeiten;
- Vergütung und Zuschläge für Überstunden;
- Dauer des Jahresurlaubs;
- Gleichbehandlung und Chancengleichheit;
- Gesundheits-, Sicherheits- und Hygienevorschriften: Arbeitgeber müssen für entsandte Arbeitnehmer in Estland ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld gewährleisten. Dazu gehören:
- die Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften,
- die Bereitstellung der erforderlichen Schutzausrüstung und
- die Umsetzung von Maßnahmen zur Vermeidung von Arbeitsunfällen und Verletzungen am Arbeitsplatz.
Ruhepausen, Arbeitszeiten und Jahresurlaub werden auch auf EU-Ebene durch die EU-Arbeitszeitrichtlinie geregelt.
Sind die auf einen Arbeitsvertrag anwendbaren Rechtsvorschriften eines anderen Staates für den entsandten Arbeitnehmer günstiger als die estnischen Vorschriften, finden stattdessen diese günstigeren Bestimmungen Anwendung.
Entsendung von Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten nach Estland
Das Ausländergesetz (Aliens Act) regelt die Einreise ausländischer Staatsangehöriger (mit Ausnahme der Staatsangehörigen eines EU-/EWR-Mitgliedstaats oder der Schweizerischen Eidgenossenschaft) nach Estland sowie deren Rechte und Pflichten während ihres Aufenthalts, ihres Wohnsitzes oder ihrer Erwerbstätigkeit in Estland.
Nach Estland entsandte Arbeitnehmer müssen bei der Polizei- und Grenzschutzbehörde (Police and Border Guard Board) registriert werden, um dort arbeiten zu dürfen.
In diesem Fall muss das Unternehmen in Estland die Registrierung einer kurzfristigen Beschäftigung für diese Personen beantragen. Die Registrierung der kurzfristigen Beschäftigung muss vor Arbeitsbeginn erfolgen und ermöglicht eine Beschäftigung von bis zu 365 Tagen innerhalb eines Zeitraums von 455 Tagen in Estland.
Zusätzlich zum Antrag auf Registrierung der kurzfristigen Beschäftigung muss der entsendende Arbeitgeber die TEIS-Entsendemeldung bei der estnischen Arbeitsinspektion einreichen.
Entsendet ein Unternehmen Arbeitnehmer zur Ausführung von Subunternehmerarbeiten nach Estland, müssen die drittstaatsangehörigen Arbeitnehmer über eine Aufenthalts- bzw. Arbeitserlaubnis verfügen, die von dem EU-Mitgliedstaat ausgestellt wurde, in dem das entsendende Unternehmen seinen Sitz hat.
Die Registrierung bei der Polizei- und Grenzschutzbehörde muss durch das entsendende Unternehmen erfolgen.
Sozialversicherung für nach Estland entsandte Arbeitnehmer
Gemäß der europäischen Verordnung (EG) Nr. 883/2004 können nach Estland entsandte Arbeitnehmer weiterhin dem Sozialversicherungssystem des Mitgliedstaats unterliegen, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat.
Das entsendende Unternehmen muss eine A1-Bescheinigung beantragen. Der zuständige Sozialversicherungsträger stellt diese aus, sobald alle erforderlichen Informationen vorliegen.
Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften
Bei Nichteinhaltung der Pflicht zur Registrierung der nach Estland entsandten Arbeitnehmer ist die Arbeitsinspektion berechtigt, Sanktionen zu verhängen.
Für juristische Personen können diese Sanktionen bis zu 32.000 € betragen. Darüber hinaus ist die Arbeitsinspektion befugt, die ihr übermittelten personenbezogenen Daten offenzulegen, um die Erfüllung der Aufgaben zu ermöglichen, die der Steuer- und Zollbehörde durch die Steuergesetzgebung übertragen wurden.