«Déclaration de Travaux» y «CheckInAtWork»: requisitos clave para el sector de la construcción en Bélgica

En Bélgica, trabajar en el sector de la construcción conlleva una serie de requisitos fundamentales para las partes implicadas. En concreto, la presentación de la «Déclaration de Travaux» y la notificación de la presencia en la obra a través de CheckInAtWork son las obligaciones más destacadas. Por lo tanto, el objetivo de este artículo es analizar cada una de ellas con más detalle.

Déclaration de Travaux

Qué es y cuándo es obligatoria

La «Déclaration de Travaux» (Declaración de Trabajos) es un documento cuya presentación está establecida en el artículo 30 bis de la Ley belga de 27 de junio de 1969. Concretamente, la normativa establece que determinados tipos de obras de construcción deben declararse ante la Oficina Nacional de la Seguridad Social (ONSS):

• Obras que impliquen la construcción, la modificación, la finalización, la rehabilitación, la reparación, el mantenimiento, la limpieza o la demolición de un edificio o de partes del mismo. Entre las actividades contempladas, cabe mencionar, por tanto, la fontanería, la albañilería, la carpintería, el aislamiento, la instalación de elementos prefabricados y los trabajos de pintura y decoración.
• Cualquier operación que implique tanto el suministro de bienes muebles como su incorporación a un edificio.

Desde el punto de vista fiscal, deben tenerse en cuenta las siguientes obras:

• Las obras reguladas por un contrato entre un contratista y un empresario por un importe mínimo de 5.000 € (sin IVA) en las que participe al menos un subcontratista;
• Las obras reguladas por un contrato entre un contratista y un empresario por un importe mínimo de 30.000 € (sin IVA), con o sin subcontratistas.
• Obras clasificadas como especialmente peligrosas, por ejemplo, aquellas que impliquen el uso de amianto.

Además de las actividades descritas anteriormente, el artículo 30 ter de la misma ley añade otras actividades al ámbito de aplicación de la Déclaration de Travaux. En concreto, también deben declararse servicios como la seguridad y la vigilancia de un edificio, así como las actividades del sector cárnico.

Plazo para la presentación de documentos

La presentación de la Declaración de Trabajos debe ser realizada por el empresario contratado por el contratista. En términos generales, la declaración debe presentarse por vía electrónica ante la ONSS antes del inicio de las obras. Sin embargo, en el caso de una obra temporal o de trabajos que impliquen la retirada de amianto, el plazo es más estricto. De hecho, los empresarios deben presentar la Declaración al menos 15 días de calendario antes del inicio de las actividades. Además, las obras que impliquen la retirada de amianto deben notificarse a la Inspección de Trabajo de la provincia en la que se encuentre la obra.

Tras presentar la Declaración por vía electrónica, el empresario recibe de la ONSS un número de identificación de la misma. Este dato debe comunicarse a todas las demás partes implicadas.

Contenido de la declaración

La Declaración de Trabajos debe incluir los datos identificativos pertinentes de los contratistas y subcontratistas implicados. En caso de que se incorporen progresivamente nuevos subcontratistas al proyecto, el empresario deberá informar a la ONSS por vía electrónica antes de la intervención de cada subcontratista. Asimismo, si los subcontratistas recurren a otros subcontratistas en el marco de la actividad, deberán informar debidamente al empresario por escrito.

A continuación se enumeran otros datos clave que deben incluirse en la «Déclaration»:

• La fecha de finalización de las obras, que debe declararse en función de las circunstancias concretas. En concreto, las personas y los materiales implicados en la actividad ya no se encuentran en la obra y las instalaciones se han limpiado.
• La fecha exacta en la que los subcontratistas intervienen físicamente en la obra, tal y como se acordó en el contrato con el contratista.
• La fecha exacta de finalización de la intervención de cada subcontratista.

Es fundamental tener en cuenta que no solo la persona que realiza la obra, sino también la que la encarga, adquiere la condición de contratista o subcontratista. Al mismo tiempo, cada subcontratista se convierte en contratista en relación con su propio subcontratista.

