Die Entsendung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in die Schweiz durch Arbeitgeber mit Sitz im Ausland wird durch das Bundesgesetz vom 8. Oktober 1999 über die flankierenden Massnahmen bei entsandten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern und über die Kontrolle der in Normalarbeitsverträgen vorgesehenen Mindestlöhne (Entsendegesetz, EntsG) sowie durch die Verordnung vom 21. Mai 2003 über die in die Schweiz entsandten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (Entsendeverordnung, EntsV) geregelt.
Die schweizerischen Standards für die Entsendung spiegeln die EU-Richtlinien zur Entsendung von Arbeitnehmern wider, insbesondere die Richtlinie 96/71/EG.
Einreichung der Meldung für die Entsendung in die Schweiz
Die kantonalen Behörden müssen mindestens 8 Kalendertage vor Beginn der Arbeitstätigkeit in der Schweiz informiert werden. Die Meldung muss über EasyGov eingereicht werden und wird von den zuständigen kantonalen Behörden am Einsatzort bearbeitet.
Es gibt jedoch einige Ausnahmen:
Tätigkeiten, die insgesamt nicht länger als 8 Tage pro Kalenderjahr dauern, können von der Meldepflicht befreit sein.
Die acht meldefreien Tage beziehen sich sowohl auf das Unternehmen, das die Arbeitnehmer entsendet, als auch auf die entsandten Arbeitnehmer. In jedem Fall gilt diese Ausnahme nicht für Tätigkeiten in den folgenden Sektoren:
- Baugewerbe, einschliesslich Tiefbau und Baunebengewerbe;
- Landschaftsbau;
- Hotel- und Gastgewerbe;
- Industrielle und haushaltsnahe Reinigung;
- Sicherheits- und Überwachungsdienste und
- Straßenhandel.
Jedem Unternehmen stehen im Rahmen des Meldeverfahrens 90 effektive Arbeitstage pro Kalenderjahr zur Verfügung. Sobald diese Tage ausgeschöpft sind, müssen Unternehmen eine Arbeitsbewilligung beantragen, um Tätigkeiten in der Schweiz ausüben zu können.
Bestimmte Ausnahmen ermöglichen es, die Arbeiten vor Ablauf der achttägigen Voranmeldefrist aufzunehmen. In anerkannten dringenden Fällen müssen Unternehmen die Meldungen vor Arbeitsbeginn einreichen. Die Dringlichkeit muss in der Meldung begründet werden und die geltenden Voraussetzungen erfüllen.
Das oben beschriebene Meldeverfahren gilt grundsätzlich für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die von Unternehmen mit Sitz in EU-/EFTA-Staaten entsandt werden.
Antrag auf das Dokument A1
Der Arbeitgeber muss die Ausstellung des Dokument A1 bei der zuständigen INPS-Stelle beantragen. Das Dokument A1 ist in der gesamten EU und in den EFTA-Staaten, einschließlich der Schweiz, obligatorisch.
Es handelt sich um ein Standardformular der Sozialversicherung des europäischen Staates, in dem das Unternehmen tätig ist. Daher ist der Arbeitnehmer von der Zahlung von Sozialabgaben im Bestimmungsland befreit.
Einhaltung der Schweizer Mindestlöhne und Arbeitsbedingungen
In der Schweiz gibt es keinen landesweit festgelegten Mindestlohn.
Entsendende Unternehmen müssen die Mindestlöhne einhalten, die in den für den Einsatz geltenden allgemeinverbindlich erklärten Gesamtarbeitsverträgen und Normalarbeitsverträgen mit zwingenden Mindestlöhnen festgelegt sind.
Entsendende Unternehmen müssen auch die geltenden Vorschriften zu Arbeitszeiten, Ruhezeiten, Ferien, Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit sowie zu den übrigen Arbeitsbedingungen einhalten. Erstattungen für Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten im Zusammenhang mit der Entsendung gelten nicht als Lohnbestandteile.
Aus diesem Grund bietet unser Büro für jede Entsendung eine fiktiven Bruttoabrechnung für Aufenthaltszeitraum in der Schweiz an.
Zusätzliche Pflichten bei Entsendungen in die Schweiz
Seit Januar 2018 können ausländische Unternehmen, die der Schweizer Mehrwertsteuer unterliegende Leistungen erbringen, verpflichtet sein, sich in der Schweiz für die Mehrwertsteuer registrieren zu lassen, wenn ihr massgebender weltweiter Jahresumsatz mindestens CHF 100’000 erreicht.
