Die Entsendung von Arbeitnehmern in die Niederlande durch ein Unternehmen mit Sitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union wird durch die Richtlinien 96/71/EG, 2014/67/EU und 2018/957/EU geregelt, die die Anforderungen und Verpflichtungen festlegen, die das entsendende Unternehmen vor der Entsendung seines Arbeitnehmers einhalten muss.
Für einen Überblick über die EU-Vorschriften in diesem Bereich lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden zu den EU-Richtlinien zur Entsendung von Arbeitnehmern.
Vorläufige Verpflichtungen bei der Entsendung von Arbeitnehmern in die Niederlande
Unternehmen, die Arbeitnehmer in die Niederlande entsenden, müssen zunächst eine Entsendemeldung bei den niederländischen Behörden einreichen. Die Unternehmen können hierfür die offizielle Website nutzen.
Das entsendende Unternehmen muss dem aufnehmenden Unternehmen vor Beginn der Arbeitsaufnahme in den Niederlanden eine schriftliche oder elektronische Kopie der Meldung zur Verfügung stellen.
Eine der grundlegenden Anforderungen ist die Einhaltung der Arbeitsbedingungen und der Vergütung in den Niederlanden gemäß dem anwendbaren Tarifvertrag.
Das entsendende Unternehmen muss zudem eine Kontaktperson benennen, die als Vermittler oder Verbindung zu den Behörden fungiert. Diese Kontaktperson muss in den Niederlanden verfügbar sein. Die Kontaktperson spielt eine entscheidende Rolle, da sie einen direkten Ansprechpartner für Anfragen der Behörden darstellt.
Die Vorschriften für entsandte Arbeitnehmer gelten im Wesentlichen für Mitarbeiter, die Dienstleistungen wie folgende erbringen:
- Erbringung von Dienstleistungen für Kunden in den Niederlanden: Wartung – Installation – usw.
- Erbringung von Dienstleistungen für Tochtergesellschaften des eigenen Unternehmens in den Niederlanden: Wirtschaftsprüfung – Management usw.
- Zeitarbeitnehmer.
Selbständige Arbeitnehmer in den Niederlanden
Selbständige sind technisch gesehen keine Angestellten. Daher fallen sie nicht unbedingt in den Anwendungsbereich der EU-Richtlinie über die Entsendung von Arbeitnehmern.
Allerdings verlangen viele der umsetzenden Länder von Selbständigen, dass sie eine Entsendemeldung einreichen. Dies gilt auch für die Niederlande unter bestimmten Bedingungen.
Was tun, wenn Drittstaatsangehörige entsendet werden
Unternehmen müssen besonders vorsichtig sein, wenn sie Drittstaatsangehörige in die Niederlande entsenden.
In diesem Fall können die Bedingungen für die Entsendung erheblich variieren, weshalb es ratsam ist, eine Einzelfallanalyse durchzuführen.
Ein zu überprüfendes Kriterium ist beispielsweise, ob der Drittstaatsangehörige ein Arbeitsvisum für das Gastland benötigt.
Aufbewahrung und Dokumentation
Während der Entsendung muss das entsendende Unternehmen alle Dokumente, die jeden Einsatz betreffen, aufbewahren. Dies umfasst in der Regel Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, unterschriebene Anwesenheitslisten, die A1-Bescheinigung und Zahlungsnachweise. Diese Dokumente müssen stets verfügbar sein und am Arbeitsplatz aufbewahrt werden.
Die niederländischen Behörden können diese Dokumente während oder bis zu fünf Jahre nach der Entsendung anfordern.
Wenn dies von den Behörden gefordert wird, muss das Unternehmen in der Lage sein, die Dokumente in der Amtssprache zu übersetzen.
Bußgelder und Sanktionen bei Nichteinhaltung der niederländischen Vorschriften für entsandte Arbeitnehmer
Die niederländische Arbeitsinspektion hat das Recht, Unternehmen oder ausländische Selbständige wegen Nichteinhaltung der nationalen Vorschriften zur Entsendung zu bestrafen.
Ein Unternehmen, das die Entsendung seiner Mitarbeiter in die Niederlande nicht schriftlich oder elektronisch gemäß den geltenden Vorschriften meldet, riskiert Geldstrafen zwischen 1.500 und 4.500 Euro.
Die Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht und der Dokumentation am Arbeitsplatz wird mit einer Geldstrafe von 8.000 Euro geahndet.
Die Strafen können je nach spezifischem Fall in Bezug auf Faktoren, die die Schwere des Verstoßes erhöhen können, wie die Anzahl der betroffenen Mitarbeiter, die Dauer des Verstoßes und mögliche Wiederholungstaten, steigen oder sinken.
Zum Beispiel kann eine Geldstrafe um 100 % erhöht werden, wenn die Behörden innerhalb der letzten fünf Jahre einen weiteren Verstoß feststellen, was in den Bereich der Wiederholung des Verstoßes fällt, der in der Nichteinhaltung derselben gesetzlichen Verpflichtung besteht.
Eine unzureichende Reaktion auf formelle Anfragen der niederländischen Arbeitsinspektion im Falle einer Inspektion kann Geldstrafen von bis zu 6.000 Euro für Unternehmen und 3.000 Euro für Selbständige nach sich ziehen.
Weitere Verpflichtungen bei der Entsendung von Arbeitnehmern in die Niederlande
Gemäß der Verordnung 883/2004 muss das entsendende Unternehmen bei der zuständigen Sozialversicherungseinrichtung eine A1-Bescheinigung für die entsandten Mitarbeiter beantragen. Die Unternehmen müssen prüfen, ob die Entsendung von Drittstaatsangehörigen in die Niederlande weitere Verpflichtungen erfordert.
Ein Drittstaatsangehöriger, der länger als 3 Monate in die Niederlande entsandt wird, benötigt ein Aufenthaltserlaubnis.
Wenn die Entsendung länger als 12 Monate dauert, haben die entsandten Mitarbeiter Anspruch auf alle arbeitsrechtlichen Bedingungen, die nach niederländischem Recht gelten, mit Ausnahme der Vorschriften, die die Verfahren, Formalitäten und Bedingungen für den Abschluss und die Beendigung von Arbeitsverträgen regeln, einschließlich der Wettbewerbsverbote und der Rentenregelungen.
Der Zeitraum von 12 Monaten kann auf 18 Monate verlängert werden, sofern dies rechtzeitig mitgeteilt wird.
In diesem Fall muss das Unternehmen die Mitteilung innerhalb der letzten drei Monate des geplanten Entsendungszeitraums vornehmen. Beispielsweise kann ein Unternehmen bei einer Entsendung von 9 Monaten die Verlängerung ab dem siebten Entsendungsmonat melden.
Wenn die Entsendung um mehr als 18 Monate verlängert wird, hat der entsandte Arbeitnehmer ab dem 13. Monat Anspruch auf alle verbindlichen Arbeitsbedingungen. Nur wenn die Verlängerung auf eine Gesamtdauer von 18 Monaten beschränkt ist, hat der entsandte Arbeitnehmer ab dem 19. Monat Anspruch auf alle verbindlichen Arbeitsbedingungen.
Die Mitteilung der Verlängerung muss über dasselbe Online-Portal erfolgen, das auch für die Meldung einer grenzüberschreitenden Entsendung von Arbeitnehmern vor der Entsendung verwendet wurde.