Con la Risposta n. 302/2025, l’Agenzia delle Entrate torna a esaminare il tema, sempre attuale per datori di lavoro pubblici e privati, del corretto trattamento fiscale dei rimborsi spese erogati ai dipendenti in occasione di missioni e trasferte. In particolare, il chiarimento si concentra sulle spese di trasporto mediante taxi, sostenute nel territorio dello Stato ma pagate in contanti, e sulle conseguenze fiscali derivanti dalla mancata tracciabilità del pagamento.
Il quesito
Un Ministero (istante) ha chiesto chiarimenti in merito al corretto regime fiscale da applicare al rimborso delle spese sostenute da una dipendente, in occasione di tre missioni svolte in Italia e all’estero, per l’utilizzo del taxi in Italia, il cui pagamento era avvenuto in contanti. L’Amministrazione istante riteneva che, ai sensi dell’articolo 51, comma 5, TUIR, tali rimborsi dovessero concorrere alla formazione del reddito di lavoro dipendente.
Di conseguenza, «in sede di liquidazione, il rimborso è soggetto alla trattenuta IRPEF nella misura dell’aliquota fiscale massima, applicabile al dipendente, come prevista dalla vigente normativa (23%, 35%, 43%)».
Il quadro normativo
1. Il principio di onnicomprensività del reddito di lavoro dipendente
L’Agenzia delle Entrate apre il proprio ragionamento richiamando l’articolo 51, comma 1, TUIR, secondo cui “Il reddito di lavoro dipendente è costituito da tutte le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro”
Dalla lettura si evince che l’articolo 51, comma 1, definisce il reddito di lavoro dipendente secondo il criterio di onnicomprensività: costituiscono reddito «tutte le somme e i valori percepiti in relazione al rapporto di lavoro», salvo espresse eccezioni. Tra queste eccezioni rientrano le agevolazioni previste per le indennità di trasferta e i rimborsi spese, ma solo a condizioni ben definite dal legislatore.
2. L’art. 51, comma 5 TUIR e il regime delle trasferte
Il comma 5 dell’art. 51 disciplina dettagliatamente:
- i limiti quantitativi entro i quali le indennità di trasferta non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente, distinguendo tra trasferte effettuate nel territorio nazionale e quelle svolte all’estero;
- il regime secondo cui i rimborsi analitici delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente, qualora tali spese siano sostenute in occasione di trasferte o missioni fuori del territorio comunale, risultino debitamente documentate e i relativi pagamenti siano effettuati mediante strumenti di pagamento tracciabili (versamento bancario o postale ovvero altri sistemi di cui all’art. 23 del d.lgs. n. 241/1997), con specifico riferimento anche ai servizi di trasporto pubblico non di linea disciplinati dalla legge n. 21/1992;
- le condizioni necessarie affinché i rimborsi ricevuti non concorrano a formare reddito di lavoro dipendente.
Come si evince, con riferimento ai taxi e agli autoservizi pubblici non di linea, il legislatore ha previsto un requisito ulteriore e specifico, in forza del quale i relativi rimborsi non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente esclusivamente qualora il pagamento sia effettuato mediante versamento bancario o postale ovvero attraverso strumenti di pagamento tracciabili.
Questa previsione, introdotta per favorire la trasparenza e il contrasto all’evasione, prevede l’utilizzo di:
- versamenti bancari o postali,
- carte di debito o credito,
- strumenti previsti dall’art. 23 D.Lgs. 241/1997 (oggi art. 14 D.lgs. 24 marzo 2025, n. 33).
3. La ritenuta IRPEF in caso di imponibilità
Qualora le somme rimborsate concorrano a formare il reddito di lavoro dipendente, trova applicazione l’articolo 29, comma 1, lettera b), del DPR n. 600/1973, ai sensi del quale il sostituto d’imposta è tenuto a effettuare, all’atto del pagamento, una ritenuta diretta in acconto dell’imposta sul reddito delle persone fisiche sulla parte imponibile delle indennità di cui all’articolo 51, commi 5, 6, 7 e 8, del TUIR, applicando l’aliquota corrispondente allo scaglione di reddito più elevato del percipiente al momento del pagamento ovvero, in mancanza, l’aliquota del primo scaglione di reddito.
Il parere dell’Agenzia delle Entrate
Poiché nel caso esaminato il taxi è stato pagato in contanti, l’Agenzia conferma che manca il requisito della tracciabilità, indispensabile per beneficiare dell’esclusione prevista dall’art. 51, comma 5, TUIR.
Pertanto, il rimborso erogato dal datore di lavoro:
- concorre integralmente alla formazione del reddito di lavoro dipendente,
- è soggetto a ritenuta IRPEF applicata con l’aliquota marginale prevista dall’art. 29, comma 1, lett. b), del DPR 600/1973.
Conclusioni
La Risposta n. 302/2025 conferma che per i rimborsi taxi sostenuti in Italia, la tracciabilità del pagamento è condizione essenziale per l’esenzione fiscale.
In assenza di pagamento elettronico o tracciabile:
- il rimborso costituisce reddito imponibile,
- deve essere sottoposto a ritenuta con aliquota marginale IRPEF,
- il datore di lavoro deve adeguarsi per evitare irregolarità in sede di controllo.
Il chiarimento rafforza la necessità, per imprese e PA, di adottare procedure interne coerenti con la normativa e di formare il personale sulle modalità corrette di pagamento durante le missioni.