Zudem müssen diese Unternehmen einen Steuervertreter mit Wohn- oder Geschäftssitz in der Schweiz benennen. Dieser kann als Ansprechperson gegenüber der zuständigen Behörde auftreten und die Mehrwertsteuerabrechnungen im Namen des Unternehmens erstellen.
Die Eidgenössische Steuerverwaltung verlangt von ausländischen Unternehmen bei der Anmeldung zur Mehrwertsteuer in der Regel keine Sicherheitsleistung mehr. In den gesetzlich vorgesehenen Fällen kann sie jedoch nachträglich eine Sicherheitsleistung verlangen.
Je nach dem anwendbaren allgemeinverbindlich erklärten Gesamtarbeitsvertrag und dessen Geltungsbereich kann eine separate Kaution erforderlich sein. Diese dient insbesondere der Absicherung von Konventionalstrafen, Kontrollkosten und den im betreffenden Vertrag festgelegten Beiträgen. Diese Kaution ist von einer allfälligen Sicherheitsleistung für die Mehrwertsteuer zu unterscheiden.
Vergabe von Arbeiten an Subunternehmer
In der Schweiz ist die Untervergabe unter folgenden Bedingungen zulässig:
Vorliegen eines Vertrags zwischen dem Auftraggeber und dem Erstunternehmer. Dieser Vertrag enthält eine Klausel, die die Weitervergabe der betreffenden Arbeiten an Dritte erlaubt;
Vorliegen eines Vertrags zwischen dem ersten Subunternehmer in der Vergabekette und den weiteren Subunternehmern zur Ausführung der Arbeiten, die Gegenstand des unter Punkt 1 genannten Vertrags sind.
Die Schweizer Gesetzgebung zur oben beschriebenen Weitervergabe von Arbeiten (Untervergabe auf zweiter Stufe) verpflichtet den Erstunternehmer, bei der Vergabe von Arbeiten an Subunternehmer seine Sorgfaltspflicht zu erfüllen (Art. 5 EntsG und Art. 8a–8c EntsV, insbesondere Art. 8b und 8c). Zu den Pflichten des Erstunternehmers gehört insbesondere, sicherzustellen, dass die mit der Ausführung der vertraglich vereinbarten Arbeiten beauftragten Subunternehmer die Einhaltung der Arbeits- und Lohnbedingungen nachweisen.
Entsendung von Selbständigen in die Schweiz
Um als solche anerkannt zu werden, müssen Selbständige die von der schweizerischen Gesetzgebung festgelegten Anforderungen (Unabhängigkeit der Mittel, autonome Organisation der Arbeit usw.) erfüllen. Während ihres Aufenthalts müssen diese Selbständigen in der Lage sein, im Falle einer Kontrolle die Dokumente vorzulegen, die ihren Status als Selbständige bestätigen.
Kommt die zuständige kantonale Behörde zum Schluss, dass das Kriterium der Selbständigkeit nicht erfüllt ist, kann die betreffende Person als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer eingestuft werden.
Ein weiterer Aspekt betrifft die enge und kontinuierliche Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden des Auftraggebers. Dies kann auf eine Eingliederung in dessen Betriebsorganisation und damit auf eine fehlende tatsächliche Selbständigkeit hindeuten, ist jedoch nicht grundsätzlich verboten. Die Schweizer Behörden beurteilen das gesamte Arbeitsverhältnis und berücksichtigen dabei insbesondere die Weisungsgebundenheit, die organisatorische Selbständigkeit und das unternehmerische Risiko.
Risiken und Geldbuße bei Nichteinhaltung der Vorschriften zur Entsendung von Arbeitnehmern in die Schweiz
Die Nichteinhaltung der Mindestfrist von 8 Tagen für die Einreichung der Entsendemeldung kann mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 CHF geahndet werden.
Im Allgemeinen können Verstöße gegen die Arbeits- und Mindestlohnbedingungen zu Geldstrafen für den Arbeitgeber von bis zu 30.000 CHF führen sowie zu einem Verbot, in der Schweiz tätig zu sein.
Im Falle wiederholter Verstöße kann das Verbot bis zu 5 Jahre dauern, und das Unternehmen kann von den schweizerischen Behörden auf eine öffentliche Schwarze Liste gesetzt werden.