En los últimos años, Estonia se ha consolidado como un destino cada vez más atractivo para las empresas extranjeras del sector de la construcción. Sin embargo, para operar legalmente en el sector de la construcción estonio, es fundamental cumplir una serie de requisitos normativos y procedimientos administrativos.
Las empresas extranjeras están sujetas a los mismos requisitos que las empresas estonias, especialmente en lo que respecta al registro de las obras de construcción, la gestión de las cadenas de subcontratación y la autorización de acceso de los trabajadores a las obras.
1. Registro de empleadores no residentes en Estonia
De conformidad con la Ley de Procedimiento Tributario (Taxation Act), aprobada en 2002 y posteriormente modificada en 2022, las empresas están obligadas a registrarse antes de iniciar cualquier actividad en Estonia. Los empleadores deben inscribirse en el Registro Mercantil de Estonia o, alternativamente, en el Registro de No Residentes de la Administración Tributaria y Aduanera de Estonia.
Según lo establecido en la Ley de Procedimiento Tributario, las siguientes entidades deben registrarse ante la Administración Tributaria y Aduanera antes de comenzar sus actividades en Estonia:
- los empleadores no residentes, incluidas las empresas de trabajo temporal;
- los trabajadores autónomos;
- las misiones diplomáticas extranjeras y otras entidades de Estados extranjeros;
- las organizaciones internacionales y sus representaciones.
Además, las empresas extranjeras y los trabajadores autónomos que desarrollen actividades económicas en Estonia, así como las empresas de trabajo temporal, pueden estar obligados a cumplir la normativa fiscal estonia relativa a las obligaciones tributarias. Esto puede implicar la necesidad de realizar un registro fiscal para cumplir las obligaciones tributarias derivadas de su responsabilidad fiscal en Estonia.
Inscripción en el Registro de No Residentes
Para inscribirse en el Registro de No Residentes, debe presentarse una solicitud ante la Administración Tributaria y Aduanera de Estonia que incluya información y documentación específica sobre la empresa, como por ejemplo:
- el nombre del empleador no residente;
- la dirección del empleador en el país de establecimiento;
- una copia de un documento que acredite el ejercicio legal de la actividad empresarial del empleador no residente;
- una muestra de la firma del representante, autenticada notarialmente o certificada oficialmente por la autoridad tributaria;
- en caso de representación fiscal, una copia del acuerdo escrito entre el representante fiscal y el empleador no residente.
2. Registro de la obra de construcción y de la cadena de subcontratación
Los datos relativos a las actividades realizadas en las obras de construcción deben comunicarse al sistema de información TTKI (Contract Chain and Duration of Employment Information System), gestionado por la Administración Tributaria y Aduanera de Estonia.
El sistema TTKI recopila información sobre:
- el contratista principal encargado de la ejecución de los trabajos;
- los subcontratistas;
- la obra de construcción correspondiente;
- los trabajadores empleados en la obra.
El artículo 25(10), apartado 3, de la Ley de Procedimiento Tributario establece que el registro de la obra de construcción en el sistema de información es obligatorio cuando:
- los trabajos de construcción duran más de 30 días laborables e implican al menos a 20 trabajadores;
- la obra representa un volumen total de trabajo superior a 500 jornadas-persona (por ejemplo, 10 trabajadores durante 50 días o 5 trabajadores durante 100 días) a lo largo de toda la duración del proyecto.
2.1 Responsabilidades del contratista principal en el registro de la obra de construcción
En particular, el contratista principal encargado de la ejecución de los trabajos está obligado a:
- registrar la apertura de la obra de construcción en el sistema TTKI;
- registrar cuáles de sus trabajadores estarán autorizados a acceder a la obra;
- registrar a todos los subcontratistas que participen en la ejecución del proyecto.
El contratista principal es responsable de la instalación, el uso adecuado y el mantenimiento de un sistema de registro electrónico en la obra de construcción, de conformidad con los requisitos normativos aplicables. Por ejemplo, el sistema debe permitir, en cualquier momento, generar un informe actualizado que incluya a todas las personas presentes en la obra y sus respectivos horarios de trabajo.
Todos los trabajadores presentes en la obra están obligados a registrar electrónicamente sus horas de entrada y salida. Este registro debe realizarse mediante una tarjeta personal de identificación (Töötaja Kaart).
2.2 Responsabilidades del subcontratista en el registro de la obra de construcción
Una vez que el contratista principal haya registrado la obra de construcción en el sistema TTKI, el subcontratista recibirá una notificación invitándole a participar en las actividades de la obra en calidad de subcontratista.
Tras recibir la notificación, el subcontratista deberá:
- confirmar su participación en las actividades de la obra a través del sistema TTKI;
- designar a los trabajadores autorizados a acceder a la obra, seleccionándolos entre los empleados de su empresa;
- introducir los datos de contacto del representante de la empresa responsable de la obra;
- proporcionar a sus trabajadores tarjetas personales de identificación (Töötaja Kaart), necesarias para registrar electrónicamente la asistencia y permitir el acceso físico a la obra.
Estas obligaciones se aplican a todas las partes que intervienen en la cadena de subcontratación, con el fin de garantizar la trazabilidad completa de todo el personal presente en la obra. Esto incluye también a los subcontratistas extranjeros que desplazan a sus trabajadores para realizar actividades en el marco de una prestación transnacional de servicios.
3. Registro de los trabajadores desplazados y obligación de disponer de la Töötaja Kaart
Dependiendo de cada caso concreto, el empleador está obligado a registrar a sus trabajadores que desarrollen actividades en Estonia:
- en el Registro de Empleo de la Administración Tributaria y Aduanera de Estonia, o
- en el Registro de Trabajadores Desplazados de la Inspección de Trabajo.
No obstante, esta obligación se aplica únicamente a:
- los trabajadores desplazados cuya estancia supere los 183 días, y
- los trabajadores cedidos por empresas de trabajo temporal, independientemente de la duración del desplazamiento.
Para ser inscrito en el Registro de Empleo, el trabajador debe obtener previamente un código de identificación personal del Registro de Población.
Además, como se ha mencionado anteriormente, todos los trabajadores deben obtener una tarjeta personal de identificación denominada Töötaja Kaart. Esto incluye a los trabajadores desplazados que desarrollen actividades en obras de construcción en Estonia en el marco de una prestación transnacional de servicios.
Obligaciones y responsabilidades
La Töötaja Kaart es obligatoria para todos los trabajadores autorizados a acceder a la obra y constituye el medio oficial de identificación. Permite que el sistema de registro electrónico reconozca de manera inequívoca la identidad del titular de la tarjeta.
Es responsabilidad del empleador garantizar que todos los trabajadores registren cada entrada y salida de la obra de construcción, utilizando el sistema electrónico mediante la Töötaja Kaart.
La introducción de estos requisitos tiene como principal objetivo garantizar una competencia leal en el sector de la construcción, que a menudo se ve afectado por la evasión del IVA y por prácticas salariales irregulares que perjudican a las empresas que cumplen la legislación.
En efecto, el sistema permite una supervisión más eficaz del cumplimiento de las normas aplicables a los trabajadores extranjeros, especialmente en lo relativo a la legalidad de su estancia y a sus condiciones laborales. Asimismo, constituye una herramienta fundamental para reforzar la vigilancia del cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo, mejorar la trazabilidad del personal presente en las obras y aumentar la responsabilidad de las empresas implicadas.