Conformité en matière de Déplacements professionnels structurés dans l’UE, l’EEE et en Suisse

Arletti & Partners accompagne les entreprises italiennes et internationales dans la gestion des dispositifs de déplacements professionnels structurés dans l’UE, l’EEE et en Suisse. Nous soutenons les services RH, les départements mobilité, les services juridiques et les salariés pour évaluer les implications juridiques, fiscales, sociales et migratoires liées aux activités professionnelles transfrontalières récurrentes ou planifiées dans l’UE, l’EEE et en Suisse.

Notre assistance s’adresse aux entreprises italiennes dont les salariés se déplacent dans l’UE, l’EEE et en Suisse, aux entreprises étrangères dont le personnel se rend dans l’UE, l’EEE et en Suisse, ainsi qu’aux groupes multinationaux gérant des activités professionnelles transfrontalières fréquentes ou organisées dans l’UE, l’EEE et en Suisse dans des cadres multi-juridictionnels.

Comment le service est géré

Notre approche est pragmatique et adaptée à chaque situation spécifique. Chaque cas est évalué individuellement, en tenant compte de facteurs tels que :

· les pays concernés ;
· la fréquence et la durée des déplacements dans l’UE, l’EEE et en Suisse ;
· la nationalité et la résidence fiscale du salarié ;
· la nature des activités exercées dans l’UE, l’EEE et en Suisse ;
· le poste occupé par le salarié et la structure de l’entreprise employeuse ;
· l’organisation mise en place pour l’activité transfrontalière.

L’objectif est de fournir aux clients une évaluation claire des risques et des obligations de conformité applicables avant le début de l’activité dans l’UE, l’EEE et en Suisse, leur permettant de déterminer comment classer et gérer correctement les déplacements transfrontaliers, ainsi que les conditions dans lesquelles ceux-ci peuvent être réalisés en conformité avec les règles en vigueur.

Le processus d’assistance commence par la complétion d’un questionnaire dédié, conçu pour recueillir toutes les informations pertinentes pour l’analyse. Nos équipes spécialisées réalisent ensuite une évaluation intégrée couvrant les aspects du droit du travail, de la fiscalité, de la sécurité sociale, de l’immigration et de la conformité internationale.

À l’issue de l’analyse, le client reçoit un résumé opérationnel ou une note synthétisant :

· les principaux risques identifiés ;
· les obligations de conformité applicables ;
· la classification de l’activité dans l’UE, l’EEE et en Suisse, par exemple : déplacement professionnel, détachement, activité multi-États ;
· les étapes pratiques pour une gestion conforme.

Si nécessaire, Arletti & Partners coordonne également le soutien de partenaires locaux dans les pays concernés et accompagne les clients dans la mise en œuvre pratique des exigences de conformité identifiées.

Principaux domaines d’assistance

Droit du travail

Nous aidons les entreprises et les salariés à déterminer la loi applicable à la relation de travail ainsi que les règles impératives du pays d’accueil. L’analyse peut porter sur des sujets tels que :

· le temps de travail ;
· les exigences en matière de santé et de sécurité ;
· les conditions minimales d’emploi ;
· les obligations de documentation liées à l’activité transfrontalière dans l’UE, l’EEE et en Suisse.

Nous accompagnons également les clients dans la préparation :

· de politiques de voyage et de mobilité ;
· de lettres de mission ou de déplacement professionnel ;
· de clauses contractuelles spécifiques ;
· de procédures internes RH pour la mobilité transfrontalière.

Fiscalité internationale

D’un point de vue fiscal, nous évaluons :

· l’exposition fiscale du salarié dans l’UE, l’EEE et en Suisse ;
· la répartition des revenus du travail ;
· l’application des conventions fiscales contre les doubles impositions, y compris la règle des 183 jours lorsque cela est pertinent.

Pour les entreprises, notre assistance inclut également :

· l’évaluation des risques de création d’un établissement stable ;
· la vérification des éventuelles obligations de paie ou de retenue à la source dans le pays d’accueil.

Sécurité sociale

En matière de sécurité sociale, Arletti & Partners évalue :

· la législation applicable ;
· la continuité de la couverture au titre du Règlement UE 883/2004 ;
· l’applicabilité des accords bilatéraux de sécurité sociale hors UE ;
· la possibilité d’obtenir des certificats A1 ou des documents équivalents ;
· les risques liés à une activité multi-États ou récurrente.

Immigration

Pour les aspects migratoires, nous analysons les exigences en matière :

· d’entrée ;
· de séjour ;
· d’autorisation de travail dans le pays où l’activité sera exercée.

Cette assistance peut inclure la vérification de la nécessité :

· de visas ;
· de permis de travail ;
· d’immatriculations locales ;
· de conformité aux exigences pour les visiteurs d’affaires ;
· d’autorisations administratives supplémentaires.

Politiques internes et conformité

En plus de la gestion des cas individuels, Arletti & Partners accompagne les entreprises dans l’élaboration de procédures internes pour gérer les dispositifs de déplacements professionnels structurés dans l’UE, l’EEE et en Suisse.

Notre assistance peut comprendre la préparation :

· de politiques internes pour les déplacements professionnels et la mobilité transfrontalière ;
· de checklists de conformité RH ;
· de procédures d’évaluation des risques multi-pays.

L’objectif est d’aider les entreprises à gérer les déplacements professionnels structurés dans l’UE, l’EEE et en Suisse de manière contrôlée, cohérente et conforme, en s’assurant que chaque activité transfrontalière est correctement évaluée avant son début.

Grâce à une approche multidisciplinaire et une gestion opérationnelle coordonnée, Arletti & Partners accompagne les entreprises et les salariés dans la gestion des dispositifs de déplacements professionnels structurés dans l’UE, l’EEE et en Suisse, les aidant à prévenir les risques, garantir la conformité et gérer efficacement les activités professionnelles transfrontalières.