Italienische Gesellschaften müssen unter Umständen ihre Gründungsurkunde, ihre aktuelle Gesellschaftssatzung oder beide Dokumente vorlegen, wenn sie eine Zweigniederlassung im Ausland eröffnen, eine Bankverbindung aufnehmen oder eine gesellschaftsrechtliche Transaktion durchführen.
Bevor Sie eine Apostille, Legalisation oder Übersetzung veranlassen, ermitteln Sie die richtige Fassung jedes Dokuments. Klären Sie anschließend, welche Art von Kopie die ausländische Behörde, Bank oder Organisation akzeptiert.
Gründungsurkunde und Gesellschaftssatzung
Die Gründungsurkunde (atto costitutivo) dokumentiert die Gründung der Gesellschaft. Die Gesellschaftssatzung (statuto) legt die Regeln für ihre Organisation und Geschäftstätigkeit fest. Je nach Rechtsform kann die Gründungsurkunde diese Regeln unmittelbar enthalten oder die Satzung als Anlage umfassen.
Die ursprünglichen Gründungsdokumente geben nicht unbedingt die aktuelle Situation der Gesellschaft wieder. Beispielsweise können neue Mitglieder der Geschäftsleitung die ursprünglich bestellten Personen ersetzt haben. Zur Prüfung der aktuellen Organbesetzung oder Zeichnungsbefugnisse kann die ausländische Stelle aktuelle Unterlagen aus dem italienischen Unternehmensregister und einschlägige gesellschaftsrechtliche Urkunden verlangen.
Welche Fassung der Gesellschaftssatzung Sie verwenden sollten
Wenn die ausländische Stelle die geltende Satzung verlangt, wählen Sie die Fassung, die alle wirksamen Änderungen berücksichtigt.
Gehen Sie nicht davon aus, dass die zuletzt verfügbare Datei ausschließlich bereits geltende Bestimmungen enthält. Manche Änderungen treten erst zu einem späteren Zeitpunkt oder nach Eintritt einer bestimmten Bedingung in Kraft. Prüfen Sie außerdem, ob die aktualisierte Satzung Bestandteil einer notariellen Urkunde ist oder als gesonderte Einreichung beim italienischen Unternehmensregister vorliegt.
Einfache und beglaubigte Kopien
Eine einfache Kopie kann für eine erste Prüfung ausreichen. Für die endgültige Vorlage kann die ausländische Stelle jedoch ein amtliches Dokument oder eine beglaubigte Kopie verlangen.
Prüfen Sie bei einer beglaubigten Kopie, wer die Übereinstimmung bescheinigt hat und auf welches Original oder amtlich verwahrte Dokument sich die Beglaubigung bezieht.
Ein Notar beglaubigt die Übereinstimmung einer notariellen Kopie. Das italienische Unternehmensregister stellt dagegen Kopien der in seinen Unterlagen verwahrten Dokumente mit der für das gewählte Format vorgesehenen Bescheinigung aus. Klären Sie, welche Variante die ausländische Stelle akzeptiert.
Die Handelskammer Mailand Monza Brianza Lodi bietet beispielsweise sowohl einfache digitale Kopien als auch beglaubigte digitale Kopien eingereichter Dokumente an. Prüfen Sie die Beglaubigung und das Format der heruntergeladenen Datei, bevor Sie weitere Formalitäten veranlassen.
Wo Sie eine notarielle Kopie erhalten
Wenden Sie sich zunächst an den Notar, der die Originalurkunde verwahrt.
Wenn der Notar seine Tätigkeit beendet oder seinen Amtssitz in einen anderen Notariatsbezirk verlegt hat, kontaktieren Sie das zuständige Bezirksnotariatsarchiv. Dort können Sie die Urkunde ermitteln und eine Kopie anfordern.
Für die Suche sind folgende Angaben hilfreich:
- Vor- und Nachname des Notars.
- Datum der Urkunde.
- Die Nummern des repertorio und der raccolta, sofern bekannt.
Welche Behörde die Apostille in Italien ausstellt
Die Unterschrift des Notars oder Amtsträgers auf dem Dokument bestimmt, welche Behörde für die Apostille zuständig ist.
Bei einer notariellen Unterschrift wenden Sie sich an die Staatsanwaltschaft (Procura della Repubblica) im Gerichtsbezirk des Notars. Bei einer Unterschrift der Handelskammer klären Sie das Verfahren mit der zuständigen Präfektur (Prefettura).
Wenn ein Notariatsarchiv die Kopie ausstellt, fragen Sie dort nach dem Verfahren für die Unterschrift des unterzeichnenden Amtsträgers. Die Identität des Notars, der die ursprüngliche Urkunde aufgenommen hat, bestimmt allein noch nicht das Verfahren für die vom Archiv ausgestellte Kopie.
