Vai al contenuto Nel mercato globale dei talenti, trasferire un dipendente specializzato in Italia rappresenta una significativa opportunità per un’organizzazione multinazionale. Tuttavia, per il dipendente il trasferimento è raramente semplice. La complessità burocratica italiana e il mercato immobiliare possono trasformare un’opportunità gratificante in una fonte di stress.
Quando un dipendente deve preoccuparsi della ricerca casa o del contratto di affitto, può risultare meno produttivo. I servizi professionali di relocation servono a garantire che l’expat riceva supporto e venga guidato nella complessità delle leggi italiane.
Questo articolo delinea le fasi essenziali di un progetto di relocation di successo, dalla pianificazione iniziale all’insediamento nell’abitazione.
Pianificazione dell’arrivo
Il successo di ogni trasferimento internazionale affonda le sue radici nella preparazione. Prima di tutto, è necessaria una fase di orientamento strutturata. Questo per allineare le esigenze del dipendente con il mercato locale e con la politica di mobilità aziendale.
Infatti, il fallimento di un trasferimento è quasi sempre il risultato di un disallineamento tra aspettative e realtà.
Chiamata conoscitiva
La consulenza iniziale serve principalmente a definire le aspettative. Il consulente di relocation effettua un briefing iniziale con l’expat per illustrate gli step del trasferimento e le relative tempistiche.
Al termine della chiamata, il cliente avrà una comprensione più profonda delle dinamiche del mercato immobiliare italiano. Ad esempio, riceverà informazioni sui diversi quartieri abitativi di Milano.
Questionario relocation
Il questionario permette di raccogliere informazioni riguardanti nucleo familiare, esigenze scolastiche, animali domestici e preferenze sullo stile di vita.
Questi dati consentono ai consulenti di filtrare le aree residenziali che corrispondono al profilo del dipendente. Ad esempio, assicurando che il tragitto casa-ufficio sia bilanciato con le esigenze della famiglia.
Ricerca casa
Il mercato immobiliare italiano varia drasticamente da città a città. Nelle aree più richieste, gli annunci immobiliari spesso scompaiono nel giro di 24-48 ore.
Inoltre, il mercato è estremamente frammentato: a differenza di alcuni paesi esteri, non esiste un portale centralizzato unico. Al contrario, gli annunci sono sparsi su vari portali, agenzie locali e reti private.
Selezione delle unità residenziali
Il consulente relocation effettua una pre-selezione degli immobili, filtrando gli annunci per trovare quelli conformi. Ciò garantisce che al cliente vengano presentate solo unità “expat-friendly”. Questo significa, ad esempio, che i proprietari sono aperti a contratti aziendali.
“House hunting day”: il ruolo del consulente locale
La giornata di visita agli immobili (“House Hunting Day”) è la parte più intensa della ricerca. Accompagnato da un consulente locale, il dipendente visita una lista preselezionata di proprietà.
Oltre alla semplice visione degli immobili, il consulente fornisce una consulenza di orientamento sulla zona. Infatti, fornisce indicazioni circa servizi locali, collegamenti con i trasporti pubblici e vicinanza alle scuole internazionali. Questo supporto “sul campo” aiuta il cliente a prendere una decisione, evitandogli di trascorrere molte settimane tra ricerche indipendenti.
In alcuni casi, l’azienda può decidere di offrire al dipendente anche un viaggio di orientamento prima del trasferimento effettivo.
Contratto di locazione
Una volta identificata la proprietà, inizia la fase di negoziazione del contratto.
In Italia, gli accordi verbali non sono sufficienti. Ogni accordo specifico deve essere incluso nel contratto di locazione per iscritto. Infatti, la normativa italiana sugli affitti è piuttosto rigida.
Proposta di locazione
La negoziazione solitamente inizia con una proposta di locazione. Si tratta di un documento formale con cui l’inquilino esprime interesse ad affittare l’immobile secondo termini e condizioni definiti. Funge da offerta preliminare e, una volta accettata dal proprietario, diventa un accordo legalmente vincolante.
Negoziazione del contratto e coordinamento dei pagamenti
In seguito all’accettazione della proposta, le parti firmeranno il contratto di locazione. Il mercato italiano è regolato da leggi specifiche che possono confondere i nuovi arrivati. Pertanto, il consulente di relocation gestisce la negoziazione per garantire che i termini siano favorevoli e conformi alle normative locali.
Inoltre, il consulente coordina e consiglia l’expat sul trasferimento del deposito cauzionale, sul pagamento del primo mese di affitto, nonché sulle commissioni d’agenzia e sulle tasse di registrazione del contratto.
