Trasferte estere intra-UE/SEE: guida 2026

Inquadramento delle trasferte estere intra-UE/SEE e rilevanza della qualificazione

Il caso di Laura Bianchi riguarda una Business Development Manager assunta da una società con sede in Francia. Nel corso dell’anno, effettua trasferte estere frequenti e programmate in Italia per coordinare:

• attività commerciali;
• sviluppare il portafoglio clienti;
• consolidare relazioni strategiche con partner locali

Le permanenze sono brevi, ma la loro reiterazione è funzionale e prevedibile, inserita stabilmente nell’organizzazione aziendale.

La mobilità rientra nel quadro della libera circolazione dell’Unione europea e dello Spazio economico europeo, che favorisce la mobilità dei lavoratori e delle imprese. Tuttavia, la libertà di circolazione non garantisce una neutralità automatica delle presenze lavorative transfrontaliere. Anche in assenza di un trasferimento formale o di un contratto locale, la presenza sistematica in uno Stato diverso può avere conseguenze rilevanti sotto i profili lavoristici, fiscali e previdenziali.

Diventa quindi cruciale qualificare la mobilità: quando una trasferta estere resta tale e quando, per intensità, frequenza e contenuto delle attività, può essere riqualificata come situazione sostanzialmente diversa, con effetti anche retroattivi.

Legge applicabile al contratto di lavoro nelle trasferte estere

La determinazione della legge applicabile al rapporto di lavoro in ambito intra-UE è disciplinata dal Regolamento (CE) n. 593/2008 (Roma I), che all’art. 8 stabilisce che il contratto di lavoro è regolato, in mancanza di scelta valida delle parti, dalla legge del Paese nel quale o, in mancanza, dal quale il lavoratore svolge abitualmente la propria attività. Per un’analisi più approfondita si rimanda al insight dedicato.

Il criterio del “luogo abituale di lavoro” è sostanziale: non basta indicare la Francia come sede di lavoro se la lavoratrice svolge in concreto una parte significativa delle proprie funzioni durante le trasferte estere in Italia. La Corte di giustizia dell’UE richiede di individuare il centro effettivo delle attività professionali, considerando:

• il luogo in cui il lavoratore organizza il lavoro;
• il luogo in cui riceve istruzioni;
• la clientela principale;
• la durata e la stabilità della presenza nello Stato ospitante.

Se l’attività italiana diventa centrale per lo sviluppo commerciale, potrebbe emergere un collegamento più stretto con l’ordinamento italiano, con possibile applicazione della legge italiana nelle disposizioni inderogabili.

Se la situazione fosse riqualificata come distacco transnazionale, si applicherebbe la Direttiva 96/71/CE (come modificata dalla Direttiva 2018/957), imponendo il rispetto delle condizioni minime di lavoro dello Stato ospitante. La distinzione tra semplice trasferta estere e distacco richiede quindi una valutazione complessiva.

Profili fiscali delle trasferte estere: tassazione e stabile organizzazione

Dal punto di vista fiscale, occorre considerare le Convenzioni contro le doppie imposizioni tra Stati membri, basate sul Modello OCSE.

L’art. 15 del Modello OCSE disciplina la tassazione dei redditi da lavoro subordinato e prevede la regola dei 183 giorni. Tuttavia, l’esenzione nello Stato ospitante dipende anche dal fatto che la retribuzione non sia sostenuta da un datore di lavoro residente o da una stabile organizzazione nel Paese ospitante.

L’art. 5 del Modello OCSE definisce la nozione di stabile organizzazione, che può assumere anche una forma personale. Se Laura negoziasse o concludesse contratti in modo abituale in Italia, o svolgesse un ruolo determinante nella conclusione degli stessi, l’amministrazione finanziaria italiana potrebbe ritenere integrata una stabile organizzazione della società francese. Ciò comporterebbe obblighi dichiarativi e impositivi in Italia per l’impresa, oltre a possibili impatti sulla posizione fiscale della lavoratrice. Per un’analisi più approfondita si rimanda al insight dedicato.

Il rischio fiscale non dipende solo dalla durata della presenza fisica, ma anche dalla natura delle funzioni svolte e dal grado di integrazione nel mercato italiano durante le trasferte estere.

Profili previdenziali nelle trasferte estere

La disciplina applicabile in materia di sicurezza sociale è contenuta nel Regolamento (CE) n. 883/2004 e nel relativo regolamento di applicazione Regolamento (CE) n. 987/2009. Per un’analisi più approfondita si rimanda al insight dedicato.

Il principio fondamentale è quello dell’unicità della legislazione applicabile: il lavoratore è soggetto a un solo sistema previdenziale. In generale, si applica la legislazione dello Stato in cui l’attività è abitualmente esercitata. Nel caso di attività in più Stati membri, occorre valutare dove si svolge una parte sostanziale del lavoro, considerando tempo di lavoro e retribuzione.

Se l’attività in Italia assumesse un peso significativo, potrebbe essere necessario riesaminare la legislazione previdenziale, con possibili conseguenze in termini di contribuzione, copertura assicurativa e responsabilità aziendale. La mancanza di pianificazione preventiva espone a rischi di contestazioni e recuperi contributivi durante le trasferte estere.

L’importanza di uno studio specializzato in Global Mobility per le trasferte estere

La gestione delle trasferte estere intra-UE/SEE richiede un’analisi integrata di profili lavoristici, fiscali e previdenziali, considerando regolamenti europei, direttive, convenzioni internazionali, normative fiscali nazionali e prassi amministrative.

Rivolgersi a uno studio specializzato in Global Mobility è fondamentale per:

• qualificare correttamente la tipologia di mobilità (trasferta estere, distacco, attività abituale in più Stati);
• individuare la legge applicabile al rapporto di lavoro;
• valutare il rischio di applicazione della disciplina sul distacco;
• analizzare il rischio di stabile organizzazione secondo il Modello OCSE e le convenzioni bilaterali;
• verificare l’applicazione dei regolamenti europei in materia di sicurezza sociale;
• prevenire fenomeni di doppia imposizione o doppia contribuzione.

Un approccio specialistico consente di strutturare policy interne, monitorare le presenze e valutare i rischi in via preventiva. In assenza di supporto, l’impresa può essere esposta a riqualificazioni retroattive, sanzioni fiscali e contributive e contenziosi lavoristici.

La Global Mobility non è solo funzione amministrativa, ma leva strategica: una gestione consapevole delle trasferte estere trasforma la mobilità internazionale da potenziale rischio a opportunità di sviluppo sostenibile e conforme al quadro normativo vigente.