Eine eingescannte Unterschrift in einer PDF-Datei erfüllt nicht automatisch die Voraussetzungen für eine Echtheitsbestätigung. Prüfen Sie die Unterschrift und das Dokumentformat vor der Vorlage.
Apostille oder konsularische Legalisation
Prüfen Sie zunächst, ob das Haager Apostille-Übereinkommen zwischen Italien und dem Bestimmungsland gilt und das betreffende Dokument erfasst. Klären Sie außerdem, ob eine Befreiung die Echtheitsbestätigung entbehrlich macht.
Wenn das Übereinkommen gilt, ersetzt die Apostille die diplomatische oder konsularische Legalisation. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels.
Eine Apostille bestätigt nicht den Inhalt des Dokuments und bescheinigt auch nicht, dass die Satzung die aktuell geltenden Regeln der Gesellschaft wiedergibt.
Wenn das Übereinkommen nicht gilt und keine Befreiung besteht, prüfen Sie die erforderlichen Beglaubigungsschritte in Italien und die Anforderungen des Bestimmungslandes an die konsularische Legalisation.
Veranlassen Sie grundsätzlich keine zusätzliche konsularische Legalisation, wenn die Apostille bereits die Formalitäten des Übereinkommens erfüllt.
Verwendung der Dokumente innerhalb der EU
Die Vorlage von Gesellschaftsdokumenten in einem anderen EU-Mitgliedstaat beseitigt nicht automatisch die Anforderungen an eine Apostille oder Legalisation.
Die Verordnung (EU) 2016/1191 vereinfacht den Verkehr bestimmter öffentlicher Urkunden, die überwiegend natürliche Personen betreffen. Sie sieht keine allgemeine Befreiung für Gründungsurkunden und Gesellschaftssatzungen vor.
Prüfen Sie gesondert, ob ein anderes anwendbares Abkommen eine Befreiung vorsieht.
Anforderungen an die Übersetzung
Bitten Sie die ausländische Behörde, Bank oder Organisation vor der Beauftragung einer Übersetzung um Bestätigung folgender Punkte:
- Welche Sprache sie verlangt.
- Ob sie einen Auszug akzeptiert oder eine vollständige Übersetzung benötigt.
- Welche Art der Übersetzungsbestätigung sie akzeptiert.
- Ob die Übersetzung auch Anlagen, Beglaubigungsvermerke, Apostillen, Stempel und Siegel umfassen muss.
Gehen Sie nicht davon aus, dass jede ausländische Stelle eine in Italien durch Eid bestätigte Übersetzung (traduzione asseverata) akzeptiert.
Wenn die ausländische Stelle auch eine Echtheitsbestätigung für diese Übersetzung verlangt, prüfen Sie, ob die Unterschrift des Gerichtsbediensteten oder Notars auf dem Eidesprotokoll eine gesonderte Apostille oder Legalisation benötigt. Berücksichtigen Sie dabei mögliche Befreiungen.
Eine Apostille auf dem italienischen Gesellschaftsdokument bestätigt nicht automatisch die Echtheit einer späteren Übersetzung. Stimmen Sie die Übersetzung daher mit dem Beglaubigungsverfahren für das Dokument ab.
Prüfungen vor der Übersendung ins Ausland
Prüfen Sie vor dem Versand der Dokumente, ob:
- Die Satzung die aktuell geltenden Bestimmungen wiedergibt.
- Die Unterlagen alle erforderlichen Anlagen und Bescheinigungen enthalten.
- Die Kopie, die Unterschrift und das Dokumentformat die geltenden Anforderungen erfüllen.
- Die Angaben zur Gesellschaft in allen Dokumenten übereinstimmen.
- Die Kopie etwaige Anforderungen an ihr Ausstellungsdatum erfüllt.
Unterscheiden Sie zwischen dem Ausstellungsdatum der Kopie und der Aktualität der zugrunde liegenden Satzung. Eine kürzlich ausgestellte Kopie belegt allein nicht, dass der Text alle wirksamen Änderungen berücksichtigt.
Unterstützung bei italienischen Gesellschaftsdokumenten zur Verwendung im Ausland
A&P unterstützt Unternehmen bei der Vorbereitung italienischer Gründungsurkunden und Gesellschaftssatzungen zur Verwendung im Ausland.
Wir prüfen die Anforderungen der ausländischen Behörde, Bank oder Organisation und koordinieren die Beschaffung der erforderlichen Kopien, die Apostille oder konsularische Legalisation sowie die Übersetzung.
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