Consegna della casa
La consegna della casa è una procedura formale in cui l’immobile viene consegnato all’inquilino. Un servizio di relocation professionale produrrà un verbale di consegna dettagliato, che include solitamente un’ispezione stanza per stanza accompagnata da documentazione fotografica. Cattura, ad esempio, lo stato di pavimenti, pareti ed elettrodomestici.
Senza un verbale e un inventario adeguati, il dipendente rischia di essere ritenuto responsabile, all’uscita, per danni già esistenti in fase di consegna. Lo scopo del verbale è dunque proteggere il deposito cauzionale dell’inquilino al termine della locazione.
Inoltre, durante il check-in, il consulente rileverà le letture dei contatori di gas, acqua ed elettricità per garantire una fatturazione accurata dalla data di inizio del contratto.
Settling-in
Il primo mese dopo il trasferimento è il periodo in cui il cliente necessita solitamente di maggiore supporto.
La famiglia è impegnata a stabilirsi nel nuovo ambiente ma, allo stesso tempo, deve affrontare molti aspetti burocratici. La verità è che stabilirsi in una casa in Italia richiede di districarsi tra molteplici fornitori privati e uffici comunali.
Attivazione delle utenze
Per rendere l’insediamento il più agevole possibile, il consulente di relocation gestirà la voltura dei contratti di elettricità, gas e acqua. Ciò comporta solitamente il recupero dei codici “POD” e “PDR” dai contatori, operazione che può lasciare interdetto un nuovo arrivato.
Inoltre, il consulente registrerà l’inquilino presso il comune locale per il pagamento della tassa sui rifiuti obbligatoria (TARI); trascurare questo aspetto può portare infatti a multe cumulative per l’inquilino.
Internet
Il consulente di relocation faciliterà anche l’installazione della linea fissa Internet, i cui tempi sono notoriamente lunghi in Italia e spesso richiedono di interagire con il fornitore in lingua italiana.
In alcuni casi, sarà necessario coordinarsi con il proprietario della casa per l’installazione della fibra o della banda larga. Il consulente cercherà di accelerare le visite dei tecnici, assicurando che il dipendente abbia accesso a Internet il prima possibile, ad esempio per lavorare da casa.
Permesso ZTL
Per coloro che hanno bisogno di guidare, la ZTL (Zona a Traffico Limitato) può essere un grosso ostacolo. Si tratta di aree ristrette nella maggior parte dei centri urbani italiani dove la guida non autorizzata comporta pesanti sanzioni.
Il consulente assiste l’expat nell’ottenimento del permesso di parcheggio per un veicolo, garantendo che egli possa accedere alla propria abitazione senza problemi legali.
Pick-up in aeroporto
Infine, per garantire un arrivo senza intoppi, il consulente coordinerà un servizio di pick-up dedicato in aeroporto. Un autista privato accoglierà il dipendente e la sua famiglia all’arrivo, evitandogli lo stress di doversi orientare nella nuova città.
Perché investire nei servizi di relocation
I servizi di relocation non vengono scelti solo dalle aziende, ma anche da privati che decidono di trasferirsi in Italia con le proprie famiglie. Si può decidere di investire nel supporto alla relocation per molte ragioni.
In primo luogo, per garantire la conformità alle leggi locali. Infatti, le normative fiscali e sulle locazioni in Italia sono molto rigide. Errori nella stesura del contratto di affitto o nella sua registrazione possono portare a controversie legali.
In secondo luogo, i dipartimenti HR investono nella produttività dei dipendenti. Se i dipendenti devono occuparsi autonomamente della burocrazia italiana impiegando molto tempo, il costo per l’azienda in termini di produttività persa supera di gran lunga l’investimento in un buon servizio di relocation.
Infine, le aziende puntano sulla fidelizzazione dei dipendenti. Un inizio difficile in un nuovo paese è spesso una delle cause principali di un rientro anticipato. Inoltre, quando il coniuge e i figli di un dipendente sono felici e integrati, il rischio di fallimento della missione all’estero diminuisce considerevolmente.
In conclusione, l’Italia è per molti aspetti una destinazione straordinaria. Tuttavia, districarsi nella burocrazia locale può essere arduo per chi è appena arrivato. Offrendo un pacchetto di relocation strutturato, il datore di lavoro può garantire che l’expat si senta valorizzato e supportato. In definitiva, una relocation gestita professionalmente si rivela un ottimo investimento per l’azienda.