Ces dernières années, l’Estonie s’est imposée comme une destination de plus en plus attractive pour les entreprises étrangères du secteur de la construction. Toutefois, pour exercer légalement des activités dans ce secteur en Estonie, il est essentiel de respecter un ensemble d’exigences réglementaires et de procédures administratives.
Les entreprises étrangères sont soumises aux mêmes obligations que les entreprises estoniennes, notamment en ce qui concerne l’enregistrement des chantiers, la gestion des chaînes de sous-traitance et l’autorisation d’accès des travailleurs aux chantiers.
1. Enregistrement des employeurs non-résidents en Estonie
Conformément à la loi relative à la fiscalité (Taxation Act), adoptée en 2002 et modifiée par la suite en 2022, les entreprises sont tenues de s’enregistrer avant de commencer toute activité en Estonie. Les employeurs doivent s’inscrire au registre du commerce estonien ou, à défaut, au registre des non-résidents de l’administration fiscale et douanière estonienne.
Conformément aux dispositions de la loi relative à la fiscalité, les entités suivantes doivent s’enregistrer auprès de l’administration fiscale et douanière avant de commencer leurs activités en Estonie :
- les employeurs non-résidents, y compris les agences de travail intérimaire ;
- les travailleurs indépendants ;
- les missions diplomatiques étrangères et les autres entités relevant d’États étrangers ;
- les organisations internationales et leurs représentations.
En outre, les entreprises étrangères et les travailleurs indépendants exerçant des activités économiques en Estonie, ainsi que les agences de travail intérimaire, peuvent être tenus de respecter les dispositions fiscales estoniennes relatives à l’assujettissement à l’impôt. Cela peut impliquer la nécessité de procéder à un enregistrement fiscal afin de satisfaire aux obligations fiscales découlant de leur responsabilité fiscale en Estonie.
Inscription au registre des non-résidents
Pour s’inscrire au registre des non-résidents, une demande doit être déposée auprès de l’administration fiscale et douanière estonienne. Celle-ci doit contenir des informations et des documents spécifiques concernant l’entreprise, notamment :
- le nom de l’employeur non-résident ;
- l’adresse de l’employeur dans son pays d’établissement ;
- une copie d’un document attestant de l’exercice légal de l’activité économique de l’employeur non-résident ;
- un spécimen de signature du représentant, authentifié par un notaire ou officiellement certifié par l’administration fiscale ;
- en cas de représentation fiscale, une copie de l’accord écrit conclu entre le représentant fiscal et l’employeur non-résident.
2. Enregistrement du chantier et de la chaîne de sous-traitance
Les données relatives aux activités réalisées sur les chantiers doivent être communiquées au système d’information TTKI (Contract Chain and Duration of Employment Information System), géré par l’administration fiscale et douanière estonienne.
Le système TTKI recueille des informations concernant :
- l’entrepreneur principal chargé de l’exécution des travaux ;
- les sous-traitants ;
- le chantier concerné ;
- les travailleurs employés sur le chantier.
L’article 25(10), paragraphe 3, de la loi relative à la fiscalité précise que l’enregistrement du chantier dans le système d’information est obligatoire lorsque :
- les travaux de construction durent plus de 30 jours ouvrables et mobilisent au moins 20 salariés ;
- le chantier représente un volume total de travail supérieur à 500 journées-personnes (par exemple, 10 travailleurs pendant 50 jours ou 5 travailleurs pendant 100 jours) sur l’ensemble de la durée du projet.
2.1 Responsabilités de l’entrepreneur principal dans l’enregistrement du chantier
En particulier, l’entrepreneur principal chargé de l’exécution des travaux est tenu de :
- enregistrer l’ouverture du chantier dans le système TTKI ;
- enregistrer les salariés de son entreprise qui seront autorisés à accéder au chantier ;
- enregistrer tous les sous-traitants participant à l’exécution du projet.
L’entrepreneur principal est responsable de l’installation, de la bonne utilisation et de l’entretien d’un système d’enregistrement électronique sur le chantier, conformément aux exigences réglementaires applicables. Par exemple, ce système doit permettre, à tout moment, de générer un rapport actualisé répertoriant toutes les personnes présentes sur le chantier ainsi que leurs horaires de travail respectifs.
Tous les travailleurs présents sur le chantier sont tenus d’enregistrer électroniquement leurs heures d’entrée et de sortie. Cet enregistrement doit être effectué au moyen d’une carte personnelle d’identification (Töötaja Kaart).
2.2 Responsabilités du sous-traitant dans l’enregistrement du chantier
Une fois que l’entrepreneur principal a enregistré le chantier dans le système TTKI, le sous-traitant reçoit une notification l’invitant à participer aux activités du chantier en qualité de sous-traitant.
À la suite de cette notification, le sous-traitant doit :
- confirmer sa participation aux activités du chantier dans le système TTKI ;
- désigner les travailleurs autorisés à accéder au chantier, en les sélectionnant parmi les salariés de son entreprise ;
- renseigner les coordonnées du représentant de l’entreprise responsable du chantier ;
- fournir à ses travailleurs des cartes personnelles d’identification (Töötaja Kaart), nécessaires à l’enregistrement électronique des présences et à l’accès physique au chantier.
Ces obligations s’appliquent à tous les intervenants de la chaîne de sous-traitance, afin de garantir une traçabilité complète de l’ensemble du personnel présent sur le chantier. Elles concernent également les sous-traitants étrangers qui détachent leurs salariés dans le cadre d’une prestation transnationale de services.
3. Enregistrement des travailleurs détachés et obligation de disposer de la Töötaja Kaart
Selon la situation, l’employeur est tenu d’enregistrer ses salariés travaillant en Estonie :
- soit au registre de l’emploi de l’administration fiscale et douanière estonienne ;
- soit au registre des travailleurs détachés de l’Inspection du travail.
Toutefois, cette obligation ne s’applique qu’aux catégories suivantes :
- les travailleurs détachés dont le séjour dépasse 183 jours ;
- les travailleurs intérimaires, quelle que soit la durée du détachement.
Pour être inscrit au registre de l’emploi, le travailleur doit préalablement obtenir un code d’identification personnel auprès du registre de la population.
En outre, comme indiqué précédemment, tous les travailleurs doivent obtenir une carte personnelle d’identification appelée Töötaja Kaart. Cette obligation concerne également les travailleurs détachés exerçant des activités sur des chantiers en Estonie dans le cadre d’une prestation transnationale de services.
Obligations et responsabilités
La Töötaja Kaart est obligatoire pour tous les travailleurs autorisés à accéder au chantier et constitue le moyen officiel d’identification. Elle permet au système d’enregistrement électronique d’identifier de manière univoque le titulaire de la carte.
Il incombe à l’employeur de veiller à ce que tous les travailleurs enregistrent chaque entrée et chaque sortie du chantier, au moyen du système électronique utilisant la Töötaja Kaart.
L’introduction de ces obligations vise principalement à garantir une concurrence loyale dans le secteur de la construction, souvent touché par la fraude à la TVA et des pratiques salariales irrégulières qui désavantagent les entreprises respectueuses de la législation.
En effet, ce système permet un contrôle plus efficace du respect des règles applicables aux travailleurs étrangers, notamment en matière de régularité du séjour et de conditions d’emploi. Il constitue également un outil essentiel pour renforcer la surveillance du respect des normes de santé et de sécurité au travail, améliorer la traçabilité du personnel présent sur les chantiers et accroître la responsabilité des entreprises concernées.