La procedura di generazione della nota spese deve garantire i requisiti di immodificabilità, integrità e autenticità dei documenti dematerializzati anche se la nota spese è generata direttamente dal trasfertista o prodotta da un delegato. Lo ha chiarito l’Agenzia delle Entrate con la risposta all’interpello n. 740 pubblicata il 20 Ottobre 2021.
A seguito della risposta n. 740 del 20 ottobre 2021, l’Agenzia delle Entrate ha riconosciuto la validità della procedura informatica elaborata da una società per consentire la creazione, il controllo, la contabilizzazione e la conservazione totalmente digitalizzata delle note spese prodotte dai dipendenti trasfertisti. Inoltre, viene precisato che le procedure adottate devono sempre garantirei requisiti di immodificabilità, integrità e autenticità dei documenti dematerializzati rispettando l’articolo 2 del DM 17/06/2014, del DLgs 82/2005 ed i relativi decreti attuativi.
Tali caratteristiche vengono rispettate qualora:
- La nota spese venga generata direttamente dal trasfertista mediante accesso alla rete aziendale con nome utente e password o tramite il sistema SSO (Single Sign-on o autenticazione unica);
- La nota spese venga generata da un delegato che agisce su procura, in nome e per conto del delegante ai sensi degli artt. 1387 e ss. c.c. di cui resta traccia nel sistema informatico.
La normativa richiede l’apposizione della firma digitale o di altro tipo di firma elettronica sulle note spese allo scopo di riconoscerne l’efficacia e la validità probatoria di scrittura privata prevista dall’articolo 2702 c.c. (articolo 20 comma 1-bis del CAD).
N.B.: in relazione alla categoria dei “trasferiti all’estero”, l’Agenzia delle Entrate, con la risposta n. 294 del 24/05/2022, ha precisato che il rimborso da parte del datore di lavoro delle spese sostenute dai dipendenti per l’acquisto di laptop/tablet non costituisce reddito di lavoro dipendente.