Rimborsi spese esentasse: la novità per i professionisti

I rimborsi spese dei professionisti

I professionisti, nell’esecuzione dei loro incarichi possono sostenere spese quali: 

• Spese di viaggio (aereo, treno, carburante, pedaggi autostradali, parcheggi, taxi ecc.);
• Spese di vitto e alloggio (alberghi, ristoranti ecc.).

Tutte queste spese sono deducibili per il professionista, se a lui intestate e se sostenute per lo svolgimento della sua attività, nelle modalità e percentuali di deduzione previste dal Dpr 22 dicembre 1986, n. 917 (Tuir). 

Si riportano alcuni esempi di deducibilità delle spese pagate dal professionista per le trasferte inerenti all’attività: 

• Deduzione spese di viaggio quali aereo, treno, taxi ecc.: deducibile il 100% dell’importo;  
• Deduzione del carburante: deducibile il 20% dell’importo;
• Deduzione spese di alberghi e ristoranti: deducibile il 75% dell’importo.

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Nella precedente previsione normativa tutte le spese sopra citate, se sostenute nell’esecuzione di un incarico professionale e solo se riaddebitate analiticamente al committente, potevano essere dedotte al 100% in luogo delle percentuali di deducibilità citate. Lo stesso importo, fatturato e incassato dal committente veniva pertanto considerato reddito imponibile. 

Pertanto, fino al 31 dicembre 2024, per tutti i professionisti, i rimborsi spese richiesti e percepiti dal committente, dovevano obbligatoriamente essere: 

• Inseriti in fattura;
• Considerati reddito e quindi tassati e assoggettati ad IVA e ritenuta d’acconto allo stesso modo dei compensi professionali. 

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Regime forfettario e rimborsi spese sostenuti per conto del cliente

Con particolare riguardo ai professionisti in regime forfettario la previgente normativa presentava non pochi svantaggi dal punto di vista fiscale. 

Un contribuente in regime forfettario si trovava infatti a dover: 

• Inserire tali spese in fattura e assoggettarle ad imposta con la stessa modalità applicata ai compensi professionali;
• Non poter dedurre le stesse spese in quanto soggetto ad un regime forfettario che non prevede la deducibilità analitica dei costi;
• Trovare una minor capienza rispetto al limite di fatturato previsto dalla normativa per l’applicazione del regime forfettario. Infatti il concorrere di tali spese nel totale complessivo dei compensi portava un più rapido raggiungimento del limite imposto per il mantenimento dell’agevolazione (€85.000). 

La novità 2025: rimborsi spese esentasse

L’articolo 5 del Decreto Legislativo n. 192/2024 ha introdotto significative modifiche al trattamento fiscale dei rimborsi spese per i professionisti. Le novità, contenute nel nuovo articolo 54, comma 2, lettera b), e nell’articolo 54-ter, comma 1, del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), ridefiniscono il quadro dell’imponibilità reddituale di alcune tipologie di rimborsi. 

In particolare, il decreto stabilisce che:

non concorrono alla formazione del reddito imponibile i rimborsi percepiti per tutte le spese sostenute dal professionista nell’esecuzione di un incarico, purché queste siano addebitate in modo analitico al committente (ossia si tratta delle spese sostenute in nome proprio e per conto del cliente).

Tra le spese interessate rientrano anche quelle di  

• Viaggio;
• Trasporto; 
• Vitto e alloggio,

sostenute dal professionista durante lo svolgimento dell’incarico.  

Tali spese, per rientrare nel regime di esclusione, devono essere intestate al professionista e non al cliente. 

La fatturazione dei rimborsi spese dei professionisti: le nuove regole

Trattamento fiscale dei rimborsi spese fino al 2024 

Fino al 31 dicembre 2024, il trattamento fiscale delle spese sostenute dal professionista per conto del committente era il seguente.