En caso de que la «Déclaration de Travaux» no se presente o se presente fuera de plazo, se aplican una serie de sanciones. En primer lugar, el empresario que incumpla la normativa deberá abonar a la ONSS un importe equivalente al 5 % del valor de las obras no declaradas. En segundo lugar, un subcontratista que no informe al contratista de la intervención de otros subcontratistas deberá abonar a la ONSS el mismo porcentaje del valor de las obras no declaradas encomendadas a dichos subcontratistas.

Obligaciones fiscales adicionales

Además, al pagar a un contratista o subcontratista por las obras en cuestión, las partes implicadas deben realizar comprobaciones fiscales. En otras palabras, los clientes, los contratistas y los subcontratistas deben comprobar si sus (sub)contratistas tienen deudas con la Seguridad Social o con Hacienda. En caso afirmativo, deben retener un porcentaje del importe de sus facturas. Dicho importe deberá abonarse posteriormente a la autoridad competente, según la tipología de la deuda. Para facilitar dichas comprobaciones, la Oficina de la Seguridad Social de Bélgica ofrece una herramienta específica en su página web. Esta herramienta puede ser utilizada por las empresas registradas en Bélgica. Las empresas extranjeras, por su parte, pueden realizar la comprobación basándose en la documentación facilitada por las autoridades competentes de su Estado miembro.

CheckInAtWork

Finalidad del sistema

Por último, en el caso de obras en inmuebles o en el sector cárnico, los contratistas y empleados extranjeros deben declarar su presencia en el lugar de trabajo. Esto debe hacerse a través de CheckInAtWork, un servicio en línea creado por la página web de la Seguridad Social belga. Su objetivo es registrar la presencia de los trabajadores en los lugares indicados en la «Déclaration de Travaux». Por lo tanto, ambos requisitos están estrechamente relacionados y cada uno de ellos contribuye a la notificación precisa de las obras.

Más concretamente, la registración de la presencia es obligatoria:

• Para los empresarios o contratistas que trabajen en inmuebles;
• Para los trabajadores extranjeros o los autónomos;
• Para cualquier obra en un inmueble cuyo coste total alcance o supere los umbrales que se indican a continuación:
  • 800 000 € si las obras comenzaron en el periodo comprendido entre el 1 de abril de 2014 y el 29 de febrero de 2016;
  • 500 000 € si las obras comenzaron después del 29 de febrero de 2016.
• Para cualquier trabajador del sector cárnico.

Requisitos de registro

En cualquiera de los casos anteriores, la registración debe realizarse antes de que comience el trabajo y para cada jornada laboral. En el caso de los trabajadores por cuenta ajena, tanto el empresario como el trabajador son responsables de la correcta registración de la presencia. Para facilitar el proceso, se puede acceder a CheckInAtWork a través de diversos canales, como el móvil, el ordenador y la web. Para cada trabajador registrado, se guarda la siguiente información en los archivos de la Seguridad Social belga:

• El número de registro nacional o el número Limosa (en el caso de trabajadores extranjeros desplazados a Bélgica);
• El número de identificación de las empresas o de los autónomos;
• El número de identificación del lugar de trabajo tal y como figura en la «Déclaration de Travaux»;
• Las fechas exactas de presencia en el lugar de trabajo.

Conclusión

El cumplimiento de los requisitos de la «Déclaration de Travaux» y de «CheckInAtWork» es esencial para las empresas que operan en el sector de la construcción en Bélgica. Estas obligaciones no solo garantizan la transparencia y la trazabilidad a lo largo de toda la cadena de suministro, sino que también ayudan a evitar sanciones económicas. Por lo tanto, las empresas extranjeras que envían trabajadores a Bélgica deben evaluar cuidadosamente sus obligaciones de notificación antes de iniciar cualquier proyecto de construcción. Una planificación adecuada y el registro oportuno de la mano de obra se convierten así en elementos clave para una operación transfronteriza eficiente y conforme a la normativa.