Die Richtlinie 2014/67/EU wurde in Polen durch das Gesetz vom 10. Juni 2016 über die Entsendung von Arbeitnehmern im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen (Ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług) umgesetzt. Dieses Gesetz regelt somit die Entsendung von Arbeitnehmern in das polnische Hoheitsgebiet.
Einen Überblick über sämtliche einschlägigen EU-Richtlinien finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden zu den EU-Richtlinien über die Arbeitnehmerentsendung.
Vorbereitende Pflichten bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Polen
Das Gesetz vom 10. Juni 2016 über die Entsendung von Arbeitnehmern im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen bestimmt, dass ein Arbeitgeber, der einen oder mehrere Arbeitnehmer nach Polen entsendet, bei der polnischen Staatlichen Arbeitsinspektion (PIP) vorab eine Entsendemeldung einreichen muss. Das Formular kann auf Polnisch oder Englisch ausgefüllt werden.
Welche Angaben muss die Entsendemeldung für Polen enthalten und wann ist sie einzureichen?
Die Entsendemeldung muss alle relevanten Informationen zur Entsendung sowie weitere damit zusammenhängende Angaben enthalten, beispielsweise:
- Name und Identifikationsdaten des ausländischen entsendenden Unternehmens sowie des aufnehmenden polnischen Unternehmens;
- Anschrift des Arbeitsortes in Polen;
- Anzahl und Identifikationsdaten der entsandten Arbeitnehmer;
- Name und Anschrift des in Polen ansässigen Vertreters;
- Voraussichtlicher Beginn und voraussichtliches Ende der Entsendung, Art der Dienstleistungen und Aufbewahrungsort der erforderlichen Unterlagen.
Die Entsendemeldung ist bei jeder Erbringung von Dienstleistungen in Polen verpflichtend. Ausnahmen bestehen jedoch unter anderem für Unternehmen der Handelsmarine und den internationalen Verkehr.
Der Arbeitgeber kann das Formular elektronisch über den offiziellen Onlinedienst oder in Papierform per Post beziehungsweise persönlich beim Hauptarbeitsinspektorat in Warschau einreichen. Die Einreichung muss spätestens an dem Tag erfolgen, an dem die Dienstleistungserbringung beginnt. Für die elektronische Einreichung ist eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein Vertrauensprofil („Trusted Profile“) erforderlich; eine gewöhnliche E-Mail wird nicht akzeptiert. Der Rückschein gilt als Empfangsbestätigung.
Eine Kontaktperson in Polen benennen
Wie bereits erwähnt, müssen in der Meldung die Angaben zu einer Kontaktperson enthalten sein. Diese muss sich während der Entsendung im polnischen Hoheitsgebiet aufhalten und befugt sein, den Kontakt zur PIP zu gewährleisten sowie Dokumente oder Mitteilungen zu versenden und entgegenzunehmen.
Der Arbeitgeber muss Änderungen der in der Meldung enthaltenen Angaben innerhalb von 7 Arbeitstagen nach Eintritt der Änderung mitteilen. Das Änderungsformular kann elektronisch, persönlich oder per Post beim Arbeitsinspektorat in Warschau eingereicht werden.
Arbeitsbedingungen und Vergütung in Polen
Das polnische Arbeitsgesetzbuch regelt die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Jeder nach Polen entsandte Arbeitnehmer hat Anspruch auf die für entsandte Arbeitnehmer geltenden polnischen Beschäftigungsbedingungen, unbeschadet günstigerer Bedingungen, die bereits auf sein Arbeitsverhältnis Anwendung finden.
In Polen gilt ein gesetzlicher Mindestlohn, der seit dem 1. Januar 2026 bei Vollzeitbeschäftigung 4.806 PLN brutto pro Monat beträgt. Ein nach Polen entsandter Arbeitnehmer muss jedoch die jeweils vorgeschriebene Vergütung einschließlich der Überstundenvergütung erhalten, wobei günstigere Ansprüche bestehen bleiben. Erhält der Arbeitnehmer in dem Staat, in dem sein Arbeitgeber niedergelassen ist, ein höheres Gehalt, wird ihm dieser Betrag somit weiterhin gezahlt.
Wie hoch ist die durchschnittliche Wochenarbeitszeit in Polen?
Die regelmäßige Arbeitszeit in Polen beträgt durchschnittlich 40 Stunden pro Woche bei einer durchschnittlichen Fünftagewoche und normalerweise acht Stunden pro Tag. Grundsätzlich darf die Arbeitszeit einschließlich Überstunden im maßgeblichen Bezugszeitraum durchschnittlich 48 Stunden pro Woche nicht überschreiten.
Aufbewahrung der Unterlagen zur Entsendung nach Polen
Die erforderlichen Beschäftigungsunterlagen müssen während der Entsendung in Polen in Papierform oder elektronisch aufbewahrt und an dem in der Entsendemeldung angegebenen Ort bereitgehalten werden. Dazu gehören der Arbeitsvertrag oder ein gleichwertiges Dokument, Arbeitszeitaufzeichnungen, Vergütungsunterlagen und Zahlungsnachweise.
Im Falle einer Kontrolle während der Entsendung nach Polen muss der ausländische Arbeitgeber die erforderlichen Unterlagen und deren polnische Übersetzungen spätestens innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Eingang der Aufforderung vorlegen. Erfolgt die Aufforderung innerhalb von zwei Jahren nach dem Ende der Entsendung nach Polen, beträgt die Vorlagefrist 15 Arbeitstage ab Eingang der Aufforderung; auf Verlangen sind auch polnische Übersetzungen vorzulegen.
Soziale Sicherheit in Polen
Gemäß der europäischen Verordnung (EG) Nr. 883/2004 können für den nach Polen entsandten Arbeitnehmer weiterhin die Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit des Mitgliedstaats gelten, in dem der Arbeitgeber niedergelassen ist, sofern die maßgeblichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Das entsendende Unternehmen muss beim zuständigen Sozialversicherungsträger die Ausstellung einer A1-Bescheinigung beantragen. Diese kann eine Gültigkeitsdauer von höchstens 24 Monaten haben; jede Verlängerung erfordert eine Vereinbarung zwischen den zuständigen Behörden.
Darüber hinaus sollte der Arbeitnehmer die A1-Bescheinigung während seiner Entsendung nach Polen als Nachweis der geltenden Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit bereithalten.
Sanktionen bei Verstößen gegen die polnischen Pflichten bei der Arbeitnehmerentsendung
Gegen den Arbeitgeber oder eine in seinem Namen handelnde Person kann bei bestimmten Verstößen eine Geldbuße von 1.000 bis 30.000 PLN verhängt werden, insbesondere bei:
- Nicht fristgerechter Einreichung der Entsendemeldung;
- Unterlassener Aufbewahrung oder Vorlage der erforderlichen Unterlagen und Übersetzungen; und
- Unterlassener Benennung der erforderlichen Kontaktperson oder nicht fristgerechter Mitteilung von Änderungen der Entsendemeldung.