Le spese, sostenute dal professionista a proprio nome ma per conto del committente, venivano registrate nella contabilità del professionista, consentendo la deduzione dell’intero costo e, in caso di fattura, la detrazione dell’IVA.

Tuttavia, il rimborso di queste spese, ottenuto tramite il riaddebito analitico al committente, veniva considerato come compenso per il professionista e, di conseguenza, tassato come reddito. 

La fatturazione dei rimborsi spese fino al 31 dicembre 2024

Dal punto di vista della fatturazione al committente, fino al 2024, questo rimborso veniva trattato allo stesso modo degli altri compensi ed era quindi soggetto a: 

• IVA;
• Ritenuta d’acconto irpef del 20%; 
• Contributo previdenziale della Cassa professionale o alla gestione separata INPS. 

Esempio di fattura professionista fino al 31 dicembre 2024 

Un professionista, incaricato di svolgere un progetto, sostiene spese di viaggio per €1.000, intestate a suo nome, per conto del committente. Emette una fattura al cliente con il riaddebito analitico di queste spese.  

Fino al 31 dicembre 2024: 

• La spesa di €1.000 è deducibile dal reddito del professionista, e l’IVA (22%) inclusa nel biglietto di viaggio è detraibile; 
• Il rimborso di €1.000 fatturato al cliente è però tassato come reddito, soggetto a IVA (22%), ritenuta d’acconto (20%) e contributi previdenziali. 

Trattamento fiscale dei rimborsi spese dal 1 gennaio 2025 

Con la riforma fiscale del 2025 cambia il trattamento dei rimborsi spese sia dal punto di vista della loro imponibilità reddituale che della loro deducibilità.

Secondo l’articolo 54, comma 2 del TUIR, queste spese non concorrono alla formazione del reddito di lavoro autonomo. Tuttavia, l’articolo 54-ter, comma 1 del TUIR stabilisce che tali spese non sono deducibili dal reddito del professionista che le sostiene. 

Questa riforma rende irrilevanti ai fini della determinazione del reddito del lavoratore autonomo le spese sostenute in nome proprio e per conto del committente, successivamente rimborsate dal committente stesso.  

Inoltre, già dal 2024, i riaddebiti per le spese relative all’uso comune degli immobili seguono lo stesso trattamento. 

La fatturazione dei rimborsi spese dal 1 gennaio 2025 

Dal punto di vista della fatturazione al committente, a partire dal 1 gennaio 2025, questi rimborsi non saranno quindi più assoggettati a: 

• Ritenuta d’ acconto irpef 20%;
• Contributo previdenziale della Cassa professionale o alla gestione separata INPS.

Continueranno però ad essere assoggettati a 

• IVA  

poiché l’articolo 15 del DPR 633/1972 prevede l’esenzione IVA solo per somme anticipate in nome e per conto del cliente, debitamente documentate.  

Esempio di fattura professionista dal 01 gennaio 2025

Un professionista sostiene spese alberghiere per €1.000, intestate a suo nome, durante l’esecuzione di un incarico per un cliente. Nel 2025, emette una fattura al cliente con il riaddebito analitico delle spese. 

Le spese di €1.000:  

• Non saranno tassate come reddito, poiché non concorrono alla formazione del reddito imponibile e non saranno assoggettate ai contributi previdenziali.

Pertanto in fattura saranno così trattate:

• Non saranno nemmeno deducibili dal reddito del professionista;
• Il riaddebito delle spese di €1.000 sarà comunque soggetto a IVA, in quanto intestato al professionista e non direttamente al cliente. 

Attenzione: se il cliente effettua il pagamento nel 2025 per una fattura emessa nel 2024, la ritenuta d’acconto del 20% non si applicherà. 

