Vai al contenuto Nel complesso scenario della Global Mobility, la fase finale di un incarico internazionale è spesso la più sottovalutata. Mentre le aziende investono nei servizi di ambientamento all’arrivo, la gestione della partenza è frequentemente lasciata all’iniziativa del dipendente.
Tuttavia, per un’azienda, i servizi di departure sono molto più di una semplice questione logistica. Essi rappresentano uno strumento strategico di gestione del rischio. Infatti, una partenza mal gestita può portare a controversie legali con il proprietario di casa. Ciò può provocare danni alla reputazione aziendale e complicazioni fiscali.
Questo articolo esplora le fasi essenziali dei servizi professionali di departure e spiega perché ogni azienda dovrebbe integrarli nella propria mobility policy.
Risoluzione del contratto
Cosa si intende per risoluzione di un contratto?
La risoluzione di un contratto di locazione raramente si limita alla semplice riconsegna delle chiavi. Ogni paese ha quadri normativi specifici che regolano i periodi di preavviso. In Italia, ad esempio, l’inquilino deve inviare disdetta formale tramite raccomandata con un preavviso da tre a sei mesi.
Disdetta dal contratto
I consulenti relocation supportano l’inquilino per garantire piena conformità alla legge locale. Innanzitutto, esaminano il contratto di locazione per identificare eventuali clausole che consentano al dipendente di recedere anticipatamente dal contratto per motivi di lavoro.
Senza l’intervento di un esperto, l’azienda potrebbe trovarsi legalmente obbligata a pagare un doppio affitto (per la vecchia e la nuova casa del dipendente contemporaneamente). Questo solamente perché è sfuggita una scadenza o perché la disdetta non è stata notificata nella forma legale corretta.
Check out
Durante il trasloco, può essere difficile per il dipendente negoziare in maniera proficua con il proprietario di casa. In questo contesto, un consulente relocation diventa indispensabile.
Cosa si fa durante il check-out?
Il consulente mira a facilitare la negoziazione il proprietario e il dipendente. Ad esempio, interviene per determinare se un difetto sia da ricondurre alla normale usura oppure sia un danno da riparare.
Presenziando con un professionista durante il sopralluogo finale, l’azienda garantisce che il confronto rimanga su un piano tecnico e oggettivo.
Verbale di check-out
Il verbale di check-out è il documento più importante in fase di uscita. Esso rappresenta la prova che tutela gli interessi finanziari dell’inquilino e dell’azienda.
Un verbale professionale non è un semplice elenco, ma un dossier completo che contiene:
- Un’analisi comparativa: un confronto riga per riga tra l’inventario iniziale al momento dell’ingresso e lo stato attuale dell’immobile.
- Prove fotografiche: fotografie e video con data e ora di ogni stanza della casa inclusi i contatori delle utenze.
- Firme legalmente vincolanti: ciascuna parte firmerà il verbale per presa visione e accettazione del suo contenuto.
Il verbale di check-out è infatti mirato a prevenire future pretese o richieste di risarcimento fraudolente.
Coordinamento dei lavori di ripristino
La maggior parte dei contratti di affitto in Italia richiede che l’immobile venga riconsegnato nelle stesse condizioni iniziali o, in molti casi, tinteggiato e pulito professionalmente. Coordinare questi lavori può essere logisticamente difficile per un dipendente in procinto di iniziare un nuovo ruolo in un nuovo paese.
Per questo, il consulente si occuperà dei lavori di ripristino, ricercando e gestendo i fornitori selezionati. Il consulente richiederà preventivi agli artigiani preposti e pianificherà l’esecuzione dei lavori in vista dell’ispezione finale. Per l’azienda, ciò garantisce che l’immobile venga riconsegnato in uno stato tale da assicurare la restituzione integrale del deposito cauzionale, evitando costose controversie.
Restituzione del deposito cauzionale
I depositi cauzionali nei contratti di affitto italiani sono solitamente pari a tre mensilità. Senza una gestione professionale, il rischio è che il deposito possa rimanere al proprietario di casa per molto tempo.
Un servizio di relocation professionale include un rigoroso processo di monitoraggio. Il consulente controlla le scadenze legali per la restituzione del deposito. Inoltre, esamina eventuali richieste economiche o proposte di deduzioni e si assicura che i fondi vengano accreditati all’inquilino a all’azienda. Questo monitoraggio costante permette di chiudere definitivamente la pratica relativa al trasferimento.
Cancellazioni obbligatorie
Un problema comune degli espatriati dopo aver lasciato l’Italia è ricevere bollette per utenze o tasse non pagate. Ciò accade spesso perché i contratti non sono mai stati chiusi formalmente o le utenze deregistrate.
Cancellazione utenze e tasse
Il consulente gestisce la disdetta da tutti i fornitori di servizi e da eventuali tasse locali. Ad esempio, in Italia la tassa sui rifiuti (TARI) è individuale e, se non viene cancellata, continua ad accumularsi portando, col tempo, alla ricezione di avvisi di accertamento e sanzioni.
Assicurandosi che tutti i servizi siano annullati e le bollette finali pagate, il consulente protegge l’affidabilità creditizia futura del dipendente e la reputazione dell’azienda.
De-registrazione dalle autorità migratorie
Per un’azienda globale, la conformità è fondamentale. Un dipendente che non provveda alla cancellazione anagrafica o alla restituzione del permesso di lavoro rimane, per le autorità, un residente.
Ciò comporta due rischi principali:
- Residenza fiscale: l’individuo potrebbe essere ancora considerate fiscalmente residente nel paese ospitante, creando un complesso scenario fiscale.
- Segnalazioni d’immigrazione: la mancata riconsegna del permesso di soggiorno può causare complicazioni se il dipendente dovesse tornare in Italia.
I servizi di departure garantiscono che tutti i legami burocratici con il paese ospitante siano formalmente interrotti. Ciò assicura al dipendente una storia migratoria pulita.
Chiusura del conto corrente
Chiudere un conto bancario dall’estero è notoriamente difficile anche a causa della richiesta di firme autografe in originale. Le banche possono rifiutare di chiudere un conto se è presente un saldo o un addebito diretto in sospeso.
Come si disattiva un conto corrente bancario?
Il consulente guida il dipendente nella cancellazione di tutti gli ordini permanenti, verifica dell’avvenuto addebito delle ultime bollette e chiusura del conto.
Perché investire in un servizio professionale di supporto alla partenza
In conclusione, un incarico internazionale di successo non termina nel momento il dipendente lascia il paese. Al contrario, finisce quando tutte le cancellazioni sono effettuate e il deposito cauzionale recuperato.
Pertanto, i servizi di departure non solo proteggono le aziende da rischi finanziari e legali, ma permettono anche al dipendente di concentrarsi sul nuovo incarico, assicurandogli un supporto professionale volto a prevenire complicazioni amministrative.