ECCEZIONE: Le condizioni di deducibilità delle spese non rimborsate 

Le spese possono essere dedotte qualora il professionista incontri difficoltà nell’ottenere il rimborso delle somme anticipate. L’art. 54 riformato stabilisce che la deducibilità è consentita nei seguenti casi: 

• Trascorso un anno dalla fatturazione, se il rimborso non è avvenuto, per importi fino a €2.500 (l’importo è comprensivo delle competenze relative alle prestazioni per le quali sono state sostenute le spese anticipate);
• Prescrizione del credito, ovvero quando il diritto alla riscossione si estingue; 
• Esito infruttuoso di un’azione esecutiva, ossia quando una procedura esecutiva individuale non recupera il credito; 
• Apertura di procedure di insolvenza; 
• Procedure equivalenti all’estero, purché il Paese garantisca uno scambio di informazioni adeguato. 

Esempio: 

Un professionista fattura al cliente prestazioni per €1.200 oltre ad un rimborso spese di €1.000 nel gennaio 2025. Dopo un anno, nel gennaio 2026, il cliente non ha ancora pagato e il professionista non ha recuperato il credito. Poiché l’importo è inferiore a €2.500 e sono trascorsi 12 mesi dalla fatturazione, il professionista potrà dedurre la somma delle spese sostenute dal proprio reddito imponibile. 

Regime forfettario: i vantaggi della riforma fiscale 2025

Dal 2025, anche i lavoratori autonomi in regime forfettario beneficiano della nuova regola secondo cui i rimborsi per le spese anticipate per conto del committente non sono più considerati redditi imponibili.  

Per i forfettari, questa riforma è particolarmente vantaggiosa per due motivi:  

• Non dovendo più includere i rimborsi tra i compensi, la base imponibile su cui calcolare il reddito tassabile si riduce. Poiché le spese non erano comunque deducibili per i forfettari nemmeno in precedenza, la riforma elimina solo una parte del carico fiscale;
• Non essendo più assimilati ai compensi, i rimborsi spese non concorrono al raggiungimento del limite di 85.000€ di compensi totali richiesto per la permanenza nel regime. 

Esempio:  

Un lavoratore autonomo in regime forfettario anticipa spese per €1.000 per conto di un committente e riaddebita tale importo nella fattura. Prima del 2025, i €1.000 venivano inclusi nel calcolo del reddito imponibile. Dal 2025, invece, questo importo non concorre alla formazione del reddito, riducendo la base su cui vengono applicate le imposte forfettarie. 

Trattamento IVA dei rimborsi: i rimborsi spese esclusi IVA art. 15

Con riguardo al trattamento ai fini IVA l’ art. 15 del Dpr 633/72, al punto 3, recita  

Non concorrono a formare la base imponibile… le somme dovute a titolo di rimborso delle anticipazioni fatte in nome e per conto della controparte, purché regolarmente documentate.

Viste le novità intervenute con la riforma fiscale 2025, risulta infatti importante evidenziare il diverso trattamento fiscale delle spese sostenute da un professionista in nome e per conto del cliente, in particolare ai fini iva.  

Tale tipologia di spese anticipate si differenzia da quelle trattate finora per il fatto che, mentre le prime sono sostenute soltanto “per conto” del cliente mentre sono intestate al nome del professionista, quelle di cui all’ art. 15 del Dpr 633/72 sono sia “in nome” che “per conto” del cliente.  

In questo caso i documenti giustificativi della spesa non sono intestati al professionista, il quale pertanto, anche in precedenza, non poteva portarli in deduzione dal reddito. 

Per tali spese il riaddebito in fattura non è mai stato considerato reddito imponibile e pertanto non è stato mai assoggettato né a ritenuta di acconto né ad IVA. 

Le modalità di emissione in questo caso sono e rimangono le seguenti. 

Esempio di fattura con spese anticipate in nome e per conto del cliente art.15 

Un professionista, incaricato di svolgere un progetto, sostiene per conto del committente spese per €1.000, intestate al cliente. Emette pertanto una fattura con il riaddebito analitico di queste spese.